Pago a Evaluadores anónimos y Jurados de Tesis en el exterior Tabla de Contenido

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD... 2 Lineamientos DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Pago a Evaluadores anónimos y Jurados de Tesis en el exterior Descripción de actividades - Pago a Evaluadores anónimos y Jurados de Tesis en el exterior CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Gestionar por medio de cuenta de cobro, el pago a evaluadores anónimos y jurados de tesis, de personas naturales no residentes, que realicen la labor en el exterior. 2. ALCANCE Desde que la unidad establece los acuerdos de servicio con el jurado o evaluador no residente en el país, hasta que la unidad informa al jurado o evaluador las fechas de pago tentativas. 3. NORMATIVIDAD Lineamientos Este proceso se rige por las políticas, lineamientos y directrices establecidos para el pago a proveedores de la Universidad. El pago por medio de cuentas de cobro está contenido en el ANS de Abastecimiento en el subservicio de Trámite para radicación de cuentas por pagar. Información y documentación mínima que se debe enviar en la solicitud: Si el proveedor está creado en SAP: Documentos para tramitar el pago: - Cuenta de Cobro con descripción detallada de la labor - Formato de información tributaria - Formato de datos bancarios giros al exterior Si el proveedor NO está creado en SAP: 1. Documentos para creación terceros: - Formato de creación Proveedor - Documento de identidad en su país - Formato origen fondos financieros y Declaración de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. 2. Documentos para tramitar el pago - Cuenta de Cobro con descripción detallada de la labor - Formato de información tributaria - Formato de datos bancarios giros al exterior Acuerdo Nivel de Servicio- ANS De acuerdo con los ANS establecidos con las es Académicas y/o s, una vez llegue la solicitud del servicio con la documentación requerida, el gestionará el pago de la Cuenta de Cobro entre 4 y 6 días hábiles. El tiempo de pago de las cuentas de cobro será el contenido en las políticas, lineamientos y directrices de pago a proveedores que maneja la oficina de Cuentas por Pagar. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Responsabilidades de las es Académicas y/o s Establecer el acuerdo de servicio con la persona No residente, en el cual se detalle: la labor, el tiempo de entrega, las condiciones y el valor. Solicitar la cuenta de cobro una vez la persona realice la labor y envíe lo acordado. En esta cuenta de cobro debe estar explicito el lugar donde fue prestado el servicio. Enviar a la persona los siguientes documentos y solicitar el diligenciamiento de los mismos: - Formato de información tributaria: la persona deberá diligenciar y firmar este formato para que la Universidad pueda identificar si es residente o no, y debe devolver el documento escaneado por correo. Cuando el prestador del servicio informe que es residente en Colombia el proceso debe hacerse por contrato civil, debido a que las retenciones requieren el tratamiento determinado en el artículo 383 del Estatuto Tributario. La retención en la fuente de las personas variará dependiendo de la información consignada en el formato de información tributaria y del país desde donde preste el servicio. Cuando son residentes en el exterior se debe aplicar retención del 10% o 15% según el caso. - Formato de datos bancarios giros al exterior: La persona debe diligenciar este formato para que la Universidad pueda realizar la transferencia de dinero, el cual debe devolver escaneado por correo. Responsabilidades del Centro de Servicios Compartidos: Creación del tercero: si el tercero no está creado, el por intermedio del contacto en la Facultad, se encargará de solicitar los documentos a la persona para la creación del mismo. Gestionar la solicitud en SAP y la autorización por parte de la Facultad para el pago. Radicar en la ventanilla de cuentas por pagar los documentos entregados por la Facultad: Cuenta de cobro, Formato de información tributaria diligenciado y Formato de datos bancarios giros al exterior diligenciados. 4. DEFINICIONES No aplica 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Pago a Evaluadores anónimos y Jurados de Tesis en el exterior 5.2. Descripción de actividades - Pago a Evaluadores anónimos y Jurados de Tesis en el exterior ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Acuerdos de servicio con el jurado o evaluador es académicas Solicitud de pago radicada es académicas Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA SALIDA o DOCUMENTOS Establecer el Acuerdo de servicio Establecer con la persona No residente en Académica y/o acuerdos de el cual detalle: la labor, el tiempo servicio de entrega, las condiciones y el / Jurado o Acuerdos de servicios valor Evaluador Notificar ejecución de la labor y enviar resultados a la Solicitar documentació n al proveedor por correo Enviar documentació n por correo Enviar por medio de correo a la los resultados de la labor Solicitar por medio de correo, la documentación necesaria para tramitar el pago al evaluador/jurado: *Cuenta de cobro *Formato de información tributaria *Formato giros bancarios al exterior Documentación para creación terceros: *Declaración de prevención de lavado de dinero *Declaración sobre el origen de los recursos *Formato de creación de tercero *Documento de identidad del país Enviar por medio de correo la documentación escaneada. Jurado o Evaluador Académica y/o Jurado/Evalua dor *Cuenta de cobro *Formato de información tributaria *Formato giros bancarios al exterior Documentación para creación terceros: *Declaración de prevención de lavado de dinero *Declaración sobre el origen de los recursos *Formato de creación de tercero *Documento de identidad del país Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 5. Enviar solicitud de pago al Realizar solicitud de pago al, por medio de la mesa de servicio al correo Académica y/o Crear caso en salesforce y notificar recepción de la solicitud Solicitar ajustes a la académica Validar si el proveedor está creado como tercero en SAP Realizar solicitud de creación tercero Crear SOLPED en SAP Una vez la mesa de servicio recibe la solicitud, crea el caso en Salesforce y automáticamente se envía una notificación a la, por medio de correo, la recepción de la solicitud. Asimismo, se debe validar sí la solicitud y la documentación está completa y es legible. En caso de que la solicitud este correcta se debe continuar con la actividad número ocho (8). De lo contrario, continuar con la actividad número siete (7). Enviar por medio de correo los ajustes necesarios para tramitar la solicitud. Continuar con la actividad número cinco (5). Validar en SAP sí el proveedor está creado como tercero. En caso de que se encuentre creado como tercero continuar con la actividad número 9. De lo contrario continuar con la actividad número diez (10). Ejecutar el proceso de creación terceros PRO Administración de Datos de Acreedores-Proveedores Ingresar a la transacción ME21N en SAP y realizar la creación de la SOLPED. Si hay disponibilidad presupuestal continuar con la actividad once (11). De lo SAP SAP SOLPED Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 contrario, continuar con la actividad número doce (12). 11. Remitir solicitudes al servicio de presupuesto Ejecutar el proceso de Disponibilidad Presupuestal. 12. Realizar aprobación del gasto en SAP Ingresar a SAP y realizar la aprobación del gasto. Académica y/o SAP 13. Radicar cuenta de cobro y documentos en CxP Radicar en la ventanilla de cuentas por pagar, donde se genera un número de radicado y la fecha tentativa de pago. Número de radicado y Fecha tentativa de Pago 14. Informar a la la fecha de pago Enviar a la solicitante, por medio de correo, la fecha de pago tentativa. 15. Informar al proveedor la fecha tentativa de pago Enviar al jurado/evaluador, por medio de correo, la fecha de pago tentativa. académica y/o 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Lissel Vergara Yepes Andrés Camilo Sánchez Héctor Ramírez 0 Publicación 15/08/ APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA Lissel Vergara Yepes Andrés Camilo Sánchez Héctor Ramírez Andrés García Andrés García Coordinador de Servicio Jefe Operación Centro de Servicios Compartidos Jefe Operación Centro de Servicios Compartidos Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 8. ANEXOS - Formato de información tributaria - Formato de datos bancarios giros al exterior - Formato de creación Proveedor - Formato origen fondos financieros y Declaración de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. Dirección de Planeación y Evaluación 7