Ficha Informativa de Proyecto 2015

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1 EP PETROECUADOR Gerencia de Finanzas Subgerencia de Planeación Financiera Ficha Informativa de Proyecto 2015 PROYECTO: K001 PEC GA 13GI01 ERP-PEC (Sistema de Administración de Recursos Empresariales) Líder del Proyecto: Patrocinador Ejecutivo: Narvaez Rosero, Francisco Xavier Programas Relacionados: Titular: Cruz Tufiño, Blanca Olivia Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Tecnología Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: % Objetivos Operativos: 1 VAN: 101,076, Viabilidad Técnica: Muy Alta Estimado Al Fin Del Proyecto: 11,506, Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 17/08/ /03/2016 Fecha de última actualización: 04/12/2015 Fecha de Fin Base: 16/12/2015 Modificado por: Fecha del siguiente Hito: 31/12/2015 DATOS GENERALES Descripción DESCRIPCION DEL PROYECTO: Existe planificación financiera deficiente, que no permite proyectar el crecimiento de la empresa de manera eficiente y eficaz. Se han desarrollado varios planes de cuentas que se encuentran vigentes y que demandan ser codificados y estandarizados a nivel empresarial. La empresa al momento no posee herramientas de soporte integradas a la administración presupuestaria y de control de costos que les permita obtener información real, actualizada de control y manejo de indicadores para toma de decisiones. PRODUCTO: Con la implementación del Sistema Integrado ERP, las imputaciones contables pueden encontrarse descentralizadas, debido a la integración en línea del módulo de Contabilidad con los módulos financieros, logísticos (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Tesorería, Costos, Presupuesto, Compras, Inventarios, Activos Fijos, y Mantenimiento). LINEA BASE: La Ley de Empresas Publicas establece que las empresas públicas tienen amplia capacidad para invertir sus recursos económicos y excedentes en la ejecución de proyectos a desarrollarse en las mismas empresas, subsidiarias, filiales, agencias o unidades de negocio en los términos que apruebe el Directorio. PROPÓSITO: - Integrar la información y mantenerla actualizada. - Alcanzar la gestión eficiente de la empresa. - Mejorar el control de las áreas administrativas y operativas. - Agilizar los procesos internos y la toma de decisiones a nivel gerencial. Beneficios Cualitativos - Implementación de procesos homologados que permitirá a la EP PETROECUADOR realizar los mismos procesos y ejecutar secuencias de actividades de una misma manera, logrando consistencia y uniformidad en la presentación de la información para la toma de decisiones. - Simplificación y modernización de la arquitectura tecnológica, con una configuración flexible de la plataforma de aplicaciones, lo que permitirá expandir las funciones que se consideren necesarias. - Integración de la información para evitar los sistemas aislados, lo que permitirá contar con datos seguros, oportunos y confiables. - Estandarización, integración y automatización de los procesos de las unidades de negocio. Tipo de Beneficiario Todos los funcionarios de la EP PETROECUADOR Restricciones TIEMPO: COSTO: 09/12/ :38 AM GPR 1/7

2 Restricciones ALCANCE: Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % Fecha de Inicio: 17/08/2010 Fecha de Fin: 31/03/2016 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % real acumulado % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % 92 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización NOVIEMBRE 2015: Recepción Entregable I - MEJORAS EBS - EGRESOS relacionado con soporte y acompañamiento técnico de SYSADMIN y SSO Recepción Entregable I - MEJORAS EBS - EGRESOS relacionado con el Desarrollo y mejoras sobre certificados presupuestarios Aprobación de extensión del contrato por un periodo de 12 meses, con fecha de finalización 15 de diciembre de 2016 OCTUBRE 2015: Aprobación control de cambios 38 para el desplazamiento de entregables de post implementación egresos y contable hasta el 27 de noviembre 2015 Aprobación control de cambios 39 para el desplazamiento de entregables de mejoras certificado presupuestario y Soporte y acompañamiento técnico hasta el 27 de noviembre de 2015 Aprobación control de cambios 40 para el desplazamiento del entregable D hasta el 4 de diciembre de 2015 Suscripción del acta para el inicio del servicio post implementación ACS y Solution Support Center Trámite de pago de entregables mejoras EBS y mejoras ingresos SEPTIEMBRE 2015: Aprobación control de cambios 37 para el desplazamiento de los entregables del flujo de ingresos para noviembre y diciembre 2015 Suscripción del acta No para la recepción del entregable de mejoras al flujo de ingresos AGOSTO 2015: Aprobación control de cambios 34 para el desplazamiento de los entregables de post implementación Contable y Egresos hasta el 28 de septiembre de Aprobación del control de cambios No. 036, para el desplazamiento de los entregables de mejoras hasta el 2 de octubre de Suscripción del acta No para la recepción del entregable "C" - Instalación y Despliegue. 04/12/ :20 PM 04/11/ :30 PM 04/11/ :25 PM 06/09/ :45 PM 09/12/ :38 AM GPR 2/7

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización Suscripción del acta No para la recepción del entregable "I" - Desarrollo de mejoras EBS. Recepción del entregable "I"- Construcción de requerimientos del flujo de ingresos. JULIO 2015: Aprobación control de cambios 33 para desplazamiento de los entregables de mejoras hasta el 31 de julio de 2015 Se recibe entregable "C"- Instalación y Despliegue - Servicios de Soporte - Configuración Infraestructura JUNIO 2015: Aprobación control de cambios 31 para desplazamiento post implementación Egresos al 31 de julio de 2015 Aprobación control de cambios 32 para desplazamiento entregables c y d al 31 de julio de 2015 MAYO 2015: Se solicita suscripción de contrato complementario para contratación servicios adicionales, control de cambios 29 Aprobación control de cambios 28TRN para desplazamiento transición egresos para el 15 de junio de 2015 Aprobación control de cambios 30 para desplazamiento post implementación contable y egresos para el 29 de junio de 2015 ABRIL 2015: Suscripción contrato complementario para canje de 5 cursos presenciales por la modalidad ULS (Unlimited Learning Suscription) Aprobación control de cambios 26 para redefinir alcance RMAN debido a que es indispensable contar con respaldos cuya restauración garanticen la correcta funcionalidad del producto Audit Vault y no solo de la base de datos Aprobación control de cambios 27 para desplazamiento entregable transición egresos MARZO 2015: Soporte salida a producción flujo de egresos, flujo contable y flujo de manufactura. Salida a producción manufactura Aprobación control de cambios 25 para desplazamiento entregables flujo de egresos Aprobación control de cambios 21 para desplazamiento entregables flujo de ingresos Socialización de EBS facturación en terminales FEBRERO 2015: Soporte salida a producción flujo de egresos y flujo contable. Preparación salida a producción flujos de manufactura: OPM y ASCP: - preparación ambiente UAT, - configuraciones UAT, - conversión y carga de datos para UAT, - entrenamiento usuarios, - creación y asignación de responsabilidades en ambiente UAT, - ejecución y validación pruebas UAT, - resolución de incidencias en UAT, - entrega de Plan de transición. Aprobación control de cambios 24 para canje de 5 cursos pendientes hacia modalidad ULS. Socialización de EBS en terminales RESUMEN DEL PROYECTO AL 31 DE ENERO DE 2015: Soporte salida a producción flujo de egresos y flujo contable. Se realiza pago entregables Talleres CEMLI con cargo a presupuesto RESUMEN DEL PROYECTO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014: Soporte salida a producción flujo de egresos y flujo contable. Se realizan pagos entregables UPK, UAT unificado, CRP3 unificado. Se realizan recepciones entregables Talleres CEMLI, UAT egresos, Transición contable, Transición egresos, Post implementación contable, Mantenimiento anual 05/08/ :02 PM 06/07/ :30 PM 02/06/ :06 AM 05/05/ :29 PM 02/04/ :02 PM 05/03/ :11 PM 06/02/ :32 AM RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 4- ORGANIZACIONAL. Económico / Fiscal. El recorte presupuestario CAUSARIA la interrupción del proyecto Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1 Fecha de última actualización 05/08/2015 Caballero Feijo Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 30 % /1 09/12/ :38 AM GPR 3/7

4 LOCALIDADES 1 Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Localidad de Impacto HITOS 1 DEFINICION, PLANEACION, EJECUCIÓN DE PROYECTO EJECUTADO HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE EJECUCIÓN-Fjecutado Acompañamiento post implementación mes 3 3 EJECUCIÓN-Ejecutado Acompañamiento post implementación mes4 4 EJECUCIÓN-Ejecutado Salida a producción OPM 5 EJECUCIÓN-Recibido UAT Egresos, Transición GL Hito Categoría Fecha Comprometida 6 EJECUCIÓN-Recibido Pendientes Transición Egresos 7 EJECUCIÓN-Recibido Transición Egresos 8 EJECUCIÓN-Recibido Entregable C 9 EJECUCIÓN-Recibido entregable I mejoras EBS 10 EJECUCIÓN-Recibido entregable mejoras ingresos 11 EJECUCIÓN-Recibido arranque Soporte Extendido ERP: Servicio Post Implementación Egresos-Mes1 12 EJECUCIÓN- Recibido entregable soporte técnico mejoras 13 EJECUCIÓN-Recibido entregable mejoras certificado 14 EJECUCIÓN-Ejecutado Soporte Extendido ERP: Servicio Post Implementación Egresos-Mes2 15 EJECUCIÓN-CIERRE 2016 Fecha Estimada Fecha Real A tiempo Hito Cumplido Físico 01/01/ /01/2015 Sí /01/ /01/2015 Sí /02/ /02/2015 Sí /03/ /03/2015 Sí /04/ /04/2015 Sí /05/ /05/2015 Sí /06/ /06/2015 Sí /07/ /07/2015 Sí /08/ /08/2015 Sí /09/ /09/2015 Sí /10/ /11/2015 Sí /11/ /11/2015 Sí /11/ /11/2015 Sí /12/ /12/2015 No /03/ /03/2016 No 8.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período Fecha de Inicio Último Período Actualizado 1 Número de funcionarios capacitados % 707 3,164 01/01/2015 Noviembre 09/12/ :38 AM GPR 4/7

5 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 11,506, ** Costo Total: 11,506, Total : 10,029, % Costo Total : % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : % Perfil Económico 2015 Años Previos Año Actual (2015) Años Futuros Total Ppto. Planeado 9,553, ,601, , ,506, Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial 9,553, ,601, ,154, Ppto. Codificado 9,553, ,601, ,154, Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2015) 0.00 Programado a Devengar 9,553, ,601, , ,506, Ppto. 9,553, , ,029, Estimado a fin de año * 9,553, ,601, , ,506, Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * % % 0.00 % % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2015 Mes Presupuesto Mensual 2015 Acumulado Estado Anual Ene % 0.00 % 09/12/ :38 AM GPR 5/7

6 Mes Presupuesto Mensual 2015 Ficha Informativa de Proyecto 2015 Acumulado Estado Anual Feb % 0.00 % Mar % 0.00 % Abr % 0.00 % May % 0.00 % Jun % 0.00 % Jul % 0.00 % Ago 438, , % 0.00 % Sep 384, , % 0.00 % Oct 381, , ,204, , % % Nov 308, ,513, Dic 87, ,601, Total 1,601, , OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1 Incremento en la efectividad en el manejo financiero de EP PETROECUADOR, MEDIANTE la implementacion de sistematizacion de procesos presupuestales, actualización oportuna de información en el nuevo sistema de planificación corporativa y la emisión de directrices presupuestarias en los tiempos establecidos. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 1 Acta recepción entregable C acta_ _entregable_c.pdf 06/09/ Acta recepción mejoras EBS acta_ _mejoras.pdf 06/09/ Acta recepción mejoras ingresos ACTA_ pdf 05/10/ Acta inicio servicios post implementación actas_inicio_acs.pdf 04/11/ Comunicado Entrega Entregable C COM._182ACS_ENTREGABLE_C.pdf 05/08/ Control de cambios 24 m._93- fin-2015_suscripcion_cto_complementario_cc_024-1.pdf 7 o FIN-2015 aprobación control de cambios 26 - alcance RMAN 8 o FIN-2015 aprobación control de cambios 27 - desplazamiento transición egresos 9 O FIN Aprobación control de cambios 28TRN Desplazamiento Transicion Egresos 29/06/ O FIN Aprobación control de cambios 30 Desplazamiento post produccion GL y egresos 29/06/ /03/2015 O._10223_FIN_2015_aprobacion_control_de_cambios_26.pdf05/05/2015 O._10768_FIN_2015_aprob._cc_27.pdf 05/05/2015 O._14229_FIN_2015_aprob_cc_28trn.pdf 01/06/2015 O._14233_FIN_2015_APROB._CC30_.pdf 01/06/ O FIN Aprobación control de cambios 31 O._17029_FIN_2015_aprob._cc31.pdf 06/07/ O FIN Aprobación control de cambios 32 O._17905_FIN_2015_aprob._cc32.pdf 06/07/ O FIN Aprobación control de cambios 33 o._20674-apl-ane-2015_aprobacion_cc33.pdf 05/08/ O APL Aprobación control de cambios 34 OFICIO_22129_APL_2015.pdf 06/09/ O APL-ANE Aprobación control de cambios 36 OFICIO_22134_APL_ANE_2015.pdf 06/09/ O APL Aprobación control de cambios 37 o._25630-apl-2015_aprob._cc37.pdf 05/10/ O APL Aprobación control de cambios 38 O AP-2015.pdf 04/11/ /12/ :38 AM GPR 6/7

7 ARCHIVOS DEL PROYECTO Ficha Informativa de Proyecto 2015 Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 18 O APL Aprobación control de cambios 39 O APL-2015_ORACLE.pdf 04/11/ O APL Aprobación control de cambios 40 O APL-2015_CONTROL_CAMBIOS_40- COM8NICADO_194_0480.pdf 20 o APL-2015 APROBACIÓN EXTENSIÓN PLAZO CONTRACTUAL 21 O FIN-2015 aprobación control de cambios 21 desplazamiento flujo de ingresos 22 o FIN-2015 aprobación control de cambios 25 - desplazamiento flujo egresos o._ APL-2015_aprobacion_ampliacion_contractual.pdf 04/11/ /12/2015 o._8257-fin-2015-aprob.cc_21.doc 02/04/2015 O._8258_FIN_2015_aprob._cc25.pdf 02/04/ participantes capacitacion ERP PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx 05/04/ participantes capacitacion ERP Abril/2015 PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx 05/05/ participantes capacitacion ERP Julio 2015 PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx 05/08/ participantes capacitacion ERP Junio 2015 PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx 06/07/ participantes capacitacion ERP Mayo 2015 PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx 02/06/ participantes capacitacion ERP octubre/2015 PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx 04/11/ participantes capacitacion ERP septiembre/2015 PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx 05/10/ Presentación OPM 27/02/2015 Presentacion_OPM_ASCP_COSTOS 27_feb_2015.pptx 05/03/ PROFORMAS REALIZADAS CON EL NUEVO SISTEMA HYPERIUM Y ENVIADAS A LAS AUTORIDADES PARA SU REVISION EN ESPERA DE DIRECTRICES PARA GENERAR LOS DIFERENTES ESCENARIOS. 32 SM040 Aceptación entregable Desarrollo y mejoras sobre certificados presupuestarios 33 SM040 entregable soporte y acompañamiento técnico de SYSADMIN y SSO HYPERIUM.pdf 04/11/2015 sm040_mejoras_cp_suscrito.pdf 04/12/2015 SM040_CERTIFICADO_ACEPTACION_ENTREGABLE_I_Soporte.pdf 04/12/2015 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Arellano Navarrete, Carla Viviana Bibiana, Aranha Flores Bustos Romero, Stefan Javier Johanna María Duran Heredia, Juan José Murillo Cedeño, Jimmy Hector Vicente Paez Camacho, Miguel Eduardo Parreño Campaña, Rubén Jacobo Líder de Manufactura Líder de Abastecimientos Líder de Proyectos Gerente de Proyecto Líder de Procesos Administrador del Contrato Líder de Datos Líder de Finanzas Especialista de priorización y evaluación de desempeño de protafolios Jefa de Aplicaciones de Negocio Jefe de Seguridad Integral Riesgos Subgerente de Aplicaciones Especialista de Control y Ejecución Presupuestario Carla.Arellano@eppetro Bibiana.Aranha@eppetro Stefan.Bustos@eppetroe cuador.ec Johanna.Caballero@eppe tro JuanJose.Duran@eppetro Jimmy.Murillo@eppetroe cuador.ec Miguel.Paez@eppetroecu ador.ec Jacobo.Parreno@eppetro 09/12/ :38 AM GPR 7/7