Procedimiento de Entrega de Mensajería y Correspondencia ENTREGA DE MENSAJERIA Y CORRESPONDENCIA DEPARTAMENTO DE MENSAJERIA Y CORRESPONDENCIA

Transcripción

1 Página 1 de 6 Procedimiento de Entrega de Mensajería y Correspondencia

2 Página 2 de 6 1. INTRODUCCION. La función de este departamento consiste en comunicar tanto interna como externa asuntos de la presidencia que son enviados através de secretaria a las diferentes áreas que componen esta administración, así como a las diferentes dependencias federales, estatales, municipales, sector educativo, empresarial comercio organizado así como sociedad en general. 2. OBJETIVO. Entregar en tiempo y forma la correspondencia recibida así como de manera segura, rápida, confiable y de manera eficiente para un mejor desempeño de la administración y mejor beneficio de la ciudadanía y su entorno de este municipio de Apatzingán. 3. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN. Desde presidencia y secretaria hacia todas las dependencias del H. Ayuntamiento, a todos los sectores de la sociedad Apatzinguense. Así como a la ciudadanía en general. 4. DIAGRAMA DE FLUJO. 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. 5.1 RECEPCION DE. Se recibe la correspondencia del área que solicita el servicio, verificando que cuente con su respectiva solicitud de entrega autorizada por el Secretario del H. Ayuntamiento, se anota en la hoja de control la hora en que se recibió la correspondencia, el nombre del área que envía, a que áreas se entregara la correspondencia, el tipo de correspondencia que se llevara.

3 Página 3 de ORGANIZACIÓN DE LA ENTREGA. Una vez ubicado el destino, se procede a elegir al auxiliar o en su caso se reparte de manera equitativa entre todos los compañeros auxiliares, y si es muy urgente o extenso también entre el jefe con sus respectivas hojas de acuse de recibido. 5.3ENTREGA O REPARTO DE. Se entrega el documento al área, departamento o persona a la cual va dirigido, pidiendo se nos firme el acuse de recibo con el nombre del área o persona que va dirigido, el nombre de la persona que nos recibe físicamente el documento, la fecha y la firma de quien lo recibe. 5.4 DEVOLUCION DE HOJAS DE ACUSE DE RECIBIDO. En cuanto se reciben se checan las firmadas y que todas hayan sido entregadas, si faltara alguna se pide explicación y se agrega alguna nota aclaratoria en la misma hojas de acuse para conocimiento de la fuente emisora y se entregan las respectivas hojas de acuse al remitente dando por terminado así el proceso de entrega. 6. POLITICAS OPERATIVAS Se trabaja en horario normal de 9:00 am a 4:00 pm y en horario extra de 4:00 en adelante cuando haya correspondencia o situaciones que lo ameriten. 7. RESPONSABILIDADES. 7.1 Es responsabilidad del Jefe de Departamento de mensajería y correspondencia. Que toda la documentación que autorice el Secretario del Ayuntamiento llegue a su destino oportunamente en tiempo adecuado y de manera segura y confiable. 7.2 Es responsabilidad del Personal del Departamento de mensajería y Correspondencia. La entrega oportuna de la información que se envía del Ayuntamiento. 7.3 Es responsabilidad de los auxiliares. Del cuidado de la oficina, papelería, documentación y vehículos asignados. 8. RESULTADOS ESPERADOS Que se optimice el resultado entre la entrega de correspondencia con el tiempo empleado para la entrega de esta, así como la calidad con que se realiza dicha entrega 9. FUNDAMENTO LEGAL Y NORMATIVO. No aplica.

4 Página 4 de INDICADORES IMPACTADOS EN EL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL, AGENDA DESDE LO LOCAL. No aplica 11. REGISTROS GENERADOS Firmas de conformidad Control de entrega de correspondencia 12. ANEXOS Firmas de conformidad Control de entrega de correspondencia 13. DISTRIBUCION. Una vez aprobado el presente documento se le entrega una copia controlada al personal necesario en base al Oficio de difusión. 14. HISTORIAL DE CAMBIOS. No. de revisión Breve resumen de los cambios en la revisión Fecha Planeada 1 Primera emisión del documento 01/03/13 2 Cambio de logotipo del Ayuntamiento, del nombre del gestor de la calidad y del presidente municipal 05/08/ REVISION Y APROBACION. Elaboró: Revisó: Aprobó: C. Mauricio Domínguez Cadenas. Jefe del depto. De Mensajería y Correspondencia. Ing. Aureliano Montes Torres. Gestor de la Calidad Dr. Alejandro Villanueva del Río. Presidente Municipal Provisional.

5 Página 5 de 6 Anexo 1 Firmas de conformidad. FIRMAS DE CONFORMIDAD MENSAJERIA DIA: DE DEL 2013 HORA ÁREA EMISORA ÁREA RECEPTORA CAN T. ASUNTO FIRMA DE CONFORMIDAD

6 Página 6 de 6 Anexo 2 Control de entrega de correspondencia AREA NOMBRE FIRMA FECHA AREA QUE ENVIA: ASUNTO: NOMBRE DEL MENSAJERO: