FONCODES. Manual de Usuario. Registro de Informes. Equipo de Trabajo de Sistemas. Marzo Página 1

Transcripción

1 FONCODES Equipo de Trabajo de Sistemas Manual del Usuario Registro de Informes Marzo 2012 Página 1

2 INDICE Índice... 2 Ingresar al Sistema... 3 Registrar Informe... 5 Informe Mensual... 6 Informe Quincenal Cambiar fechas del Proyecto Cambiar Fecha de Inicio de Obra Cambiar Fecha de Paralización Cambiar Fecha de Reinicio de Obra Registro de Georeferenciación Cambiar Contraseña Cerrar Cesión Página 2

3 INGRESAR AL SISTEMA Ingrese a la Página: Se mostrará la ventana de Ingreso, en la cual deberán registrar su Usuario y contraseña, luego se dar clic en Aceptar. Aparece el menú principal el cual consta de 5 opciones: Página 3

4 Registro de Informes - En la cual podrá ver los proyectos asignados y su programación de informes en para realizar el ingreso de su Informe mensuales y quincenales o adicionales. Cambiar Fechas Del Proyecto - En la cual podrá cambiar las fechas importantes del Proyecto como: Fecha de Inicio de obra, fecha de Paralización y fecha de reinicio de Proyecto. Registro de Georeferenciación - En la cual podrá registrar la georeferenciación de los Proyectos/Convenios. Cambiar Contraseña - En la cual podrá cambiar la contraseña de inicio de Sistema. Cerrar Sesión - Que permite cerrar de forma confiable la sesión apertura da. Página 4

5 REGISTRO DE INFORMES Seleccione Registro de Informes A continuación aparece la relación de Convenios, seleccionar aquél al que desea realizar el registro de informe, hacer clic en el Botón con el número de convenio. A continuación aparece la relación de Informes pendientes a registrar (Estado N), seleccionar el informe que corresponde, Adicionalmente aparecerá la Opción Ingrese un Informe Adicional, el cual permite ingresar los informes Quincenales o en caso que haya una incidencia que reportar. Página 5

6 Informe Mensual: Página 6

7 Informe Mensual: A continuación aparecerá una pantalla donde se registra los datos del Informe Mensual. Página 7

8 Seleccione el mes al que corresponde el informe, ello influirá en las fechas del Informe. Seleccione la Condición de la Obra. De estar la Obra Paralizada, deberá Ingresar la fecha de paralización, seleccionar el motivo e indicar las acciones tomadas. Para ingresar la Fecha de Paralización deberá hacer clic sobre la casilla y seleccionar la fecha, la cual debe comprender entre la fecha de inicio de obra y la fecha de registro. Página 8

9 La fecha de reinicio de obra debe ser superior a la fecha de paralización, es un campo obligatorio si la obra se encuentra Paralizada. A continuación debe seleccionar el motivo de la paralización. Adicionalmente deberá ingresar las Acciones tomadas. Página 9

10 De estar la obra Atrasada, deberá seleccionar el motivo del Atraso. Si el motivo del atraso es Obra Atrasada por Otros Motivos, deberá registrarlos en Otro Adicionalmente deberá ingresar las Acciones tomadas. De estar la Obra Terminada, deberá ingresar la Fecha real de Terminación y el % de Avance Físico Estimado deberá ser Página 10

11 A continuación debe Ingresar el porcentaje de avance físico estimado que tiene el proyecto, este avance deberá ser ingresado entre el porcentaje del avance anterior y el porcentaje del avance programado, de ser menor al avance programado cambiará el estado del proyecto a obra atrasado, teniendo que ingresar el Motivo y las Acciones tomadas. A continuación debe Ingresar la Fecha de Avance Físico Estimado, esta fecha debe pertenecer al mes del que corresponde el informe, no debe ser mayor a la fecha de registro ni menor al de inicio de obra Página 11

12 Si tiene modificaciones al proyecto debe indicar de que tipo fueron. De seleccionar alguna distinta a Ninguna deberá seleccionar la Causal de la Modificación y registrar un detalle breve. Aquí podrá ingresar el detalle de las modificaciones al proyecto. A continuacion debe ingresar las 4 fotos del informe, para ello debe hacer clic en Adjuntar Fotos. A continuación parecerá una ventana solicitando las 4 fotos para adjuntarlos al Informe, haga clic en Examinar Página 12

13 En esta ventana podrá buscar y escoger la fotografía a adjuntar para el informe, y clic en Abrir, repita este procedimiento para las 4 fotografías. Las fotos deben tener un peso menor a 1 Mega byte (Mb) o inferior a 1024 Kilo bytes (Kb), de ser superiores saldrán resaltadas y tendrá que adjuntarlas nuevamente. Una vez que seleccione las 4 Fotos dar clic a Guardar Fotos Página 13

14 Si el las fotos son inferiores a 1Mb podrá adjuntarlas en el Informe, para ello dar clic en Aceptar Si las fotos adjuntadas fueran superiores a 1Mb aparecerá el siguiente mensaje Y pedira volver a adjuntar las imágenes Página 14

15 De estar todo bien regresara a la ventana anterior de Registro de Informes para Finalmente dar clic en Guardar, el cual almacenara el registro. Si no hubiera ningún error regresara a la ventana de Selección de convenios, donde podremos ver nuestro registro y enviarlo si estamos conforme, si no se envía solo quedara registrado en el sistema, es necesario enviarlo para su revisión y aprobación Página 15

16 Para enviar un informe ya registrado debe ingresar al convenio en donde realizo el registro. La cual mostrara la ventana con el Informe en estado Registrado (R), en el cual podremos verlo, reemplazarlo o enviarlo para su revisión. Para poder ver el Informe ya registrado oprimimos en número del informe que deseamos ver. El cual aparecerán unos mensajes, el primero le indicara si desea enviarlo, si acepta el envío el estado del informe pasara a enviado y ya no podrá modificarlo. Si le da a Cancelar aparecerá otro mensaje el cual le indica si desea Reemplazar el informe ya registrado, esto es muy útil si considera que hubo un error en el registro, y aparecerá una ventana similar a la de registro de informe donde solicitara volver a registrar el informe. Página 16

17 Si le damos a Cancelar aparecera otro mensaje el cual le indicara si desea Ver el Informe ya registrado. Al hacer clic en Aceptar aparecerá la siguiente ventana con el registro de informe que hemos realizado, la cual podremos revisar las fotos adjuntadas o enviarlo para su revisión y aprobación Página 17

18 Una vez enviado el informe debe ser revisado, aprobado o desaprobado por el Supervisor de Proyectos, o automáticamente aprobado después de 3 días por el Sistema. Cuando el informe esta enviado aparecerá con una E en el estado. En este estado no podrá modificar el informe y solo podrá revisarlo. Página 18

19 Informe Quincenal: Página 19

20 Informe Quincenal: A continuación aparecerá una pantalla donde se registra los datos del Informe Quincenal. Página 20

21 Seleccione el mes al que corresponde el informe, ello influirá en las fechas del Informe. Seleccione la Condición de la Obra. De estar la Obra Paralizada, deberá Ingresar la fecha de paralización, seleccionar el motivo e indicar las acciones tomadas. Para ingresar la Fecha de Paralización deberá hacer clic sobre la casilla y seleccionar la fecha, la cual debe comprender entre la fecha de inicio de obra y la fecha de registro. Página 21

22 La fecha de reinicio de obra debe ser superior a la fecha de paralización, es un campo obligatorio si la obra se encuentra Paralizada. A continuación debe seleccionar el motivo de la paralización. Adicionalmente deberá ingresar las Acciones tomadas. Página 22

23 De estar la obra Atrasada, deberá seleccionar el motivo del Atraso. Si el motivo del atraso es Obra Atrasada por Otros Motivos, deberá registrarlos en Otro Adicionalmente deberá ingresar las Acciones tomadas. De estar la Obra Terminada, deberá ingresar la Fecha real de Terminación y el % de Avance Físico Estimado deberá ser Página 23

24 A continuación debe Ingresar el porcentaje de avance físico estimado que tiene el proyecto, este avance deberá ser ingresado siendo siempre superior al Avance Acumulado Anterior. A continuación debe Ingresar la Fecha de Avance Físico Estimado, esta fecha debe pertenecer al mes del que corresponde el informe, no debe ser mayor a la fecha de registro ni menor al de inicio de obra Página 24

25 Si tiene modificaciones al proyecto debe indicar de qué tipo fueron. De seleccionar alguna distinta a Ninguna deberá seleccionar la Causal de la Modificación y registrar un detalle breve. Aquí podrá ingresar el detalle de las modificaciones al proyecto. A continuacion debe ingresar las 4 fotos del informe, para ello debe hacer clic en Adjuntar Fotos. A continuación parecerá una ventana solicitando las 4 fotos para adjuntarlos al Informe, haga clic en Examinar Página 25

26 En esta ventana podrá buscar y escoger la fotografía a adjuntar para el informe, y clic en Abrir, repita este procedimiento para las 4 fotografías. Las fotos deben tener un peso menor a 1 Mega byte (Mb) o inferior a 1024 Kilo bytes (Kb), de ser superiores saldrán resaltadas y tendrá que adjuntarlas nuevamente. Una vez que seleccione las 4 Fotos dar clic a Guardar Fotos Página 26

27 Si el las fotos son inferiores a 1Mb podrá adjuntarlas en el Informe, para ello dar clic en Aceptar Si las fotos adjuntadas fueran superiores a 1Mb aparecerá el siguiente mensaje Y pedirá volver a adjuntar las imágenes Página 27

28 De estar todo bien regresara a la ventana anterior de Registro de Informes para Finalmente dar clic en Guardar, el cual almacenara el registro. Si no hubiera ningún error regresara a la ventana de Selección de convenios, donde podremos ver nuestro registro y enviarlo si estamos conforme, si no se envía solo quedara registrado en el sistema, es necesario enviarlo para su revisión y aprobación Página 28

29 Para enviar un informe ya registrado debe ingresar al convenio en donde realizo el registro. La cual mostrara la ventana con el Informe en estado Registrado (R), en el cual podremos verlo, remplazarlo o enviarlo para su revisión. Para poder ver el Informe ya registrado oprimimos en número del informe que deseamos ver. El cual aparecerán unos mensajes, el primero le indicara si desea enviarlo, si acepta el envío el estado del informe pasara a enviado y ya no podrá modificarlo. Si le da a Cancelar aparecerá otro mensaje el cual le indica si desea Remplazar el informe ya registrado, esto es muy útil si considera que hubo un error en el registro, y aparecerá una ventana similar a la de registro de informe donde solicitara volver a registrar el informe. Página 29

30 Si le damos a Cancelar aparecerá otro mensaje el cual le indicara si desea Ver el Informe ya registrado. Al hacer clic en Aceptar aparecerá la siguiente ventana con el registro de informe que hemos realizado, la cual podremos revisar las fotos adjuntadas o enviarlo para su revisión y aprobación Una vez enviado el informe debe ser revisado, aprobado o desaprobado por el Supervisor de Proyectos, o automáticamente aprobado después de 3 días por el Sistema. Cuando el informe esta enviado aparecerá con una E en el estado. Página 30

31 En este estado no podrá modificar el informe y solo podrá revisarlo. Página 31

32 CAMBIAR FECHAS DEL PROYECTO El cambio de fechas de proyecto requiere una aprobación por parte del Supervisor Zonal, de no ser aprobadas en un periodo de 3 días serán aprobadas automáticamente por el Sistema. Seleccione Cambiar Fechas del Proyecto A continuación aparece la relación de Convenios, seleccionar aquél al que desea realizar el registro de informe, hacer clic en el Botón con el número de convenio. Página 32

33 A continuación aparecerá una pantalla indicando los cambios que se pueden realizar, como el ingreso de la Fecha de Inicio de obra, Fecha de Paralización con su debido ingreso de la Fecha de Probable Reinicio, y la Fecha de Reinicio de Obra. Las cuales necesitan siempre el adjuntar una imagen o documento que sustente dicho cambio, sin el previo ingreso los botones de cambio de fecha o cambio de estado seguirán desactivados. Al hacer clic en el Adjuntar Documento aparecerá la siguiente ventana que pedirá la imagen o documento que sustente dicho cambio. Página 33

34 Al hacer clic en Examinar aparecera la siguiente ventana solicitando una imagen a adjuntar, selección una imagen o documento y oprima Abrir, lo cual guardara la ruta y regresara a la ventana anterior. En esta ventana podrá hacer clic en Guardar Acta que permitirá guardar la imagen para el cambio respectivo. Página 34

35 Si todo está bien aparecerá la siguiente ventana con la imagen adjuntada, y al hacer clic en el botón Aceptar, regresara a la ventana anterior Una vez realizada esta acción de ajuntar el documento se habilitarán los botones de cambio de fecha y cambio de estado, lo cual podrá realizarlo ingresando la fecha correspondiente. Página 35

36 Cambiar Fecha de Inicio de Obra: Para cambiar la fecha de inicio de obra, debe adjuntar el documento e ingresar la fecha de Inicio de Obra correspondiente, en la parte derecha aparece la Fecha de Inicio de Obra. Una vez ingresada la fecha correspondiente podrá dar clic en Cambiar Fecha si todo sale bien regresara al menú principal. Si no, le aparece un mensaje indicando la posible causa del error, la fecha de inicio de obra debe ser posterior a la fecha del primer desembolso y anterior a la fecha de registro. Página 36

37 Cambiar Estado de Paralización: Para cambiar el estado a obra paralizada, debe adjuntar el documento, ingresar la fecha de Paralización, fecha Probable de Reinicio y Motivo de Paralización Primero Ingrese la Fecha real de Paralización esta fecha debe estar comprendida entre la fecha de Inicio de Obra y la fecha de registro. A continuación deberá ingresar la fecha Probable de Reinicio de Obra, que debe ser posterior a la fecha de Paralización. A continuación deberá ingresar el motivo de la paralización, para finalmente poder cambiar el Estado haciendo clic en Cambiar Estado. Página 37

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39 Cambiar Fecha de Reinicio de Obra: Para cambiar la fecha de reinicio de obra, debe adjuntar el documento e ingresar la fecha de Reinicio de Obra correspondiente. Una vez ingresada la fecha correspondiente podrá dar clic en Cambiar Estado si todo sale bien regresara al menú principal. Si no, le aparece un mensaje indicando la posible causa del error, la fecha de reinicio de obra debe ser posterior a la fecha de inicio de obra y anterior a la fecha de registro. Página 39

40 REGISTRO DE GEOREFERENCIACIÓN Aquí podrá consultar y registrar la Georeferenciación del Proyecto/Convenio Ingresando coordenadas UTM (Proyección WGS84) Seleccione Registro Georeferenciación Supervisor de Proyectos A continuación aparece la relación de Convenios, seleccionar aquél al que desea realizar el registro de Georeferenciación, hacer clic en el Botón con el número de convenio. Página 40

41 A continuación aparecerá una pantalla indicando los registros de Ubicación Georeferencial anteriormente añadidos. ellos pueden estar en Etapa Proyectada, Replanteada y Real Para el registro de la Georeferenciación se debe ingresar: - Las Coordenadas X, Y, Z, la Zona (donde corresponda en referencia al Huso de la toma del punto) ello debe ser ingresada en Coordenadas UTM (Proyección WGS84) - El Tipo de Dato ya sea El Centroide o un punto Adicional - La fecha de Recojo del punto de referencia - Referencia del punto registrado. Página 41

42 Pre-Visualizar, permite abrir el Google Maps apuntando la ubicación registrada, ello puede ayudar a la conformidad del punto de referencia. De estar seguro del Punto, oprima Añadir, lo cual permitirá registrar la información ingresada. Al añadir debe aparecer el registro en la parte Inferior. Página 42

43 Una vez añadido, puede utilizar los botones Ver y Eliminar, que permiten visualizar el punto en Google Maps y Eliminar el registro, Respectivamente. Página 43

44 CAMBIAR CONTRASEÑA Aquí podrá cambiar la clave de Ingreso al Sistema. Con esta opción podrá cambiar la contraseña con la que ingresado al Sistema de Gestión de Proyectos. En el Cual debería ingresar la contraseña Anterior, Ingresar una contraseña Nuevo y Repetirla para su conformidad. Al hacer clic en Aceptar el sistema cambiara su contraseña por la Nueva. Si todo sale bien regresara al menú principal, de lo contrario mostrara un mensaje de error. Página 44

45 CERRAR SESIÓN Permite cerrar el sistema de forma confiable, y segura. Página 45