Actualización y Mantenimiento ATOZ PRO FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Preparación y Mantenimiento del Servicio

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Nombre del Proceso Descripción de actividades - Nombre del Proceso DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Realizar la actualización y el mantenimiento de ATOZ. 2. ALCANCE Inicia con la generación del reporte del fallo o con el informe de suscripciones o cambios en los recursos bibliográficos y finaliza con la realización de las modificaciones, con el registro de la información en OPAC o cuando funciona bien el funcionamiento de los recursos bibliográficos después de su verificación semanal. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos A TO Z será actualizado cada vez que se reporte un fallo a Desarrollo de colecciones o se encuentre algún fallo en la revisión periódica. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Desarrollo de Colecciones - Gestor de Desarrollo de Colecciones Responsabilidades Gestor desarrollo de colecciones: Mantener actualizado el tablero de control. Informar las suscripciones o cambios en los recursos electrónicos. Gestor servicios de información: Generar reportes de fallos y registrar la información en OPAC. Técnico soporte: Consultar la alerta y buscar en la base de datos. Hacer modificaciones o mantenimiento en ATOZ. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Actualización y Mantenimiento ATOZ 5.2. Descripción de actividades - Actualización y Mantenimiento ATOZ ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de modificación o mantenimiento de ATOZ Gestor de s de Información, Gestor de Desarrollo de Colecciones ATOZ modificado o con mantenimiento realizado Comunidad Uniandina 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Generar reporte de fallo a Desarrollo de Colecciones Generar reporte de fallo a Desarrollo de Colecciones SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB Sap, Plataforma, ETC Documentos de referencia 2 Verificar periódicamente funcionamiento de recursos Verificar semanalmente funcionamiento de recursos SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB 3 Informar suscripciones o cambios en recursos electrónicos Informar suscripciones o cambios en los recursos electrónicos DESARROLLO COLECCIONES - SBDC Actualizar tablero de control Actualizar tablero de control que genera alerta DESARROLLO COLECCIONES - SBDC Consultar alerta Consultar alerta generada por tablero de control 6 7 Ingresar al administrador de contenido de ATOZ Buscar revista o conjunto de revistas a modificar Ingresar al administrador de contenido de ATOZ Buscar revista o conjunto de revistas a modificar 8 Hacer modificaciones Hacer modificaciones 9 Buscar Base de Datos en ATOZ Buscar la base de datos correspondiente en ATOZ Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 10 Verificar coincidencias 11 Realizar cargue masivo 12 Activar paquete asociado a la base de datos 13 Reportar actualización Verificar coincidencias con las publicaciones reportadas en el tablero de control Realizar cargue masivo en el administrador de contenidos Activar el paquete asociado a la base de datos Reporta actualización a s y Análisis de información 14 Registrar información Registrar información en OPAC SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB 6. DEFINICIONES 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Manual del módulo administrador de ATOZ proporcionado por el proveedor: 8. INDICADORES PORCENTAJE DE REVISTAS INDEXADAS EN ATOZ FICHA DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición IND Técnico de soporte. Medir el porcentaje de revistas indexadas en ATOZ. Se reportan las estadísticas de las revistas indexadas y se calcula el indicador. Unidad de Medida Porcentaje. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Número de revistas indexadas por ATOZ Número total de revistas suscritas x 100% Número de revistas indexadas por ATOZ: corresponde al número de títulos de publicaciones seriadas que se indexan en ATOZ. Número total de revistas suscritas: Número total de títulos de publicaciones seriadas suscritas en el año vigente. Módulo administrador de ATOZ. Tablero de control. Por Universidad. Anual. Meta 100% Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO No generar el reporte del fallo correspondiente. No revisar correctamente las coincidencias y repetir una revista. CALIDAD DE SERVICIO No revisar el reporte de los fallos. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 14/08/ Publicación 12/01/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 14/08/2015 REVISÓ Ricardo Florez Jefe de s 27/11/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Sandra Liliana Naranjo Coordinador Desarrollo de Colecciones 30/07/2015 APROBÓ Ricardo Florez Jefe de s 27/11/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 6