Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos... 2

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo: Pago de solicitud de documentos por parte del Descripción de actividades: Pago de solicitud de documentos por parte del DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACION... 5

2 1. OBJETIVO Gestionar las actividades necesarias para que los s puedan realizar de forma eficiente el pago de documentos que requieren. 2. ALCANCE El proceso inicia notificándole al la disponibilidad del documento, y finaliza registrando que el pago se realizó correctamente. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices: PDI: 1.1 Identificar y suplir las necesidades de los procesos académicos y de investigación en cuanto a recursos bibliográficos. Reglamento Sistema Bibliotecas 3.2. Lineamientos: El deberá informar a Sala Virtual si el pago lo realizará a través de sucursal bancaria (solicitando el comprobante de pago en el Punto de Información o en Circulación y préstamo de la Biblioteca General "Ramón de Zubiría") con tarjeta débito o traslado presupuestal (especificando el centro de costo al cual va a ser cargado el costo del documento). 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: GESTOR SALA VIRTUAL 4.2. Responsabilidades : Auxiliar biblioteca - Servicios Sistema Bibliotecas: Confirmar con el la compra del documento y ofrecer la información pertinente sobre el proceso de compra. Gestor Servicios de Información: Solicitar el traslado presupuestal a la facultad definida por el, comunicándose con el respectivo encargado de compras. Usuario: Confirmar la compra del documento a Sala Virtual e informar sobre el medio de pago para cancelar el documento. Si el medio de pago es a través de banco o datafono, el deberá entregar el respectivo comprobante de pago.

3 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo: Pago de solicitud de documentos por parte del 5.2. Descripción de actividades: Pago de solicitud de documentos por parte del ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud para adquirir un documento. Estudiante, egresado, empleado, profesor, Unidad Académica Registro del 'paz y salvo' del pago en Sala Virtual. Estudiante, egresado, empleado, profesor, Unidad Académica No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS 1 Informar a la disponibilidad del documento A través de correo electrónico se le informa al que el documento está disponible, el valor del documento y la forma de pago. Esta información también la puede realizar el Gestor de Servicios de Información. 2 Aceptar compra por Celsius A través de Celsius, el acepta la compra del documento. Celsius 3 Cargar monto a pagar en el sistema En Symphony se carga el monto a pagar. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de Información. Symphony 4 Solicitar traslado presupuestal El traslado presupuestal se solicita si el es una Facultad. La solicitud se hace al encargado de compras de la Facultad a través de correo electrónico. GESTOR DE INFORMACIÓN - SERSB 5 Registrar paz y salvo en archivo Solicitudes Se registra en Sala Virtual que se efectuó el pago del documento. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de Información. 6 Pago del servicios Se realiza el pago del servicio a través de un medio bancario.

4 Pago de solicitud de documentos por parte del MACROPROCESO Recursos Académicos Se le remite el comprobante del pago a Entregar comprobante Servicios (Sala Virtual) en físico o a de pago en Sala Virtual través de correo electrónico. 6.DEFINICIONES Celsius : Plataforma online que permite solicitar documentos a instituciones y bibliotecas con convenio ISTEC. Symphony : Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. ISO-9001_2008 PDI: Sistema de Bibliotecas REGISTRO DE NOTAS FINAL REGLAMENTO DE 8. INDICADORES NIVEL DE RESPUESTA DE SOLICITUDES DE COMPRA FICHA DEL INDICADOR 7 NIVEL 1 Recursos Bibliográficos NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica Código del indicador IND Responsable del indicador Gestor de servicios de Información Sala Virtual Objetivo Medir el nivel de respuesta de las solicitudes enviadas para compra. Método de Medición Se toma el total de artículos que se compraron por solicitud en Celsius, contra el número de artículos que se confirmaron para compra por parte del. Unidad de Medida Porcentaje Fórmula [Número de artículos comprados/ Número de artículos postulados para compra] * 100 Variables Numerador: Artículos que se compraron exitosamente Denominador: Artículos solicitados para compra por parte del Limitaciones Artículos para compra que se encuentren en páginas no fiables que no permitan realizar el proceso. Fuente de datos Información estadísticas de Celsius

5 Granularidad Periodicidad Por estudiante, docente y empleado. Anual Meta 95% Observaciones Gestor de servicios de Información Sala Virtual 9. RIESGOS OPERATIVO Generar un valor erróneo en Symphony del acordado a pagar por parte del. CALIDAD DE SERVICIO Demoras en la entrega del documento. SEGURIDAD Realizar el pago con datafono, por un valor diferente al mencionado por el. ADMINISTRATIVO Desconocimiento de la realización del traslado presupuestal. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 13/05/ APROBACION Publicación 12/01/2015 NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 13/05/2015 REVISÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015 Alberto Monsalve Coordinador Servicios 03/11/2015 APROBÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015