Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES...

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Descripción de actividades DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 9 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Realizar la actualización y el mantenimiento de recursos electrónicos adquiridos por suscripción o compra por el Sistema de Bibliotecas. 2. ALCANCE El proceso inicia con el reporte de un fallo o con una notificación por parte de Gestión de Colecciones sobre la adquisición o suscripción de un recurso electrónico. Finaliza con la realización de las modificaciones en las plataformas correspondientes y/o su comprobación de acceso. La actualización y el mantenimiento aplican para los siguientes recursos electrónicos: publicaciones seriadas, bases de datos, libros electrónicos para el descubridor y la plataforma AtoZ; la solución de fallas aplica para bases de datos, descubridor y AtoZ. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI Integrar uso de TIC: Integrar el uso de las TIC como herramientas facilitadoras para la prestación de los servicios, la gestión de la información, el aprendizaje, generación de conocimiento, y los procesos de investigación Lineamientos 4. RESPONSABILIDADES Los recursos electrónicos se actualizan cada año de acuerdo al Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones seriadas suministrado por Gestión de Colecciones. Los recursos electrónicos se actualizarán cada vez que se reporte un fallo en el acceso, en la información de cobertura o un cambio en la URL del recurso. La actualización y mantenimiento de los recursos electrónicos incluye la configuración del recurso en el EZProxy Responsable del Proceso JEFE ADMINISTRATIVO Responsabilidades Coordinador Gestión de Colecciones: Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Presentar anualmente el Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones seriadas. Gestor de Colecciones: Mantener actualizado el tablero de control. Informar la compra y/o suscripción de libros electrónicos, publicaciones seriadas electrónicas y bases de datos. Validar el acceso de cada recurso electrónico. Garantizar la comunicación con el proveedor del recurso electrónico. Gestor Servicios de Información: Generar reportes de fallos desde el Área de Servicios. Técnico soporte: Asegurar la actualización y el mantenimiento de los recursos electrónicos. Comunicar la disponibilidad de los recursos electrónicos, una vez agregados, actualizados y/o corregidos. 5. DEFINICIONES AtoZ: Es una herramienta web que permite organizar, buscar y recuperar los enlaces a todos los recursos electrónicos de la colección, en el que se incluyen publicaciones seriadas electrónicas, libros electrónicos, proceedings y todos aquellos títulos de material bibliográfico que tengan acceso a texto completo. Es una herramienta que se encuentra integrada al Servicio de Descubrimiento. Base de conocimiento (Knowledge Base): Es un componente que permite administrar las colecciones electrónicas que el Sistema de Bibliotecas tiene disponible para su comunidad de usuarios. Combina los datos sobre los recursos electrónicos de una biblioteca con las funciones de enlace para que las colecciones sean fáciles de encontrar, compartir, administrar y usar. Descubridor: Es la herramienta a través de la cual se realiza la búsqueda y recuperación de información a partir de un índice global conformado por las colecciones impresas y electrónicas que el Sistema de Bibliotecas tiene a disposición de su comunidad de usuarios. El servicio está diseñado para que el usuario pueda recuperar información a partir de una única caja de búsqueda. EZProxy: Es un servidor web que sirve como intermediario entre los dispositivos de los usuarios y los sitios web de los proveedores o editores de recursos electrónicos. En el Sistema de Bibliotecas, es utilizado para validar a los usuarios y permitir el acceso a los diferentes recursos electrónicos que hacen parte de nuestras colecciones. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Worldshare collection manager: Ese la plataforma de administración de colecciones, conformada por la base de conocimiento de WorldCat, que permite gestionar el mantenimiento de existencias de WorldCat y proporciona registros MARC con actualizaciones constantes para garantizar que las colecciones electrónicas sean precisas y estén actualizadas, lo que permite a los usuarios encontrar sus materiales y tener acceso a su contenido. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos 6.2. Descripción de actividades - Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos 1. Reporte de falla ENTRADA 2. Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones seriadas 3. Notificación de recursos electrónicos nuevos adquiridos PROVEEDOR SALIDA CLIENTE 1. Área de Servicios 2. Gestión de Colecciones Recursos electrónicos actualizados Comunidad Uniandina ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Notificar falla De acuerdo a la revisión semanal de bases de datos, el Área de Servicios reporta a Gestión de Colecciones los fallos encontrados en las bases de datos. GESTOR SAI - SBSER FOR Revisión bases de datos FOR Reporte fallas en bases de datos FOR Reporte fallas WCD 2 Verificar falla El Gestor de Colecciones en conjunto con el Técnico de Soporte, verifican el tipo de falla remitida desde el Área de Servicios para establecer de acuerdo a la falla cual es la acción a seguir. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 3 Escalar al proveedor Se escala al proveedor en el caso de que la falla sea por acceso a los recursos suscritos, para lo cual se espera la respuesta del proveedor. 4 Notificar solución al Área de Servicios Una vez el proveedor notifica o confirma la solución, el Gestor de Colecciones y/o el Técnico de Soporte notifica al Área de Servicios el restablecimiento del acceso al recurso. 5 Escalar a Área Administrativa Se escala al Área Administrativa en el caso de que la falla sea por actualización del recurso en el Descubridor, AtoZ y/o EZProxy, lo cual será definido y validado en el Área Administrativa. 6 Crear configuración en EZProxy Si la falla es del EZProxy se revisa, modifica o crea la configuración de acuerdo con el instructivo correspondiente. EZProxy 7 Remitir configuración a la DSIT Se remite la configuración a la DSIT para que sea agregada al EZProxy. 8 Ingresar configuración a EZProxy y notificar Se realiza el procedimiento de configuración y se notifica al Sistema de Bibliotecas de la actualización del EZProxy. DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA EZProxy 9 Verificar acceso a contenidos suscritos Se verifica el acceso al recurso electrónico y la disponibilidad de los contenidos. Esta actividad se realiza en conjunto con el Técnico de Soporte. 10 Solicitar ajuste a DSIT En dado caso de que se necesite realizar un ajuste adicional sobre la configuración inicial, se remite el caso nuevamente a la DSIT. Esta actividad se realiza en conjunto con el Gestor de Colecciones. 11 Ingresar a las herramientas (Descubridor y AtoZ) y verificar falla Si la falla es del descubridor y/o AtoZ se ingresa a la herramienta de búsqueda y se verifica el fallo. AtoZDescubr idor Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 12 Ingresar a la plataforma y actualizarla Se ingresa a la plataforma de configuración para realizar la actualización correspondiente. WorldShare Colection Manager 13 Elaborar y entregar reporte de los recursos actualizados Se elabora el reporte o la notificación de la actualización y mantenimiento de los recursos electrónicos y se registra la información de la actualización o mantenimiento en el formato establecido. FOR Formato de actualización y mantenimiento de recursos electrónicos 14 Enviar Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones seriadas Se envía el informe a las áreas y unidades interesadas, con el fin de que sea suministro para la actualización de la actividad 12. COORDINADOR GESTIÓN SBI INF Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones seriadas 15 Notificar la adquisición de un nuevo recurso electrónico Si la adquisición se realiza en un periodo diferente al que se genera el informe, se debe notificar al Área Administrativa para realizar la actividad 12. COORDINADOR GESTIÓN SBI DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) FOR Revisión bases de datos FOR Reporte fallas en bases de datos FOR Reporte fallas WCD FOR Formato de actualización y mantenimiento de recursos electrónicos INF Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones seriadas MAN Manual revisiones bases de datos EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Manual de Configuración EZProxy Manual WorldShare Collection Manager EZProxy Reference Manual 8. INDICADORES FICHA DEL INDIC PORCENTAJE DE BASES DE DATOS RECUPERABLES POR EL DESCUBRIDOR Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición IND Técnico de Soporte - Jefatura Administrativa Establecer el porcentaje de recursos electrónicos vigentes suscritos que son recuperables en el servicio de descubrimiento. Se realiza una comparación de los contenidos suscritos vigentes y se determina cuáles de ellos son recuperables a través del servicio de descubrimiento. Finalizada esta comparación, se obtiene el porcentaje de recursos que si son recuperables del total de recursos suscritos vigentes. Unidad de Medida Porcentaje (%) Fórmula Número de bases de datos recuperables en el descubridor Número de bases de datos suscritas vigentes 100% Variables Limitaciones Numerador: corresponde al número de bases de datos que son efectivamente recuperables a través del servicio de descubrimiento Denominador: corresponde al número de bases de datos suscritas vigentes para el periodo que se está evaluando. Ninguna Informe Anual de Suscripciones de recursos electrónicos que emite el área de Gestión de Colecciones Fuente de datos La comparación se obtiene luego de validar cada recurso vigente en la Base de Conocimiento de la plataforma de descubrimiento. Información registrada en el Tablero de Control para las suscripciones vigentes a bases de datos. Granularidad Periodicidad Meta No aplica. Anual Podemos garantizar la comparación del 100% de las bases de datos que estén vigentes en el período a evaluar, pero no podemos establecer una meta específica para el indicador, debido a que no todas las bases de datos se encuentran disponibles para ser indizadas por el Servicio de Descubrimiento. Observaciones FICHA DEL INDICADO Código del indicador PORCENTAJE DE REVISTAS INDEXADAS EN ATOZ IND Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Técnico de soporte. Medir el porcentaje de revistas indexadas en ATOZ. Se reportan las estadísticas de las revistas indexadas y se calcula el indicador. Porcentaje (Número de revistas indexadas por ATOZ / Número total de revistas suscritas) x 100 Número de revistas indexadas por ATOZ: corresponde al número de títulos de publicaciones seriadas que se indexan en ATOZ. Número total de revistas suscritas: Número total de títulos de publicaciones seriadas suscritas en el año vigente. No aplica. Módulo administrador de ATOZ. Tablero de control. No aplica Anual Meta 100% Observaciones 9. RIESGOS CALIDAD DE SERVICIO - No comunicar la actualización y/o mantenimiento del recurso afectando el servicio al usurario. ADMINISTRATIVO - No revisar el reporte de fallos. Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 14/08/ Publicación 12/01/ Elaboración 16/01/2016 Publicación 02/06/ Elaboración 22/11/2017 Publicación 22/11/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA Manuela Peña INGENIERO PROCESOS (T) - PROY ELABORÓ Eliana Arciniegas AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS 16/01/2016 Leonardo Calderón REVISÓ Liliana Caballero JEFE ADMINISTRATIVO /03/2017 APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS - SBI /04/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 9