Ficha Informativa de Proyecto 2017

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1 MCE - Ministerio de Comercio Exterior Coordinación General Administrativa Financiera Dirección Financiera Ficha Informativa de Proyecto 2017 PROYECTO: I004 MCE-Implementación del Sistema de Digitalización de Pagos del Ministerio de Comercio Exterior Líder del Proyecto: Flores Peñafiel, Cristina (cristina.flores@comercioexterior.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Borja Ansaldo, Lourdes Patricia Programas Relacionados: Titular: Peña Andrade, Marlón Alexis Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Procesos Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 16/01/ /01/2019 de última actualización: 04/04/2017 de Fin Base: 31/01/2019 Modificado por: DATOS GENERALES Descripción Flores Peñafiel, Cristina del siguiente Hito: 30/03/2017 Justificación: Contar con todos los procesos de pagos digitalizados en un sistema, a manera de consulta, para los servidores del Ministerio de Comercio Exterior. Descripción del Proyecto: Realizar mediante un sistema de digitalización, la publicación de todos los procesos de pagos del Ministerio de Comercio Exterior, a fin de que las áreas requirentes tengan acceso a la información deseada, optimizando de esta manera la consulta y obtención de información, precautelando la seguridad de los expedientes originales con sus respectivos respaldos. Objetivo General o Propósito: Facilitar los requerimientos de consulta de documentos de pagos que corresponden al periodo del 2013 al 2016, que tienen las unidades del MCE, con la finalidad de tenerlos disponibles y accesibles para todos los usuarios. Objetivos Específicos: Digitalizar los documentos relacionados a los pagos archivados del año 2015 y 2016, en el periodo del 2017 y del año 2014 y 2013, en el periodo del Simplificar y disminuir la carga operativa en la búsqueda de expedientes originales de la Dirección Financiera. Producto / Servicio: Documentos de pagos digitalizados desde el año 2013 hasta el Beneficios Cualitativos 1. Acceso inmediato y continuo a la documentación. 2. Varios usuarios pueden acceder al mismo documento sin necesidad de esperas. 3. Seguridad de los archivos de pagos, la documentación original se mantienen en archivos, no se pierden ni se deterioran. 4. Reducir la manipulación de los documentos de pago, permitiendo una mejor conservación de los originales. 5. Generar copias de seguridad o respaldo de documentos de archivo y habilitarlos en sustitución de los originales en caso de que se presenten siniestros que afecten a los archivos. Tipo de Beneficiario Beneficiario interno: Todos los servidores del Ministerio de Comercio Exterior. Beneficiario externo: No hay beneficiarios externos. Restricciones Supuestos. Que el software donde se va a ingresar la información referente a los pagos, no presente inconvenientes. Restricciones. Un factor restringente seria la falta de personal de Dirección Financiera asignado a la ejecución del proyecto. 05/04/2017 8:45 AM GPR 1/6

2 Ficha Informativa de Proyecto 2017 Restricciones Tiempo: El proyecto tendrá una duración de 2 años. Costo: No aplica este proyecto no dispondrá de presupuesto. Alcance: El alcance del proyecto es mantener un registro digitalizado de los documentos referentes a los pagos. Recursos: Se va a utilizar el recurso humano de la Dirección Financiera. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % de Inicio: 16/01/2017 de Fin: 31/01/2019 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 15 % 20 % 24 % 28 % 32 % 36 % 40 % 44 % 48 % 52 % 56 % 60 % real acumulado % 20 % 24 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) MARZO Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización Se cumplió con la digitalización de los documentos de pagos del mes de Diciembre 2016, entre los cuales se encuentran procesos de (contratos, ínfimas, catálogos electrónicos, servicios básicos, nóminas, liquidaciones etc.). (HITO No. 4, CUMPLIDO). FEBRERO Se efectuó la fase de prueba del sistema, verificando que los parámetros sean acordes a las necesidades de la Dirección Financiera, para proceder a la digitalización de los pagos del Ministerio de Comercio Exterior desde el año 2013 hasta el año (HITO No. 3, CUMPLIDO). ENERO Se elaboró el acta de constitución del proyecto, para llevar a cabo la implementación del sistema de digitalización de pagos del Ministerio de Comercio Exterior. (HITO No. 1, CUMPLIDO). Se realizó la solicitud de la instalación del sistema al área de tecnología, para dar inicio a las actividades del proyecto. (HITO No. 2, CUMPLIDO). Flores Peñafiel, Cristina Flores Peñafiel, Cristina Flores Peñafiel, Cristina 04/04/ :13 PM 02/03/ :15 PM 02/02/ :57 PM 05/04/2017 8:45 AM GPR 2/6

3 RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 5- PROYECTO. Recursos. La no disponibilidad de contar con scanner CAUSARÍA retraso en los informes de cumplimientos. Riesgos cerrados: 1, Abiertos: 1 de última actualización 31/01/2017 Cristina Flores Peñafiel Ficha Informativa de Proyecto 2017 Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 30 % /1 LOCALIDADES 1 Zona 6 - Austro > Azuay > Cuenca 2 Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil 3 Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Localidad de Impacto HITOS 1 DEFINICIÓN: Acta de constitución del proyecto, firmada. 2 PLANEACIÓN: Solicitud de la instalación del sistema al área de tecnología, realizada. 3 PLANEACIÓN: Fases de prueba del sistema bajo nuestras necesidades, finalizada. Hito Categoría Comprometida 4 EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de diciembre del 2016, 5 EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses octubre y noviembre del EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses julio, agosto y septiembre del EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses abril, mayo y junio del EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses enero, febrero y marzo del EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses noviembre y diciembre del EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses septiembre y octubre del EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses junio, julio y agosto del 2015 Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Físico 4-Inicio de Trabajo 16/01/ /01/2017 Sí /01/ /01/2017 Sí /02/ /02/2017 Sí /03/ /03/2017 Sí /04/ /04/2017 No /05/ /05/2017 No /06/ /06/2017 No /07/ /07/2017 No /08/ /08/2017 No /09/ /09/2017 No /10/ /10/2017 No /04/2017 8:45 AM GPR 3/6

4 HITOS 12 EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses marzo, abril y mayo del EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses enero y febrero del EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de diciembre del 2014, 15 EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de noviembre del 16 EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de octubre del 17 EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de septiembre del 18 EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de Agosto del 19 EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses junio y julio del 20 EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses abril y mayo del 21 EJECUCIÓN: Documentos de pago de los meses febrero y marzo del 22 EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de enero del 23 EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de diciembre del EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de noviembre del EJECUCIÓN: Documentos de pago del mes de octubre del CIERRE: Acta de Cierre del proyecto, firmada. Hito Categoría Comprometida 9-Entregables Formales Estimada Real Ficha Informativa de Proyecto 2017 A tiempo Hito Cumplido Físico 30/11/ /11/2017 No /12/ /12/2017 No /01/ /01/2018 No /02/ /02/2018 No /03/ /03/2017 No /04/ /04/2018 No /05/ /05/2018 No /06/ /06/2018 No /07/ /07/2018 No /08/ /08/2018 No /09/ /09/2018 No /10/ /10/2018 No /11/ /11/2018 No /12/ /12/2018 No /01/ /01/2019 No 10.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 05/04/2017 8:45 AM GPR 4/6

5 Ficha Informativa de Proyecto 2017 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 1.00 Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2017 Años Previos Año Actual (2017) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2017) 0.00 Programado a Devengar Ppto Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2017 Mes Presupuesto Mensual 2017 Acumulado Estado Anual Ene Feb /04/2017 8:45 AM GPR 5/6

6 Ficha Informativa de Proyecto 2017 Mes Presupuesto Mensual 2017 Acumulado Estado Anual Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total 0.00 OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1 Incrementar el uso eficiente de recursos económicos del Ministerio de Comercio Exterior MEDIANTE análisis presupuestarios, socialización de manuales de procedimientos y elaboración de informes presupuestarios y de control ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 ASOCIACIÓN HITO No. 1. Acta de constitución del proyecto. 2 ASOCIACIÓN HITO No. 2. Solicitud para la instalación del sistema. 3 ASOCIACIÓN HITO No. 3. Fases de prueba del sistema bajo nuestras necesidades. 4 ASOCIACIÓN HITO No. 4: Informe de Cumplimiento y Seguimiento. A1.pdf 16/01/2017 A2.pdf 23/01/2017 A3.pdf 01/03/2017 A4.pdf 31/03/2017 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Borja Ansaldo, Lourdes Patricia Flores Peñafiel, Cristina Peña Andrade, Marlón Alexis Patrocinadora Ejecutiva Coordinadora General Administrativa Financiera lourdes.borja@comercio exterior.gob.ec Líder del Proyecto Analista de Tesorería cristina.flores@comerc ioexterior.gob.ec Titular de la Unidad Director Financiero marlon.pena@comercioex terior.gob.ec Ext Ext /04/2017 8:45 AM GPR 6/6