FICHA TÉCNICA DEFINIR REQUERIMIENTO Y RECLUTAR CANDIDATOS. Nivel 2 Selección y Promoción. Macroproceso Talento Humano

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1 PRO /11/214 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices: Lineamientos: RESPONSABILIDADES Responsable del proceso: Responsabilidades: DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Definir Requerimiento y Reclutar Candidatos Descripción de actividades Definir Requerimiento y Reclutar Candidatos DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 12

2 PRO /11/ OBJETIVO Revisar la descripción y el perfil del cargo para solicitar el requerimiento de personal, reclutar los candidatos e identificar aquellos que se ajustan al perfil seleccionado. 2. ALCANCE Desde la solicitud del requerimiento y la publicación de la oferta, hasta la aplicación a la convocatoria por parte del candidato, la realización del análisis de mercado, la validación del cumplimiento de los requisitos de práctica académica exigidos por la ley (aprendices y practicantes) y la obtención del resultado del mismo. 3. NORMATIVIDAD 3.1 Directrices: No aplica. 3.2 Lineamientos: Planta y Temporales Política de Aprendices y practicantes Lineamientos para vinculación de aprendices y practicantes 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: Jefe de 4.2. Responsabilidades: SENA, Centros de formación y universidades: Remitir oportunamente las hojas de vida de los candidatos que se ajusten a la oferta y que aplicaron dentro de las fechas establecidas.

3 PRO /11/214 Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad académica o administrativa: Realizar la solicitud en el respectivo formato completamente diligenciado y en las fechas establecidas por Gestión Humana. Verificar que el perfil solicitado sea acorde con el requerido. Jefe de : Supervisar que el proceso de reclutamiento de personal se efectué correctamente y cada una de las partes cumpla con sus responsabilidades. Coordinador de : Verificar que el perfil y la descripción del cargo estén alineadas con lo solicitado. Garantizar que las solicitudes cumplan con los requerimientos mínimos establecidos por la Universidad. Gestor de : Garantizar que las solicitudes cumplan con los requerimientos mínimos establecidos por la Universidad. Asegurar que los centros de formación que se contacten estén autorizados por el SENA. Garantizar que los candidatos remitidos a la etapa de Selección cumplan todos los requisitos de práctica académica exigidos por la ley. Verificar que el perfil y la descripción del cargo estén alineadas con lo solicitado. Candidato: Aplicar a la convocatoria en las fechas establecidas, asegurándose de cumplir con los requisitos exigidos. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo Definir Requerimiento y Reclutar Candidatos 5.2 Descripción de actividades Definir Requerimiento y Reclutar Candidatos

4 PRO /11/214 Entrada Proveedor Salida Cliente Descripción y perfil de cargo. Necesidad de contratar un aprendiz para cumplir con la cuota de monetización de aprendizaje exigida por la ley. Regulación cuota SENA. Unidad académica o administrativa, Gestión Humana y Desarrollo Organizacional. Hoja de vida. Descripción y Perfil de cargo actualizado. Informe de Estudio de mercado. Candidatos pre-seleccionados. Unidad académica o administrativa, Gestión Humana y Desarrollo Organizacional. No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documento En caso de que se cree un cargo Nuevo o se requiera un reemplazo: 1 Solicitar el requerimiento El Director o Decano de la unidad solicita el requerimiento. Se envía la solicitud por correo electrónico o se informa por teléfono al área de la necesidad, indicando la siguiente información: Nombre, Unidad, Fecha de terminación (reemplazo), especialidad y nivel de formación (nuevos cargos). Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad académica o administrativa Notificación de requerimiento Por efectos de terminaciones de contrato (aplica para aprendices o practicantes): El Gestor de identifica el requerimiento.

5 PRO /11/214 2 Revisar el requerimiento Definir si es un cargo nuevo, una vacante en un cargo existente o un cambio en un cargo existente. Revisar si hay aprobación por parte de la unidad, la fecha en la que se genera el cargo vacante y si hay presupuesto aprobado. Posteriormente se le informa a la unidad académica o administrativa por correo electrónico o teléfono el inicio del proceso de Selección. Para nuevos cargos: Se revisa disponibilidad de cupos y nivel de formación. Gestor de procesos y presupuesto Para reemplazos: Se revisan fechas de terminación de contrato. 3 4 Revisar y validar la descripción y perfil del cargo (si aplica) Definir fuentes de reclutamiento Planta y temporales: Revisar que la descripción cumpla con la información mínima en términos de funciones y responsabilidades, y que el perfil cumpla con las competencias y requisitos exigidos. Se definen las formas de reclutamiento de los candidatos (convocatoria interna, convocatoria externa y/o mixta, apoyo de proveedores externos-psicóloga o consultoría). Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad académica o administrativa/ Aprendices y practicantes: Aplicativo SENA

6 PRO /11/214 Según la especialidad (asistencia administrativa, archivo, sistemas, etc.) se hace el contacto con el centro de formación (Sena, Universidades, Fundaciones, etc.) para solicitar estudiantes. En la mayoría de las ocasiones se trabaja con los mismos centros de formación por tanto se conoce su existencia ante el SENA. Sin embargo si se requiere consultar si el centro de formación a manejar está autorizado, se debe ingresar al aplicativo SENA: Sistema de Gestión virtual de aprendices, al módulo entidades habilitadas y en el buscador se consulta el centro de formación a través del nombre y el sistema confirma la existencia del mismo. 5 Solicitar hojas de vida (si aplica) En la plataforma del centro de formación o por correo electrónico, se solicitan las hojas de vida a los centros de formación y universidades. Aprendices y practicantes: Plataforma del SENA y de otros centros formación donde aplique Notificación de solicitud 6 Publicar el requerimiento en las diferentes fuentes Se crea la oferta del empleo y se publica en los portales de reclutamiento. Portal de Reclutamiento 7 Enviar hoja de vida El candidato interno o externo envía su hoja de vida al correo electrónico del Coordinador de o al Gestor de de GHDO. Candidato Hoja de vida

7 PRO /11/ Enviar hojas de vida o bases de datos de posibles candidatos (si aplica) Incluir Candidatos de otras fuentes Revisar HV de candidatos Realizar contacto telefónico con el candidato Analizar informe de mercado (si aplica) El centro de formación o universidad envía por correo electrónico al área de de GHDO las hojas de vida o bases de datos de los posibles candidatos a aprendices y/o practicantes. En caso que haya candidatos reclutados por otros medios (Referidos, candidatos potenciales que no fueron seleccionados en primera instancia, etc.) se incluyen en la convocatoria. Revisar las hojas de vida e información de los candidatos para evaluar cuales se ajustan al perfil solicitado. Adicionalmente, el coordinador de realiza la revisión del historial laboral cuando el candidato es interno (Planta). En caso que el candidato se ajuste al perfil, se contacta vía telefónica para verificar datos de hoja de vida, ampliar información del perfil, del interés del candidato sobre la oferta y de la aspiración salarial. Realizar el análisis con base en el reclutamiento realizado y registrar la información en el "Archivo de seguimiento de aprendices y practicantes". SENA, centros de formación y / o universidades Gestor de Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad académica o administrativa/ Hoja de vida/ Bases de datos Hoja de vida Informe "Estudio de mercado" / Archivo de seguimiento de aprendices y practicantes

8 PRO /11/214 Planta y temporales: Validar que el candidato no tenga un contrato de aprendizaje previo Validar tiempo de duración de la práctica Realizar el análisis del informe "Estudio de mercado" con el fin de establecer las fortalezas y oportunidades de mejora del reclutamiento, perfil, descripción y competitividad externa de la oferta, entre otros. Se valida que el candidato no haya tenido un contrato de aprendizaje previo o permita un contrato en cadena de formación. Se valida con la Unidad solicitante (académica o administrativa) el tiempo de la duración de la práctica según el programa y el centro de formación. Planta y temporales:.. 15 Almacenar datos del candidato para una próxima convocatoria (si aplica) En caso que el candidato no se ajuste al perfil y su hoja de vida sirva para convocatorias futuras se almacena la información en una base de datos. En caso que el candidato se ajuste a otro perfil para un cargo distinto se envía a las convocatorias vigentes que se ajusten a su perfil. Base de datos

9 PRO /11/ Informar decisión al solicitante Telefónicamente se indica al creador de la solicitud que no fue aceptada. Notificación de rechazo

10 PRO /11/ DEFINICIONES Reclutamiento: Es un conjunto de técnicas y procedimientos que proponen atraer candidatos potencialmente calificados y capaces para ocupar puestos dentro de la organización. Para que el reclutamiento sea eficaz, debe atraer un contingente suficiente de candidatos para abastecer de manera adecuada el proceso de Selección. 1 Perfil de cargo: Es la descripción del conjunto de conocimientos, capacidades y actitudes que debe reunir una persona para desempeñar en forma adecuada las funciones que tiene asignadas dentro de una estructura específica. 2 Convocatoria interna: El reclutamiento es interno cuando, al presentarse determinada vacante, la empresa intenta llenarla mediante la reubicación de los empleados, los cuales pueden ser ascendidos o transferidos con o por sus habilidades. 3 Convocatoria externa: El reclutamiento es externo cuando al existir determinada vacante, una organización intenta llenarla con personas o candidatos externos atraídos por las técnicas de reclutamiento. 4 Convocatoria mixta: El reclutamiento mixto es aquel que está formado por candidatos del exterior (fuera de la empresa) y también que pertenecen a la empresa es la mezcla de los candidatos internos y externos. 5 Contrato de aprendizaje: El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculación dentro del Derecho Laboral, sin subordinación y por un plazo no mayor a 1 Reclutamiento de Personal. Recuperado el 18 de Junio de 214, del sitio web 2 Perfil del puesto y características requeridas para el desempeño del mismo. Recuperado el 18 de Junio de 214, del sitio web: 3 Reclutamiento. Recuperado el 15 de Septiembre de 214, del sitio web 4 Ibid. 5 Reclutamiento. Recuperado el 15 de Septiembre de 214, del sitio web

11 PRO /11/214 dos (2) años en la que una persona natural recibe formación teórica en una entidad de formación autorizada con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que adquiera formación profesional metódica y completa requerida en el oficio, actividad u ocupación dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propios del giro ordinario de las actividades del patrocinador con exclusividad en las actividades propias del aprendizaje y el reconocimiento de un apoyo de sostenimiento que garantice el proceso de aprendizaje y el cual, en ningún caso, constituye salario. 6 Cuota de aprendizaje: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 62 de 25, para las empresas obligadas a la contratación de aprendices la cuota mínima de aprendices se calcula así: Un (1) aprendiz por cada veinte (2) trabajadores y Uno (1) adicional por fracción de diez (1) o superior. Las empresas que tengan entre quince (15) y veinte (2) trabajadores estarán obligadas a contratar un (1) aprendiz. 7 Monetización: Los obligados a cumplir la cuota de aprendizaje de acuerdo con los artículos anteriores podrán en su defecto cancelar al SENA una cuota mensual resultante de multiplicar el 5% del número total de trabajadores, excluyendo los trabajadores independientes o transitorios, por un salario mínimo legal vigente. En caso que la monetización sea parcial esta será proporcional al número de aprendices que dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria. 8 SENA: El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, es un establecimiento público del orden nacional con personería jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía administrativa. 9 6 Instructivo-Preguntas más frecuentes sobre el contrato de aprendizaje. 7 LEY 789 DE 22. Recuperado el 11 de Junio de 214, del sitio web 8 Ver art. 9, numeral 1, Decreto Nacional 934 de SENA. Recuperado el 18 de Junio de 214, del sitio web

12 FICHA TÉCNICA PRO /11/214 Cadena de formación: Es la opción que brinda el SENA para que un estudiante pueda realizar dos prácticas académicas siempre y cuando pertenezcan a la misma línea de formación. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Política de Lineamientos para vinculación de aprendices y practicantes Guía Consulta Rápida proceso de Selección Guía Consulta Rápida proceso de Selección AZ y PU 8. INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS No aplica. 1. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN Elaboración Publicación FECHA 16/1/214 24/11/ APROBACIÓN Elaboró Nombre Karen Plazas Revisó Lorena Rojas Aprobó Paola Daza Cargo Ingeniero de procesos Coordinador de Jefe de desarrollo del Fecha 16/1/214 31/1/214 31/1/214