Dirección de Planeación y Evaluación 1

Transcripción

1 Administración de espacios Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Alquiler de espacios Descripción de actividades Alquiler de espacios DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Prestar el servicio de alquiler de espacios públicos a entidades externas para la realización de actividades culturales, deportivas, promocionales y académicas que estén alineadas con los valores institucionales. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de la cotización por parte del cliente y finaliza en caso de que el cliente no pague el alquiler, en caso de que no haya disponibilidad y el cliente no desee cambiar de fecha ni de lugar, o con la revisión final del espacio después de la finalización del evento. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica Lineamientos Lineamientos de solicitud del servicio El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. por medio del correo electrónico concesionescampus@uniandes.edu.co enviando diligenciado el formato de solicitud de cotización de alquiler de espacios ( FOR-) Puede realizar la solicitud el encargado de la empresa Se debe solicitar información y el envío del formulario de la solicitud de cotización por medio del correo electrónico concesionescampus@uniandes.edu.co. El tiempo para dar respuesta a la solicitud es de tres días hábiles. La aceptación del alquiler se realiza por la Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad y por el Comité de Gerencia del Campus. La Universidad no avala la promoción de marcas que sean perjudiciales para el bienestar, la salud y el medio ambiente en el campus. Así las categorías de productos no aceptadas para actividades promocionales dentro del campus son: tabaco, licor, bebidas energizantes, entre otras que son revisadas en cada solicitud puntual Lineamientos de entrega del servicio La Universidad de los Andes se reserva el derecho de aprobación. La Universidad realizará seguimiento y supervisión a todas las actividades realizadas durante la prestación del servicio. La Universidad se reserva el derecho de cancelar la actividad en caso de no cumplir con las indicaciones estipuladas en la cotización. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 La Universidad no se hace responsable por objetos personales descuidados abandonados por su propietario. El ingreso de los participantes del evento se realizará por la portería indicada en la carta de condiciones. La cita para conocer las instalaciones será programada previamente de acuerdo a la disponibilidad del personal de la unidad para su atención. El pago de alquiler por uso debe hacerse en un 100% antes del evento por lo menos tres días hábiles antes. El usuario deberá entregar las instalaciones alquiladas, en las mismas condiciones en las que las recibió. Todas las actividades realizadas deben ser consultadas y aprobadas por la Jefatura de Negocios y Servicios a la Comunidad antes de realizarse Cualquier daño ocasionado durante el evento deberá ser asumido por el cliente Lineamientos de modificación o cancelación del servicio El horario de recepción de cancelaciones es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. por medio del correo electrónico concesionescampus@uniandes.edu.co Solo puede cancelar el servicio la persona que lo solicitó. En caso de modificación de alguna condición del evento deberá darse aviso por escrito tres días hábiles antes del evento. Cualquier modificación estará sujeta a disponibilidad del espacio. En caso de cancelación del evento después de realizado el pago, la Universidad retornará el 80% del valor del alquiler en los tiempos estipulados por la Universidad para la devolución de dinero. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Negocios y Servicios a la Comunidad 4.2. Responsabilidades Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad Solicitar, modificar y cancelar los servicios necesarios para llevar acabo el evento en el espacio alquilado : Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Enviar formulario de solicitud de cotización al cliente, la cotización al cliente y formulario de reserva de espacio a Áreas comunes de Gerencia del Campus. Solicitar y enviar la información para la creación del deudor en SAP. Hacer seguimiento y supervisión durante la prestación del servicio de alquiler. Realiza la revisión final después de la prestación del servicio de alquiler verificando que el espacio se encuentre en las condiciones que se entregó. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Alquiler de espacios 5.2. Descripción de actividades Alquiler de espacios ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de alquilar un espacio público dentro de la Universidad Espacio alquilado ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Solicitar cotización El cliente solicita la cotización 2 Enviar formulario 3 Diligenciar y enviar 4 Informar no viabilidad 5 Programar visita Se envía formulario para solicitar cotización Diligencia el formulario y lo envía por correo electrónico Se informa las razones por las cuales no se puede realizar el alquiler dentro de los parámetros para actividades promocionales de la Universidad. Se programa visita a los espacios públicos de la Universidad para determinar el espacio ideal para realizar el evento 6 Elegir espacio Se elige el espacio a alquilar 7 Consultar disponibilidad Enviar información fecha disponible Hacer cotización y enviar Enviar carta de confirmación Se consulta la disponibilidad del espacio elegido para la fecha y hora del evento Se envía la información de fechas disponibles para ese espacio o los espacios disponibles para esa fecha Hacer cotización y enviar al responsable del evento Se envía carta de confirmación del alquiler del espacio Formulario Cotización Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 11 Diligenciar y enviar formato de reserva de espacio Se diligencia y se envía a Áreas comunes de Gerencia del Campus el formato de reserva de espacio Formato de reserva de espacio 12 Reservar espacio Se reserva el espacio en la fecha y horas indicadas para el evento Gestión y Logística (Javier Zambrano) 13 Solicitar y enviar papeles para creación de deudor Se solicitan al cliente los documentos necesarios para la creación del deudor Formulario Datos Maestro de Deudores (debidamen te diligenciado y firmado). Rut. Cámara de Comercio. Fotocopia de la cédula del Representan te Legal. 14 Crear deudor 15 Solicitar creación factura Se crea el deudor en SAP y avisa a asistente Solicita crear la factura por el 100% del valor del alquiler Contabilidad 16 Crear y enviar factura Crea la factura y la envía al cliente Contabilidad 17 Informar Se informa a Gestión y Logística la cancelación del evento 18 Levantar reserva Se levanta la reserva Gestión y Logística 19 Enviar soporte 20 Enviar correo solicitando información 21 Enviar lista de asistentes Enviar participantes a seguridad Hacer programación de servicios Hacer seguimiento a servicios solicitados Se envía el soporte de la factura al asistente Se envía correo solicitando la lista de participantes con los documentos solicitados para el ingreso e informando la portería por la que se debe ingresar y desde que hora se puede ingresar Se envía la lista de asistentes con los respectivos documentos Se envía la lista a Seguridad y Servicios Básicos para hacer control de ingreso el día del evento Se programan los servicios necesarios para la realización del evento en el espacio alquilado Se hace seguimiento a los servicios solicitados Jefe de Negocios y Servicios a la comunidad Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 25 26 Solicitar punto de teléfono y red a SDIT Cancelar servicios solicitados 27 Supervisar evento 28 Solicitar ajustes 29 Solicitar finalización del evento 30 Desmontar 31 Realizar revisión final Solicita un punto de teléfono y red a DSIT Se cancelan los servicios solicitados Supervisa que se cumplan las condiciones acordadas durante la realización del evento Se solicita al responsable del evento que realice los ajustes necesarios para cumplir con las condiciones acordadas Se solicita la finalización del evento por incumplir con las condiciones acordadas para la prestación del servicio Se realiza el desmonte de los servicios y los implementos usados para el evento Se realiza la revisión final del espacio para verificar que haya quedado en las condiciones que fue entregado Jefe de Negocios y Servicios a la comunidad / 6. DEFINICIONES No aplica. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) FOR Formato de solicitud de cotización FOR Formulario de solicitud de espacios públicos 8. INDICADORES No aplica 9. RIESGOS OPERATIVO Fallas eléctricas Accidentes durante el servicio El cliente no sigue las indicaciones respecto al uso adecuado del espacio Daño de elementos facilitados para el evento Mala instalación de los implementos traídos por el cliente que ocasionen daños a las instalaciones de la Universidad Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 CALIDAD DE SERVICIO Al momento de hacer la entrega del espacio este no cumpla con las condiciones de aseo y/o con las condiciones indicadas en la cotización SEGURIDAD Robo y pérdida de elementos del cliente o de la Universidad durante los eventos. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 30/06/ Publicación 21/07/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 30/06/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 16/07/2015 APROBÓ Eliana Medina Jefe de Negocios y Servicios a la comunidad 21/07/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 7