Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Diversificación de Ingresos Gestión de Consecución de Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Ingreso de la Descripción de actividades Ingreso de la CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Diversificación de Ingresos Gestión de Consecución de 1. OBJETIVO Recibir la oferta de y hacer las gestiones correspondientes según las características de la y del donante, con el fin de determinar si es necesario solicitar nuevas configuraciones de fondos o si se procede directamente al registro de la en. 2. ALCANCE El proceso inicia con la recepción de la oferta de y finaliza con la solicitud de documentos para la generación de la escritura pública, la creación de una promesa, la gestión de un con el donante o la generación de la hoja de vida, según sea el caso. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1.1. Diagrama de flujo - Ingreso de la 1.2. Descripción de actividades - Ingreso de la ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Oferta de Donante Hoja de vida, promesa, o solicitud de documentos para escritura pública Dirección de Desarrollo 1 ACTIVIDAD Evaluar si se acepta o no la DESCRIPCIÓN Se evalúa si se puede aceptar o no la RESPONSABL E SISTEMA DOCUMENTOS 2 Recibir oferta de Las ofertas de, dependiendo de la forma de ingreso, pueden ser: en línea y por consignación relacionada: Formulario web Donación por nómina: Formato físico por campañas: Autorización telefónica Oferta de Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Diversificación de Ingresos Gestión de Consecución de por cuota FOPRE de estudiantes: Formato Gerencia del Campus Donación en especie o en dinero por consignación, cheque o transferencia electrónica: Carta oferta En la oferta se especifica si la es en dinero o es una en especie, el monto de la, si se va a realizar en un solo pago o varios y el fondo al cual se destinará la. 3 Verificar si hay En la aplicación de s se verifica si existe un previo con el donante. Sistema de s 4 Enviar carta recordatorio al donante En caso de que exista un vigente con el donante, periódicamente se le envía una carta recordándole el pago de la que se había acordado. Carta recordatorio 5 Solicitar documentos para escritura pública En caso de que la sea mayor a 50 SMMLV se le solicita al donante un certificado de su Revisor Fiscal donde conste que la no afecta su situación patrimonial, y un certificado de existencia y representación legal emitido por la Cámara de Comercio sobre el donante. 6 Gestionar Otrosí o Nuevo En caso de que exista un vencido con el donante se gestiona el documento Otrosi u nuevo mediante el cual se renueva el con el donante. El Otrosí contiene la descripción de la, el uso que se le dará, la forma de pago y las cláusulas de vigencia, permanencia, duración y terminación. Otrosí/ Nuevo 7 Gestionar con donante y crear promesa en Cuando el donante desee constituir un fondo para una beca, investigación o silla profesoral y el pago se hace en Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Diversificación de Ingresos Gestión de Consecución de varias cuotas, se gestiona el de la Universidad o un reglamento con el donante. Adicionalmente se crea la promesa de en que incluye información referente al monto, fecha de inicio, fecha de fin, forma de pago y fondo. / Abogado de Dirección Jurídica 8 Solicitar documentos para escritura pública Remitirse a la Actividad 4. 9 Generar Hoja de vida del Para las donaciones no recurrentes y que ameriten creación de fondo, se genera la Hoja de vida del en donde se incluye información referente a la : Datos personales del donante Datos financieros (Campaña, designación, tipo de (26 de consumo o 27 patrimonial) Condiciones de la (si tiene o no contrapartida) -Hoja de vida del -Formato de administración de Datos Maestros El formato es firmado por la Directora de Desarrollo, Líder de Desarrollo, Vicerrector de Desarrollo y Egresados. Con el formato de Hoja de Vida del Segmento se envía el Formato de administración de Datos Maestros (se descarga de la página TEA) en el cual se especifica el nombre y el tipo de que se está solicitando. 10 Gestionar o reglamento con donante y crear promesa en Remitirse a la Actividad Creación de promesa Se crea una promesa que contenga el detalle del Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Diversificación de Ingresos Gestión de Consecución de compromiso (monto, fecha inicio, fecha fin, forma de pago y fondo). Para las donaciones realizadas a través de tarjeta de crédito, la promesa es generada automáticamente en por el sistema pagos online. Para las otras formas de donaciones, la promesa se crea manualmente hasta por 12 meses y monto menor a $1.000mm. 12 Generar Hoja de vida del Remitirse a la Actividad 8. Hoja de vida 4. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 03/07/ Publicación 22/09/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 03/07/2015 REVISÓ APROBÓ Stephanie Munera a y Financiero 16/07/2015 Maria Fernanda Benitez a 16/07/2015 Stephanie Munera a y Financiero 16/07/2015 Maria Fernanda Benitez a 16/07/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 5