INSTRUCTIVO ENTREGA Y DEVOLUCION DE ACTIVOS CÓDIGO: CACT_IN_003

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1 INSTRUCTIVO ENTREGA Y DEVOLUCION DE ACTIVOS CÓDIGO: CACT_IN_00 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 06/0/06 Emisión Inicial del Documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Control Gestor HSEQ Vicepresidencia Administrativa

2 Página: de PROCESO: PROCEDIMIENTO/ DOCUMENTO DE REFERENCIA: ACTIVIDAD: CCAT_PR_00 Administración de Equipos Controlar los movimientos de los activos.. Descripción / Desarrollo RECEPCION DE ACTIVOS FIJOS La recepción de activos se puede presentar de la siguiente manera: De Proveedor a Almacén Principal De Almacén principal a proyecto De Proyecto a Proyecto De Proveedor a Proyecto Recibir activo teniendo en cuenta las observaciones de la OC, Traslado Stone, y CACT-FO-009 Salida de elementos. Verificar que cumpla las características específicas (unidades, referencias, marca, color, serial, etc.) en caso de que haya alguna observación se debe dejar por escrito. Reportar al área de compras y control de activos el recibido de los activos. Identificar con el sticker y pirograbador en número de inventario. No aplica para activos alquilados Diligenciar el formato Fijos y Equipos sin omitir ningún dato de la información allí solicitada. Solicitar el número de radicado al área de control de activos Almacenista Aux Almacen Lider Sistemas Proyecto Administrativo/a Devolución de Fijos y Equipos /CACT-FO Salida de elementos Sticker numero de inventario Devolución de Fijos y Equipos

3 Página: de 6 Entregar al usuario y hacer firmar el Acta Fijos y Equipos Enviar por correo electrónico el acta debidamente diligenciada y firmada al área de control de activos Devolución y o Traspaso De DEVOLUCION ACTIVOS FIJOS La devolución de activos se puede presentar por las siguientes situaciones: Por reposición Por daño o deterioro Porque ya no se requiere Por devolución al proveedor Notificar al área de control de activos el motivo de la devolución Diligenciar el formato Fijos y Equipos sin omitir ningún dato de la información allí solicitada. Entregar al Almacenista/Lider de Área/Administrativo de proyecto los activos a devolver. de de Fijos y Equipos de de Fijos y Equipos

4 Página: de Definir y notificar al área de control de activos si el cargo vacante va a ser reemplazado, de ser así los activos quedaran en custodia del jefe de área o almacenista y tendrán un plazo máximo de 0 días calendario para la reasignación del nuevo responsable. Si cumplido el plazo no se concluyó la contratación, estos activos deberán ser devueltos al Almacen principal. Gestionar el envió de los activos según lo establecido en el GA-IN-00. Instructivo para el transporte de mercancía Proyecto/Almac enista Proyecto/Almac enista GA-IN-00. Instructivo para el transporte de mercancía / CACT-FO Salida de elementos DEVOLUCION POR RETIRO DE PERSONAL Informar por correo electrónico al área de control de activos el personal que tiene terminación de contrato. Revisar y enviar al área de Gestión Humana el formato Acta Recibir y custodiar los activos devueltos por el trabajador retirado. Notificar al Jefe del Área en proyecto y control de activos sobre los activos que no son entregados directamente por estar en campo. Auxiliar de Nomina Administrativa/ Almacenista/Jef e de Área de de Fijos y Equipos /Celular y correo electrónico

5 Página: de 6 6 Enviar el formato Acta con sus observaciones y debidamente firmado al área de control de activos. Controlar y garantizar que los activos que no fueron devueltos por están en campo, sean reasignados o enviados al Almacen de proyecto o Almacen principal. Firma el formato GH-FO-0. Paz y Salvo del trabajador retirado. Administrativa/ Almacenista GH-FO-0. Paz y Salvo. Consideraciones: Para realizar traslado de activos fijos entre proyectos el único formato autorizado es CACT-FO- 009 Salida de Elementos. Todo traslado de activos debe tener registros fotográficos del estado en que se envían dichos activos.. Documentos de Referencia: CACT_FO_009 Salida de Elementos CACT_FO_00 Acta fijos y Equipos menores CACT_PR_00 Administración Equipos