Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos RESPONSABILIDADES... 2

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Solicitud de aval y contrapartida en proyectos de investigación Descripción de actividades - Solicitud de aval y contrapartida en proyectos de investigación DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Gestionar las actividades necesarias para poder aprobar solicitudes de contrapartida para proyectos de investigación. 2. ALCANCE El proceso inicia con la recepción de la solicitud por correo electrónico y finaliza con el envío de la carta de aval firmada por el decano de la Facultad de Medicina. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos El tiempo máximo de respuesta de una solicitud de aval son 5 días hábiles a partir de que llega la solicitud (2 días para la revisión técnica y presupuestal, 1 día para el cálculo de la contrapartida, 2 días para gestionar la firma del decano). No se otorgan avales a profesores con contratación de cátedra o con contrato civil. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso 4.2. Responsabilidades Gestor Administrativo Proyectos: Debe verificar que los profesores solicitantes no tengan una alta carga laboral que implique demoras en la ejecución del proyecto de investigación. Coordinador de Investigaciones: Debe dar aval técnico al proyecto. Secretaria General: Debe dar aval presupuestal al proyecto. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 5. DEFINICIONES FSFB: Fundación Santa Fe de Bogotá 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Solicitud de aval y contrapartida en proyectos de investigación 6.2. Descripción de actividades - Solicitud de aval y contrapartida en proyectos de investigación ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de aval con tabla de presupuesto preliminar del proyecto y la cantidad de horas que le va a dedicar el profesor al proyecto. Profesor solicitante de la Facultad de Medicina. Carta de aval. Profesor o Facultad solicitante. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Recibir solicitud de aval y/o contrapartida Por correo electrónico se recibe una solicitud de aval y/o contrapartida junto con la propuesta del proyecto y la tabla del presupuesto preliminar del proyecto. Solicitud de aval 2 Hacer revisión técnica de la propuesta Para los proyectos de miembros de la Facultad de Medicina y FSFB, se debe realizar una revisión técnica de la propuesta. COORDINADOR INVESTIGACIONES - INVEM Propuesta técnica 3 Notificar al profesor En caso de que el proyecto propuesto no cumpla con ciertos Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 requisitos técnicos, se notifica al solicitante por correo electrónico. 4 Calcular contrapartida y enviar tabla Con base en un formato establecido, se realiza el cálculo de la contrapartida teniendo en cuenta el tiempo estimado de dedicación del profesor al proyecto. Se envía la tabla por correo electrónico al Coordinador Financiero. Tabla de cálculo de contrapartida 5 Verificar cálculo de presupuesto de contrapartida Se revisa que la contrapartida esté bien calculada y adicionalmente se revisa el presupuesto de contrapartida. Debe haber coherencia entre los rubros y los valores solicitados en el presupuesto preliminar. FINANCIERO - MEDI Ajustar presupuesto con profesor En caso de haber comentarios respecto al presupuesto de contrapartida, se informará al Gestor de Proyectos para que contacte al profesor para y realizar en conjunto los ajustes presupuestales. 7 Generar carta de aval Se genera la carta de aval en donde se evidencia el valor de la contrapartida por parte de la Facultad. Se envía la carta para vistos buenos al Coordinador de Investigaciones y al Coordinador Financiero, antes de la firma del decano. Carta de aval 8 Firmar carta de aval Se firma la carta de aval para la otorgación de contrapartida en proyectos de investigación. DECANO - MEDI Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 9 Enviar carta de aval a solicitante Se envía la carta de aval por correo electrónico al profesor o Facultad solicitante. Carta de aval 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) No aplica EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Tabla de cálculo de contrapartida 8. INDICADORES TIEMPO DE RESPUESTA DE SOLICITUDES DE AVAL Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND PROYECTOS Medir el tiempo de respuesta a las solicitudes recibidas FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Días que pasan desde que se recibe una solicitud de aval por parte de un profesor y en que la Facultad entrega el aval con firma del Decano al solicitante Días FR-FS<5 DÍAS FR: Fecha de respuesta con carta de aval FS: Fecha en que se recibió la solicitud del profesor Sólo aplican días hábiles Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Fecha de la solicitud recibida mediante correo electrónico o comunicación física, y fecha de envío del aval por correo electrónico. Por solicitud Semestral 5 días hábiles Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Sobrecarga de profesores. La verificación debe identificar una posible sobrecarga de un profesor al participar en múltiples convocatorias simultáneamente. CALIDAD DE SERVICIO Demoras en los tiempos de respuesta de las solicitudes Contrapartidas sin fuente de recursos. LEGAL Otorgar avales a personas sin vinculación laboral 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 12/08/2015 Publicación 13/01/2107 Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña INGENIERO PROCESOS (T) - PROY /08/2015 REVISÓ Diana Cobos 22/09/2016 APROBÓ Luis Andrés Sarmiento DECANO - MEDI /01/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 7