Cuenta de cobro Educación Continuada FTC FECHA PUBLICACIÓN 03/04/2017

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Descripción de actividades Cuenta de cobro DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Coordinar las actividades necesarias para la legalización de la cuenta de cobro de conferencistas (personal externo no vinculado directamente con la Universidad de los Andes), por concepto de la participación en los cursos, programas o talleres de Educación (EDCO). 2. ALCANCE El proceso inicia con la elaboración de la cuenta de cobro y finaliza con la radicación del documento en la oficina de Cuentas por Pagar, y con el registro de la ejecución del gasto en la información de cada curso en el CRM Salesforce (SF - manejador de cursos). 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica Lineamientos Aplica para los conferencistas cuando el valor total de los honorarios por concepto del servicio prestado, no supera la mitad del salario mínimo mensual legal vigente de cada año (SMMLV) en Colombia. Las cuentas de cobro que se firmen después de la fecha de corte (20 de cada mes), se radicarán en el mes siguiente a la prestación de estos servicios; por consiguiente el pago se realizará en el mes posterior a la radicación. La radicación de las cuentas de cobro estará sujeta a la recepción oportuna de los documentos requeridos por parte de los conferencistas para la creación como tercero en el sistema, siempre y cuando no exista un previo registro. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Coordinador y Financiero 4.2. Responsabilidades Conferencista Remitir los documentos solicitados por Educación para la creación como tercero en el sistema y posterior radicación de la cuenta de cobro. Educación Validar y solicitar la creación del tercero en. Elaborar la cuenta de cobro. Radicar la cuenta de cobro del conferencista. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 5. DEFINICIONES Cuenta de cobro: Documento mediante el cual se legaliza la prestación de un servicio Conferencista: Personal externo no vinculado directamente con la Universidad de los Andes, contratado para prestar servicios académicos. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Descripción de actividades Cuenta de cobro ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Creación de la cuenta de cobro Educación Legalización de la cuenta de cobro Educación - Conferencistas Fase 1: Elaboración ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Se debe validar en el sistema Validar que el que el conferencista o personal Administrativa conferencista esté de apoyo a contratar esté creado Educación creado en como tercero de la Universidad. Solicitar información Solicitar creación de tercero en Crear tercero en En caso de que el conferencista o personal de apoyo a contratar no esté creado como tercero en, se debe solicitar los documentos y formatos requeridos para la creación en el sistema, tres días antes a la fecha prevista del inicio de los cursos. (Ver Anexo 1) Una vez recibidos los documentos del conferencista, se debe solicitar al área de contabilidad la creación del tercero en. Con la información enviada se procede a crear el tercero en. Administrativa Educación Administrativa Educación Contabilidad Lista de datos básicos y formatos Correo electrónico Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Fase 2: Radicación ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Las cuentas de cobro son elaboradas directamente por el asistente administrativo con el fin Elaborar cuenta de de que estas sean firmadas por el cobro conferencista o personal de apoyo y posteriormente radicadas en cuentas por pagar. Generar orden de servicio en Realizar liberación de orden de servicio Realizar aceptación de la orden de servicio Radicar cuenta de cobro Registrar la ejecución del gasto en SF Registrar la cuenta de cobro en el sistema. Realizar la liberación en. Coordinador Realizar aceptación del servicio en el sistema. Radicar la cuenta de cobro en Cuentas por Pagar. Una vez radicada la cuenta de cobro, se cuenta con tres días hábiles para registrar en SF la ejecución del gasto por concepto de pago a conferencistas o personal de apoyo, en la partida de presupuesto Personal Académico Nueva Ejecución. EDCO / Directora EDCO EDCO EDCO Administrativa Educación CRM Salesforce Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Gestión de cuentas por pagar 8. INDICADORES PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTODE CUENTAS DE COBRO RADICADAS Código del indicador Responsable del indicador IND Administrativa Educación FICHA DEL INDICADOR Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Calcular el porcentaje de cumplimiento de cuentas de cobro elaboradas vs cuentas de cobro radicadas en un determinado periodo. Descargar información de SF. Porcentaje Fórmula Variables Número de cuentas radicadas / número de cuentas elaboradas * 100 Número de cuentas radicadas: Corresponde al número de cuentas de cobro radicadas en Cuentas por Pagar Número de cuentas elaboradas: corresponden a la cantidad de cuentas de cobro elaboradas en un periodo determinado. Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad N.A Reporte cuentas de cobro - Salesforce Universidad Trimestral Meta 100% Observaciones N.A 9. RIESGOS OPERATIVO Que los conferencistas no envíen los documentos solicitados para la creación en en el tiempo requerido. CALIDAD DE SERVICIO Que la cuenta de cobro no se radique oportunamente SEGURIDAD No aplica. ADMINISTRATIVO Falla en los sistemas de información LEGAL No aplica. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 05/05/2016 Publicación 03/04/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ María Paula Sánchez Ingeniera de Procesos 05/05/2016 REVISÓ Alberto Poveda Caputo Coordinador de Procesos Dirección de Planeación y Evaluación 17/05/2016 APROBÓ Yelin Juliana Vélez Cañas Coordinador 06/09/2016 Diana Betancourt Directora de Educación 10/03/ ANEXOS Anexo 1: Documentos y formatos para la creación de terceros en el sistema Copia legible del documento de identidad. Certificación bancaria no mayor a 30 días de expedida. Registro de proveedor acreedor (se diligencia como persona natural para conferencista nacional o internacional). Documento de autorización y refrendación de uso de datos. Declaración de origen de fondos. Política de proveedores declaración de prevención del lavado de activos y financiación al terrorismo. Copia legible del RUT actualizado, si el pago del conferencista internacional es en pesos colombianos. Formato de giros al exterior (exclusivo para conferencistas internacionales). Dirección de Planeación y Evaluación 7