Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Conciliación de inventario de la librería Descripción de actividades - Conciliación de inventario de la librería DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Verificar que los inventarios registrados por la librería coincidan con los inventarios registrados de los proveedores para cumplir con los contratos de consignación. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud del proveedor del reporte de inventario y finaliza archivando el paz y salvo de la conciliación. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos La conciliación se realiza a solicitud del proveedor. Los reportes de inventarios se generan cada fin de mes. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad 4.2. Responsabilidades Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad Asegurar que el proceso de conciliación se lleve a cabo satisfactoriamente. : Asegurar que las inconsistencias se confirmen, y asegurar el pago de las pérdidas confirmadas. Asegurar que se entregue y archive el paz y salvo a la fecha. : Enviar las inconsistencias identificadas en el inventario físico. 5. DEFINICIONES Kardex: Registro de la mercancía en almacén. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Conciliación de inventario de la librería 5.2. Descripción de actividades - Conciliación de inventario de la librería ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud del proveedor del inventario físico.. Paz y Salvo de la conciliación y Librería. PRO Cuentas por Pagar generadas desde MM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Enviar correo de solicitud Contestar correo de solicitud Generar reporte y enviar al proveedor Hacer cruce con kardex e informar Solicitar a proveedor Kardex 6 Enviar Kardex Revisar inconsistencias Enviar soporte a proveedor informando que puede facturar Armar cuadro con diferencias de Se envía el correo electrónico a la Gestora de la librería solicitando el reporte del último inventario físico realizado. Contestar correo informando la fecha de generación del reporte de inventario físico para realizar la atención a la solicitud. El reporte se genera cada fin de mes. Generar en retail pro el informe del último inventario físico realizado y se envía por correo electrónico al proveedor. Hace cruce entre el reporte enviado por la universidad y el kardex e informar resultado del cruce. Solicitar al proveedor por correo electrónico el Kardex de título por título para realizar revisión y validación de inconsistencias. Enviar por correo electrónico el Kardex solicitado. Se verifican los recibidos, devoluciones a proveedor, ventas y ajustes de los títulos que presentaron inconsistencias. Se envía el soporte de la inconsistencia reportada. Generar cuadro con las diferencias de inventario para facturar. Asistente administrativo RetailPro Solicitud Informe de inventario Correo con resultados Kardex de proveedor Soporte Cuadro de diferencias Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 inventario para facturar 10 Facturar inventario 11 Liberar factura 12 Solicitar paz y salvo a la fecha 13 Enviar paz y salvo Se radica la factura en la Universidad en Cuentas por Cobrar. Aprobar la factura para realizar el pago correspondiente. Solicitar al proveedor por correo electrónico el paz y salvo a la fecha de la conciliación. Se envía por correo electrónico el paz y salvo del inventario a la fecha. Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad 14 Archivar paz y salvo Archivar el paz y salvo. SAP Factura Paz y Salvo 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Cuentas por Pagar generadas desde MM Kardex del proveedor. 8. INDICADORES 9. RIESGOS OPERATIVO Errores de digitación Error de etiquetado CALIDAD DE SERVICIO SEGURIDAD Pérdida o hurto de elementos del inventario. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 18/05/ Publicación 29/07/ APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA Ingeniera de procesos- Rocío Pérez Planeación y Efectividad 18/05/2016 Institucional Leydy Katerine Barrera Calderon Gina Astrid Morales Ramirez Alberto Poveda Caputo Jimena Hernandez Borrero Analista auditoría Auditoría interna Gestor administrativo Negocios y Servicios a la Comunidad Coordinador de procesos- Planeación y Efectividad Institucional Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad 29/04/ /07/ /07/ /07/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 5