SD DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Aprovisionamiento y Recaudo Descripción de actividades - Aprovisionamiento y Recaudo DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5

2 1. OBJETIVO Realizar el aprovisionamiento de efectivo en la máquina de auto pago del SD. 2. ALCANCE Inicia con la revisión de la rotación de las denominaciones y finaliza con el cierre y apertura de la caja y guardando el efectivo en la caja fuerte. 3. NORMATIVIDAD 3.1 Directrices No aplica 3.2 Lineamientos El dinero destinado para cambio de efectivo es de COP La base de caja de la máquina es de COP El proceso debe realizarse siempre por el administrador de s y auxiliar de taquilla de s. 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Responsable del proceso Negocios y Servicios a la comunidad. 4.2 Responsabilidades s Revisa en el sistema la rotación de las denominaciones. Solicita a tesorería el cambio de efectivo de la base de efectivo de la máquina de Auto pago SD. Abre la máquina y la caja de la máquina. Retirar el dinero de la caja receptora de dinero, organizarlo y compararlo con la tirilla. Realiza la apertura y el cierre de la caja en Butte. Genera la tirilla del resumen de la máquina. Aprovisiona las gaveras de efectivo y monedas. Reinicia los contadores de la caja receptora de dinero de la máquina y genera la segunda tirilla para comparar cálculos y buscar inconsistencias. Cierra la caja fuerte y la máquina.

3 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo - Aprovisionamiento y Recaudo 5.2 Descripción de actividades Aprovisionamiento y Recaudo ENTRADA Necesidad de aprovisionar la base de caja de la máquina Auto pago SD PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Usuarios de la máquina Auto pago SD Máquina de Auto pago SD abastecida Usuarios de la máquina Auto pago SD ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Revisar rotación de las denominaciones Se revisa en el sistema la rotación de las denominaciones. 2 Solicitar cambio de efectivo Se le solicita a Tesorería cambio del efectivo de la base de efectivo de la máquina de Auto pago SD. El cual se encuentra en la caja fuerte 3 Abrir Máquina Se abre la máquina con la llave que tiene el auxiliar de taquilla, posteriormente tiene el Gestor de concesiones abre la caja con una llave e introduciendo la combinación de la misma. 4 Generar tirilla Se genera la tirilla de resumen de la máquina. En esta se muestra lo que se ha dispensado, dinero recibido y dinero disponible en las gavetas. Tirilla 5 Contar y organizar dinero Se retira el dinero de la caja receptora de dinero y de las gavetas. Este dinero se cuenta y organiza por sus denominaciones. / 6 Comparar con tirilla Una vez se organiza el dinero se comparan los montos obtenidos con los que muestra la tirilla. 7 Aprovisionar gavetas Con el dinero tomado de la máquina y el dinero solicitado por cambio de efectivo, se reaprovisionan las gavetas de efectivo y de monedas. Nota: El aprovisionamiento y recaudo del dinero se realiza de acuerdo al manual operativo entregado por el proveedor del servicio (SP MNOP 001 Vr. 1.0).

4 8 Reestablecer valores de la máquina Una vez se ha aprovisionado la máquina, se reinician los contadores de la caja receptora de dinero, además se colocan los montos de dinero en las gavetas de efectivo y monedas. 9 Generar segunda tirilla Se genera una segunda tirilla, con el fin de comparar estos valores con los cálculos realizados y revisar que no haya inconsistencias. Tirilla 10 Cerrar máquina Se cierra la caja fuerte y posteriormente la máquina Realizar cierre y apertura de caja En Bytte se realiza el cierre de caja, donde se diligencia el monto recogido y el monto que se dejó en la máquina. Posteriormente se realiza la apertura de caja, donde se diligencia el monto que se dejó en la máquina y en el monto recogido se coloca en cero. Bytte Guardar efectivo El dinero destinado para cambio de efectivo se guarda en la caja fuerte. 6. DEFINICIONES No aplica 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Manual operativo Sp_MNOP_001 Vr INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS OPERATIVO Realizar un mal conteo del dinero, Los valores de la tirilla no concuerden con el valor real recaudado por la máquina

5 CALIDAD DE SERVICIO Se acabe el dinero por no generar cambio en tiempo oportuno por lo cual no tendrá vueltas para dar al cliente SEGURIDAD Hurto de dinero por parte de los funcionarios en el momento de apertura de la maquina ADMINISTRATIVO El valor de cambio de efectivo solicitado al banco no concuerde con lo pedido, 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 10/05/ Publicación 01/06/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 10/05/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 19/05/2015 APROBÓ Eliana Medina Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad 01/06/2015