PROCEDIMIENTO MARCO DE GESTION DE USUARIOS DE LOS SISTEMAS INFORMATICOS

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1 PROCEDIMIENTO MARCO DE GESTION DE USUARIOS DE LOS SISTEMAS INFORMATICOS

2 Edición 1 Página 2 de 12 CONTROL DE REVISIONES Revisión Fecha Modificaciones Abril 2014 NOTA: se identificará en rojo en el cuerpo del documento la última modificación realizada Elaborado Revisado Aprobado Álvaro Gómez Álvaro Gómez

3 Edición 1 Página 3 de 12 INDICE 1 OBJETIVO 2 ALCANCE 3 Sistema ERP 3.1 Definición ERP 3.2 Alta de usuario 3.3 Modificación de usuario 3.4 Cambio de Clave 3.5 Baja de usuario 3.6 Respuesta de Control Interno y Auditoría Interna 3.7 Respuesta del Área de Sistemas 4 Sistema GESPROEI 4.1 Definición GESPROEI 4.2 Alta de usuario 4.3 Modificación de usuario 4.4 Baja de usuario de un Proyecto 4.5 Baja de un usuario 4.6 Cambio de Clave 4.7 Respuesta del Área de Sistemas 5 Sistema Gestor Documental 5.1 Definición Gestor Documental 5.2 Alta de usuario 5.3 Modificación de usuario 5.4 Cambio de Clave 5.5 Baja de usuario 5.6 Respuesta del Área de Sistemas

4 Edición 1 Página 4 de OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es la definición del proceso aplicable para el manejo y la gestión de usuarios (alta, modificación, baja) en los programas informáticos que maneja la Organización: ERP, GESPROEI y Gestor Documental. Este procedimiento busca estandarizar las solicitudes sobre los usuarios estableciendo responsabilidades sobre asignación de atributos de acuerdo al perfil y las funciones de los usuarios. 2. ALCANCE El alta, baja o modificación de un usuario en cualquiera de las aplicaciones debe ser solicitado por el responsable o gestor de administración de cada oficina, estableciendo los privilegios necesarios en cada aplicación de acuerdo a sus funciones. Este procedimiento es de aplicación obligatoria para todas las solicitudes, de las distintas oficinas, sobre los usuarios de los sistemas de la Organización, y es el único reconocido para que el Área de Sistemas efectúe el proceso solicitado. 3. Sistema ERP 3.1 Definición ERP Es un software empresarial, sistema de gestión integrable y escalable que abarca las Áreas financiera contable, recursos humanos y nómina con diferentes módulos adecuados a la estructura de la Organización. Cuenta con los módulos de: Contabilidad General, Control Bancario, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Presupuesto Financiero, Caja Chica, Activos Fijos, Recursos Humanos, Control de Vacaciones y Control de Nómina. El ERP se encuentra en un servidor de aplicaciones al cual todos los usuarios tienen acceso mediante una conexión de escritorio remoto con un usuario y contraseña asignados por el Área de Sistemas de acuerdo a la solicitud del responsable o gestor de administración de cada oficina de la Organización.

5 Nombres y Apellidos Correo electrónico Usuario Skype Contabilidad General Control Bancario Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Presupuesto Financiero Caja Chica Activos Fijos Recursos Humanos Control Vacaciones Control de Nómina Elaboración Pagos Conciliaciones Banc Temporal Conciliaciones Banc Definitiva Diferencial Cambiario Tipo de Cambio PROCEDIMIENTO MARCO DE GESTION DE Edición 1 Página 5 de Alta de usuario El responsable o gestor de administración de la oficina debe enviar una solicitud a través de un correo electrónico desde su cuenta institucional al responsable del Área de Sistemas de la oficina España con copia al Director de su oficina y a las Áreas de Control Interno Financiero y Auditoría Interna de la Organización solicitando la creación de un usuario. En caso que exista alguna objeción sobre los atributos solicitados por parte de Auditoría Interna o Control Interno Financiero, estos departamentos enviarán respuesta al correo de solicitud con dichas observaciones y el área de Sistemas no dará los atributos en objeción. El asunto de la solicitud debe ser: Alta usuario ERP. Se debe adjuntar a la solicitud, el Anexo I. Privilegios ERP, cumplimentando por cada usuario: nombres y apellidos, dirección de correo electrónico institucional y nombre del usuario de Skype para realizar soporte, en cada opción debe seleccionar los atributos: Si el usuario puede consultar y generar reportes: Si el usuario va a modificar/crear: En caso de no tener ningún acceso: C M N

6 Nombres y Apellidos Correo electrónico Usuario Skype Contabilidad General Control Bancario Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Presupuesto Financiero Caja Chica Activos Fijos Recursos Humanos Control Vacaciones Control de Nómina Elaboración Pagos Conciliaciones Banc Temporal Conciliaciones Banc Definitiva Diferencial Cambiario Tipo de Cambio PROCEDIMIENTO MARCO DE GESTION DE Edición 1 Página 6 de 12 En caso de que uno o más usuarios necesiten otros privilegios específicos debe indicarlo en este correo, señalando: el o los módulos del ERP y sobre que opciones o ventanas se debe incluir los privilegios solicitados (lectura, escritura, modificación, aplicación, aprobación, etc.). 3.3 Modificación de usuario El responsable o gestor de administración de la oficina debe enviar un correo desde su cuenta institucional al responsable del Área de Sistemas de la oficina España con copia al Director de su oficina y a las Áreas de Control Interno Financiero y Auditoría Interna de la Organización solicitando la modificación de privilegios de un usuario. En caso que exista alguna objeción sobre los atributos solicitados por parte de Auditoría Interna o Control Interno, estos departamentos enviarán respuesta al correo de solicitud con dichas observaciones y Sistemas no dará los atributos en objeción. El asunto de la solicitud debe ser: Modificar usuario ERP. Debe adjuntar a la solicitud el Anexo I. Privilegios ERP, cumplimentando por cada usuario: nombres y apellidos, dirección de correo electrónico institucional y nombre del usuario de Skype para realizar soporte, en cada opción debe seleccionar los atributos: Si el usuario puede consultar y generar reportes: Si el usuario va a trabajar/crear/modificar: En caso de no tener ningún acceso: C M N

7 Edición 1 Página 7 de 12 En caso de que uno o más usuarios necesiten otros privilegios específicos debe indicarlo en este correo, señalando: el o los módulos del ERP y sobre que opciones o ventanas se debe incluir los privilegios solicitados (lectura, escritura, modificación, aplicación, aprobación, etc.). 3.4 Cambio de Clave/Contraseña Si algún usuario olvida su contraseña para acceder al escritorio remoto o al ERP debe enviar un correo desde su cuenta institucional al responsable del Área de Sistemas de la oficina España, con copia al responsable o gestor de administración de su oficina, explicando con detalle su solicitud. 3.5 Baja de usuario En el caso de una baja de personal (por renuncia o despido) o cambio de área de trabajo y ya no precise utilizar el sistema ERP, esta se debe notificar inmediatamente al Área de Sistemas de la oficina España solicitando la baja del usuario en el sistema ERP, para ello el responsable o gestor de administración de la oficina enviará un correo desde su cuenta institucional al responsable del Área de sistemas de la oficina España, con copia al Director de su oficina y a las Áreas de Control Interno Financiero y Auditoría Interna, solicitando la baja de un usuario. El asunto de la solicitud debe ser: Baja usuario ERP. 3.6 Respuesta de Control Interno Financiero y Auditoría Interna Las Áreas de Control Interno Financiero y Auditoría Interna se encargaran de revisar las solicitudes de Alta y Modificación de Usuario. En caso, de encontrar reparos o inconsistencias en los atributos asignados al usuario, responderá al correo, indicando las objeciones y quedando por tanto estos atributos pendientes de otorgar hasta su resolución. 3.7 Respuestas del Área de Sistemas De acuerdo a la solicitud recibida, el Área de sistemas procederá a realizar el proceso correspondiente y lo informará pulsando la opción responder a todos al correo recibido. - Alta de usuario. Se anexará al correo respuesta la dirección de correo del usuario y se indicará su código con una contraseña temporal asignada para ingresar al escritorio remoto y al ERP con las indicaciones para que la cambie en el primer ingreso.

8 Edición 1 Página 8 de 12 - Modificación usuario. Se indicará que el proceso se ha efectuado con éxito. - Cambio de Clave. Se indicará la nueva contraseña temporal para ingresar al escritorio remoto y/o al ERP según sea el caso, con las indicaciones para que cambie esta contraseña temporal que se le ha asignado. - Baja de usuario. Se indicará que el proceso se ha efectuado con éxito. 4. Sistema GESPROEI 4.1 Definición GESPROEI GESPROEI es una aplicación WEB cuyo objetivo es la gestión, control y seguimiento integral de la información técnica y económica de los convenios y/o proyectos. Es indispensable que cada empleado cuente con un usuario único e intransferible y de su responsabilidad, este usuario contará con privilegios que dan acceso a las diferentes secciones del aplicativo. Los usuarios se asignaran a los proyectos y pueden pertenecer a uno de estos tipos: - Coordinador: gestión administrativa del proyecto. - Técnico: gestión técnica del proyecto. - Auditor: consultar los datos del proyecto. En caso de asignación a un nuevo proyecto es necesario solicitar la creación del proyecto con sus datos básicos. Este procedimiento se indica en el Procedimiento de Creación y Gestión de Proyectos en GESPROEI. 4.2 Alta de usuario El responsable o gestor de administración de la oficina debe enviar un correo desde su cuenta institucional al responsable del área de Sistemas de la oficina España y al responsable del GESPROEI, con copia al Director de su oficina y a las áreas de Control Interno Proyectos y Auditoría Interna de la Organización, solicitando la creación de un usuario. El asunto de la solicitud debe ser: Alta usuario GESPROEI. Debe adjuntar a la solicitud el siguiente cuadro, cumplimentando por cada usuario: nombres y apellidos, dirección de correo electrónico institucional y nombre del usuario de Skype para realizar soporte, adicionalmente, debe incluir el código de cada uno de los proyectos a los que tendrá acceso y marcando con una X el tipo de usuario asignado.

9 Edición 1 Página 9 de 12 Nombre y Apellidos Correo electrónico Código Usuario ERP Código Proyectos Coordinador Técnico Auditor 4.3 Modificación de usuario El responsable o gestor de administración de la oficina enviará un correo al responsable de sistemas de la oficina España y al responsable del GESPROEI, con copia al Director de su oficina y a las áreas de Control Interno Proyectos y Auditoría Interna de la Organización, solicitando la modificación de un usuario. El asunto de la solicitud debe ser: Modificar usuario GESPROEI. Debe adjuntar a la solicitud el siguiente cuadro, cumplimentando por cada usuario: nombres y apellidos, dirección de correo electrónico institucional y nombre del usuario de Skype para realizar soporte, adicionalmente, debe incluir el código de cada uno de los proyectos a los que tendrá acceso y marcando con una X el tipo de usuario asignado. Nombre y Apellidos Correo electrónico Código Usuario ERP Código Proyectos Coordinador Técnico Auditor 4.4 Baja de usuario de un Proyecto En el caso de dar de baja un usuario de un Proyecto se debe notificar al Área de Sistemas de la oficina España haciendo la solicitud por parte del responsable o gestor de administración de la oficina mediante un correo desde su cuenta institucional al responsable del Área de sistemas de la oficina España y al responsable del GESPROEI. El asunto de la solicitud debe ser: Baja usuario de un Proyecto. Se debe incluir el código o códigos de los proyectos de los cuales el usuario se dará de baja.

10 Edición 1 Página 10 de Baja de usuario En el caso de una baja de personal (por renuncia o despido) o cambio de área de trabajo y ya no precise utilizar el sistema GESPROEI, esta se debe notificar inmediatamente al Área de Sistemas de la oficina España solicitando la baja del usuario en el sistema GESPROEI, para ello el responsable o gestor de administración de la oficina enviará un correo desde su cuenta institucional al responsable del Área de sistemas de la oficina España y al responsable del GESPROEI, con copia al Director de su oficina y a las Áreas de Control Interno Proyectos y Auditoría Interna, solicitando la baja de un usuario. El asunto de la solicitud debe ser: Baja de usuario del GESPROEI. 4.6 Cambio de Clave/Contraseña Si algún usuario olvida su contraseña para acceder al sistema GESPROEI debe solicitar nueva contraseña por medio de un correo desde su cuenta institucional al responsable del Área de Sistemas de la oficina España y al responsable del GESPROEI, con copia al responsable o gestor de administración de su oficina, explicando con detalle su solicitud. 4.7 Respuestas del Área de Sistemas De acuerdo a la solicitud recibida, el área de Sistemas procederá a realizar el proceso correspondiente y lo informará pulsando la opción responder a todos al correo recibido. - Alta de usuario. Se anexará al correo respuesta la dirección de correo del usuario y se indicará su código con una contraseña temporal asignada para ingresar GESPROEI con las indicaciones para que la cambie en el primer ingreso. - Modificación usuario. Se indicará que el proceso se ha efectuado con éxito. - Baja de usuario. Se indicará que el proceso se ha efectuado con éxito. - Cambio de clave. Se indicará la nueva contraseña temporal para ingresar al GESPROEI con las indicaciones para que cambie esta contraseña temporal que se le ha asignado al ingresar por primera vez. 5. Sistema Gestor Documental 5.1 Definición Gestor Documental

11 Edición 1 Página 11 de 12 El Gestor Documental es una herramienta que almacena y clasifica todos los documentos en origen en formato digital, o en su defecto, los digitalizados en la Organización. En este sistema se encuentra toda la documentación digitalizada de la OEI necesaria para el desarrollo de sus actividades y adicionalmente, se incluye la correspondencia, ya sea recibida o enviada. Sus objetivos fundamentales son: Catalogar e introducir en el sistema de gestión la información de los documentos de toda la Organización, de tal manera que queden registrados de forma univoca. Realizar búsquedas de manera fácil y rápida de toda esta documentación y poder compartir esa información entre los distintos actores que intervienen sin importar su ubicación. 5.2 Alta de usuario El responsable o gestor de administración de cada oficina enviara un correo de su cuenta institucional con la asignación de una persona responsable del Gestor Documental con copia al Director de su oficina y a las áreas de Control Interno Financiero y Auditoría Interna de la Organización. El coordinador del Gestor Documental de la oficina debe enviar un correo desde su cuenta institucional al responsable del área de Sistemas de la oficina España y al responsable del Gestor Documental solicitando la creación de un usuario. El asunto de la solicitud debe ser: Alta usuario del Gestor Documental. Además, se debe indicar los privilegios que tendrá dicho usuario en el sistema. Al dar de alta a un usuario la aplicación le asignará automáticamente un usuario y una contraseña (alfanumérica), se recomienda que en el primer ingreso se cambie en el directorio Cambiar Contraseña por una de fácil recordación. 5.3 Modificación de usuario El coordinador del Gestor Documental de la oficina debe enviar un correo desde su cuenta institucional al responsable del área de Sistemas de la oficina España y al responsable del Gestor Documental solicitando la modificación de los privilegios del usuario. El asunto de la solicitud debe ser: Modificación usuario del Gestor Documental. Además, se debe indicar los nuevos privilegios que tendrá dicho usuario en el sistema.

12 Edición 1 Página 12 de Cambio de Clave/Contraseña Si algún usuario olvida su contraseña para acceder al Gestor Documental, puede solicitar cambiar la contraseña a través de la ventana de inicio a la aplicación, en la opción: Olvidaste la contraseña?, se recomienda cambiar al comienzo de utilizar la aplicación, en la siguiente ventana: 5.5 Baja de usuario En el caso de una baja de personal (por renuncia o despido) o cambio de área de trabajo y ya no precise utilizar el Gestor Documental, esta se debe notificar inmediatamente al Área de Sistemas de la oficina España solicitando la baja del usuario, para ello el coordinador del Gestor Documental de la oficina debe enviar un correo desde su cuenta institucional al responsable del área de Sistemas de la oficina España y al responsable del Gestor Documental solicitando la baja del usuario. El asunto de la solicitud debe ser: Baja usuario del Gestor Documental. 5.6 Respuestas del Área de Sistemas De acuerdo a la solicitud recibida, el Área de sistemas procederá a realizar el proceso correspondiente y lo informará pulsando la opción responder a todos al correo recibido. - Alta de usuario. Se anexará al correo respuesta la dirección de correo del usuario y se indicará su código con una contraseña temporal asignada para ingresar al Gestor Documental con las indicaciones para que la cambie en el primer ingreso. - Modificación usuario. Se indicará que el proceso se ha efectuado con éxito. - Baja de usuario. Se indicará que el proceso se ha efectuado con éxito.

13 ANEXO I PRIVILEGIOS ERP

14 Contabilidad General Control Bancario Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Presupuesto Financiero Caja Chica Activos Fijos Recursos Humanos Control Vacaciones Control de Nómina Elaboración Pagos Conciliaciones Banc Temporal Conciliaciones Banc Definitiva Diferencial Cambiario Tipo de Cambio PROCEDIMIENTO DE GESTION DE Anexo I. Privilegios ERP Nombres y Apellidos Correo electrónico Usuario Skype