Ficha Informativa de Proyecto 2016

Transcripción

1 ARCOTEL - Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones 2016 Unidad de Comunicación PROYECTO: I001 Organización del evento de la semana de Ciberseguridad Líder del Proyecto: Patrocinador Ejecutivo: Titular: Zambrano, Andrea (andrea.zambrano@arcotel.gob.ec) Proaño de la Torre, Ana Vanessa Begnini Domínguez, Lucía Fernanda Programas Relacionados: Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Organización / Cultura Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Alta Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 27/01/ /07/2016 de última actualización: 30/08/2016 de Fin Base: 15/07/2016 Modificado por: Velasco, Fredy del siguiente Hito: DATOS GENERALES Descripción Propósito:Organización del evento: "Semana de Ciberseguridad desde la mitad del mundo y cuarto taller práctico de aprendizaje aplicado para equipos de respuesta ante emergencias cibernéticas (Alert) para la región de América" Beneficios Cualitativos Sectores público, privado, académico, sociedad civil compartirán información, sus mejores prácticas y establecerán una relación de cooprración para poder hacer frente a las amenazas cibernéticas. Tipo de Beneficiario Sectores público, privado, académico, sociedad civil Restricciones "TIEMPO: no aplica COSTO: Para el material de difusión se concedieron solo US$ 6,053,04 incluido el IVA, siendo que el evento es a nivel internacional ALCANCE: no aplica RECURSOS: no aplica" Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % de Inicio: 27/01/2016 de Fin: 15/07/2016 Porcentaje de Avance Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 2016 Avance programado acumulado 30/11/2016 9:04 AM GPR 1/6

2 Porcentaje de Avance Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 8 % 28 % 39 % 39 % 69 % 82 % 100 % 0 % Avance real acumulado 8 % 28 % 39 % 39 % 66 % 79 % 100 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización ENERO: * Colaboración para la organización del evento solicitado por parte de la DIE * Petición de cotizaciones a proveedores FEBRERO: * Elaboración de formulario para emisión de Certificación presupuestaria * Emisión de certificación presupuestaria por parte de la DFN * Autorización por parte de la Directora Ejecutiva para la realización del evento MARZO: * Coordinación con el área de Contratación Pública para la adquisición de los materiales de difusión * Elaboración de la órden de trabajo ABRIL: * Solicitud de modificación de la partida presupuestaria * Cambio de partida presupuestaria * Solicitud de actualización de Orden de Trabajo para la elaboración de material merchandising MAYO: Nota: Debido al terremoto en Manabí, se modificaron las fechas de los talleres de los concursos de frecuencias lo que conllevó a replanificar las actividades previstas en el mes de mayo referente al evento de Ciberseguridad como son: Elaboración de artes para aprobación por parte de la Directora de Comunicación; Aprobación de los artes por parte de la Directora de Comunicación; Coordinación con el proveedor para la elaboración y entrega de los materiales; Recepción de los materiales por parte de ARCOTEL;Recepción de los materiales a la DIC. El 19 de mayo la Dirección de Comunicación entregó al proveedor los artes para la elaboración del material merchandising El 30 de mayo se ingresó el material merchandising a la bodega de la institución El 30 de mayo se remitió el material merchandising a la Dirección de Comunicación para la elaboración de los kits para entregar en el evento a los participantes JUNIO: * El 16 de junio se distribuyó la invitación a los asistentes * El 17 de junio se realizó una reunión con todos los involucrados en la realización del evento * El evento se realizó del 27 de junio al 01 de julio de 2016 en la Escuela Politécnica Nacional y se distribuyó el material merchandising a los asistentes JULIO: * Se remitió el informe de cumplimiento del evento conjuntamente con la factura, solicitando el pago correspondiente NOTA: Debido a que se debía enviar al Ministerio de Telecomunicaciones y a la Cancillería la información del evento por parte de ARCOTEL, el material merchandising no fue entregado en la fecha prevista; sin embargo, fue entregada por parte del proveedor a tiempo para ser distribuido en el evento. Velasco, Fredy 30/08/ :17 PM 30/11/2016 9:04 AM GPR 2/6

3 RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 5- PROYECTO. Recursos. El retraso o la no entrega de los materiales merchandising por parte del proveedor CAUSARÍA que no se entregue material promocional en el evento a los invitados y expositores. Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1 de última actualización 19/04/2016 Andrea Zambrano Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 20 % /1 LOCALIDADES 1 Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Localidad de Impacto HITOS Hito Categoría Comprometida 1 DEFINICIÓN: Colaboración para la organización del evento solicitado por parte de la DIE 2 PLANEACIÓN: Petición de cotizaciones a proveedores 3 PLANEACIÓN: Elaboración de formulario para emisión de Cerificación presupuestaria 4 PLANEACIÓN: Emisión de cerificación presupuestaria por parte de la DFN 5 DEFINICIÓN: Autorización por parte de la Directora Ejecutiva para la realización del evento 6 PLANEACIÓN: Coordinación con el área de Contratación Pública para la adquisición de los materiales de difusión 7 EJECUCIÓN: Elaboración de la órden de trabajo 8 EJECUCIÓN: Coordinación con el proveedor para la elaboración y entrega de los materiales 9 EJECUCIÓN: Aprobación de los artes por parte de la Directora de Comunicación 10 EJECUCIÓN: Elaboración de artes para aprobación por parte de la Directora de Comunicación 11 EJECUCIÓN: Recepción de los materiales a la DIC 12 EJECUCIÓN: Recepción de los materiales por parte de ARCOTEL 13 EJECUCIÓN: Elaboración del informe para el pago al proveedor Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 4-Inicio de Trabajo 27/01/ /01/2016 Sí Solicitud de Información 27/01/ /01/2016 Sí Inicio de Trabajo 02/02/ /02/2016 Sí Inicio de Trabajo 11/02/ /02/2016 Sí Adjudicación 22/02/ /02/2016 Sí Solicitud de Información 01/03/ /03/2016 Sí Inicio de Trabajo 07/03/ /03/2016 Sí Adjudicación 12/05/ /05/2016 Sí Inicio de Trabajo 12/05/ /05/2016 Sí Inicio de Trabajo 12/05/ /05/2016 Sí Entregables Intermedios 5-Entregables Intermedios 6-Acta de Entrega- Recepción Definitiva 12/05/ /05/2016 Sí /05/ /05/2016 Sí /05/ /07/2016 Sí /11/2016 9:04 AM GPR 3/6

4 HITOS 14 EJECUCIÓN: Distribución de invitaciones por parte de ARCOTEL 15 EJECUCIÓN: Organización del evento 16 EJECUCIÓN: Coordinación con las Direcciones que forman parte del evento 17 EJECUCIÓN: Distribución y registro de los materiales a los asistentes 18 CIERRE: Finalización del evento 19 EJECUCIÓN: Coordinación y organización antes, durante y después del evento 20 EJECUCIÓN: Difusión, cobertura y seguimiento del Evento 21 EJECUCIÓN; Difusión y seguimiento de la realización del evento en los medios de comunicación 22 CIERRE: Cesión de los materiales sobrantes a la DAM mediante acta Hito Categoría Comprometida 9-Entregables Formales Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 17/05/ /05/2016 Sí Inicio de Trabajo 02/06/ /06/2016 Sí Inicio de Trabajo 06/06/ /06/2016 Sí Inicio de Trabajo 27/06/ /06/2016 Sí 5.0 V - Verificación ejecutiva 01/07/ /07/2016 Sí Inicio de Trabajo 01/07/ /07/2016 Sí Inicio de Trabajo 01/07/ /07/2016 Sí Inicio de Trabajo 01/07/ /07/2016 Sí Entregables Formales 04/07/ /07/2016 Sí 2.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado Avance al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 30/11/2016 9:04 AM GPR 4/6

5 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 0.00 Total Devengado: 0.00 % Costo Total Devengado: 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total Devengado: 0.00 % Perfil Económico 2016 Años Previos Año Actual (2016) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2016) 0.00 Programado a Devengar Ppto. Devengado Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs. Devengado * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto. Devengado * Ppto. Devengado OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1 Incrementar la gestión de la comunicación interna y externa MEDIANTE el posicionamiento de la marca ARCOTEL ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 Acta de entrega de artes al proveedor Acta_de_entrega_de_artes_al_proveedor.pdf 08/07/ Acta de entrega de materiales en la bodega de la institución Acta_de_ingreso_de_materiales_en_la_bodega_de_la_institución.pdf 08/07/ arte de la acreditación acreditacion.pdf 17/05/ arte de la invitación InvitacionCiberseguridad.pdf 17/05/ arte de la libreta libreta.pdf 17/05/ arte de los sobres sobres.pdf 17/05/ arte del pop up curvo arañagigantografia.pdf 17/05/ arte del rollup rollup.pdf 17/05/ Autorización de la Directora Eejecutiva Autorización_Directora_ejecutiva.pdf 20/04/ /11/2016 9:04 AM GPR 5/6

6 ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 10 Certificación Presupuestaria ARCOTEL-DFN M.pdf 10/05/ Colaboración para la organización del evento solicitado por parte de la DIE Colaboración_para_la_organización_del_evento.pdf 19/04/ Coordinación con Direcciones COORDINACION_LOGO-1.pdf 10/06/ Coordinación con Direcciones PLAN_DE_TRABAJO_01_FEBRERO_ pdf 10/06/ Coordinación con Direcciones PLAN_DE_TRABAJO_01_FEBRERO_ pdf 10/06/ Coordinación con Direcciones RESUMEN_REUNIÓN_MARTES_08_DE_DICIEMBRE_ pdf 10/06/ Coordinación con Direcciones REUNION_14_ENERO_ pdf 10/06/ Coordinación con Direcciones REUNION_16_FEB_2016.pdf 10/06/ Coordinación con el área de Contratación Pública Coordinación_con_área_Contratación_Pública.pdf 20/04/ Elaboración de formulario para emisión de certificación presupuestaria Formulario_para_emisión_de_certificacion_presupuestaria.pdf19/04/ Elaboración de la Orden de Trabajo Orden_de_trabajo.pdf 19/04/ Emisión de certificación presupuestaria Certificación_presupuestaria.pdf 19/04/ Informe de cumplimiento del evento y solicitud de pago informe_material_merchandising_evento_ciberseguridad.pdf 20/07/ Justificación de la entrega de material merchandising Invitación-Semana_CIBERSEGURIDAD.pdf 30/08/ Organización del evento Organización_evento.xlsx 21/06/ Petición de cotización a proveedores Cotización_de_proveedores.pdf 19/04/ Registro de entrega de invitaciones Invitaciones_UIT.pdf 21/06/ Seguimiento del evento de ciberseguridad en medios evento_ciberseguridad_en_medios.pdf 06/07/ Seguimiento del evento de ciberseguridad en medios 2 evento_ciberseguridad_en_medios_2.pdf 06/07/ Solicitud de actualización de Orden de Trabajo ARCOTEL-DIC M-1.pdf 10/05/ Solicitud de cambio de partida presupuestaria ARCOTEL-DFN M-1.pdf 10/05/2016 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Velasco, Fredy Zambrano, Andrea APOYO LOGISTICO Y TECNICO COORDINACIÓN LOGÍSTICA DIC DIC fredy.velasco@arcotel. gob.ec andrea.zambrano@arcote l.gob.ec /11/2016 9:04 AM GPR 6/6