Expedición de paz y salvo PRO FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices: Lineamientos: RESPONSABILIDADES Responsable del proceso: Responsabilidades : DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo: Expedición de paz y salvo Descripción de actividades: Expedición de paz y salvo DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACION... 7

2 1. OBJETIVO Verificar que los usuarios Uniandinos, se encuentren a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas en relación con el pago de multas pendientes o con la entrega de libros. 2. ALCANCE El proceso inicia con una solicitud de paz y salvo por parte del usuario, y finaliza con la inactivación del usuario en el sistema. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices: Manual de registro de notas en Symphony Reglamento Sistema Bibliotecas 3.2. Lineamientos: El paz y salvo sólo se expedirá físicamente a los estudiantes que no tienen multas pendientes. El Área Administrativa generará un reporte masivo en Symphony, solamente si el listado que remite Gestión Humana supera los 20 estudiantes. En caso contrario, el proceso debe realizarse de forma manual como se viene gestionando hasta el momento. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: JEFE - SBSER Responsabilidades : Auxiliar Bibliotecas: Se verifica en el sistema Banner si el usuario se encuentra matriculado en el periodo actual.

3 Si el usuario es estudiante y va continuar adelantando estudios en otros programas, se entregará el paz y salvo y no se desactiva en el sistema, se deberá entonces hacer la nota correspondiente para este caso. Una vez verificado en el sistema que los usuarios no tiene pendientes con el Sistema de Biblioteca se reenviará la información a la Jefatura de Servicios de Información, la Coordinación de Servicios y el Gestor de Sala Virtual. Se enviará correo a los estudiantes candidatos a grado y a los profesores y empleados con multas o préstamos pendientes, con copia al jefe de oficina de Registro y GHDO, invitándolos a ponerse al día. Únicamente se entregará el formato de paz y salvo en el Punto de Información a estos usuarios cuando se pongan al día con el Sistema de Bibliotecas con el fin de facilitar el control de Admisiones y Registro y GHDO. Se realizarán estadísticas de cuántos paz y salvo de aspirantes a grado y de empleados se han otorgado por parte del Sistema de Bibliotecas. Jefe de Servicios de Información Envía correo con la lista de estudiantes que se encuentran con pendientes o en mora en el Sistema a la Oficina de Admisiones y Registro. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo: Expedición de paz y salvo 5.2. Descripción de actividades: Expedición de paz y salvo ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de paz y salvo Usuarios con acceso al Sistema de Bibliotecas: estudiantes, profesores, empleados Usuario inactivo en el sistema Usuario: empleado, estudiante, profesor

4 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS 1 2 Enviar lista de estudiantes a graduarse Notificar retiro de un empleado Admisiones y Registro envía lista estudiantes próximos a graduarse para verificar su estado de cuenta con el Sistema de Bibliotecas. A través de un correo electrónico enviado por GHDO, se notifica el retiro de un empleado, para validar su estado de cuenta con el Sistema de Bibliotecas. DIRECCIÓN DE ADMISIONES Y REGISTRO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO Y BIENESTAR 3 Verificar multas, préstamos y/o solicitudes en el sistema Se verificará en Symphony que el usuario (estudiante o empleado) no tenga multas pendientes por cancelar, ni libros cargados en su cuenta. -El responsable de realizar esta tarea para el caso de los estudiantes es un Auxiliar de Punto de Información. -El responsable de realizar esta tarea para el caso de empleados es el Coordinador de Servicios. Symphony 4 Enviar notificaciones A través de correo electrónico se le notifica al usuario sobre su estado de cuenta indicándole las multas pendientes que debe saldar, para poder obtener el certificado de paz y salvo. Adicionalmente, el Jefe de Servicios envía un correo a Admisiones y Registro con la lista de estudiantes con multa. Se da inicio el proceso de Conciliación de multas. Lista de estudiantes sin paz y salvo 5 Expedir certificado de paz y salvo El certificado de paz y salvo se expide únicamente a los estudiantes que no tienen multas pendientes. Paz y salvo 6 Generar y enviar lista de empleados con y sin paz y salvo Se genera una lista de los empleados con y sin paz y salvo y se le envía por correo a la Dirección de Admisiones y Registro y GHDO. Lista de empleados con y sin paz y salvo 7 Recibir listado de empleados con y sin paz y salvo Se recibe por correo la lista de empleados con y sin paz y salvo. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO Y BIENESTAR

5 Expedición de paz y salvo MACROPROCESO Recursos Académicos NIVEL 1 Recursos Bibliográficos NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica 6. DEFINICIONES GHDO: Gestión Humana y Desarrollo Organizacional Paz y salvo: Documento que certifica que el usuario se encuentra o no libre de multas o documentos cargados en el Sistema de Bibliotecas. Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Conciliación de multas Formato paz y salvo ISO-9001_2008 Lista de estudiantes sin paz y salvo REGISTRO DE NOTAS FINAL REGLAMENTO DE 8. INDICADORES FICHA DEL INDICADOR USUARIOS CON PENDIENTES SOLUCIONADOS Código del indicador IND Responsable del indicador Gestor de Servicios Sala Virtual Objetivo Método de Medición Identificar el porcentaje de usuarios que al finalizar su actividad académica con la Universidad, se encuentran con deudas o pendientes con el Sistema de Bibliotecas y realizan exitosamente la conciliación de multas o pendientes. Recopilar la información de las listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO filtrando los registros para identificar el número de deudores aspirantes a grado y contrarrestándolo con el total de casos resueltos. Unidad de Medida Porcentaje Fórmula [# de usuarios con pendientes o deudas solucionadas/ # de usuarios con pendientes o deudas]*100 Variables Numerador: # de usuarios con pendientes o deudas solucionadas

6 Denominador: # de usuarios con pendientes o deudas Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO Registro y control de punto de información Grupo de estudiantes candidatos a grado o empleados reportados por retiro de la universidad Anual Meta Menos del 5% Observaciones USUARIOS EN MORA Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Gestor de Servicios Sala Virtual Identificar el porcentaje de usuarios que al finalizar su actividad académica con la Universidad, se encuentran con deudas o pendientes con el Sistema de Bibliotecas. FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Recopilar la información de las listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO filtrando los registros para identificar el número de deudores aspirantes a grado o por retiro de la universidad, y contrarrestándolo con el total de graduados y retirados en el año. Porcentaje [# de paz y salvos expedidos en el año / (# Total de graduados en el año + empleados reportados por retiro de la universidad)]*100% Numerador: # de paz y salvos expedidos en el año Denominador: # total de graduados el año y empleados reportados por retiro de la universidad Limitaciones Fuente de datos Listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO Total de graduados: Oficina de egresados Granularidad Periodicidad Grupo de estudiantes candidatos a grado o empleados reportados por retiro de la universidad Anual Meta Menos del 5% Observaciones

7 9. RIESGOS CALIDAD DE SERVICIO Demora en la expedición del paz y salvo o conciliación de la multa. SEGURIDAD Expedir un paz y salvo sin una conciliación de multas o devolución de material bibliográfico. OPERATIVO Enviar dentro de la lista de empleados o estudiantes, algún usuario que no esté en mora o tenga algún pendiente. No enviar dentro de la lista de empleados o estudiantes, algún usuario que esté en mora o tenga algún pendiente 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 13/05/2015 Publicación 12/01/ APROBACION NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 13/05/2015 REVISÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015 Alberto Monsalve Coordinador Servicios 03/11/2015 APROBÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015