1. OBJETIVO Prestar el servicio de alquiler semestral de casilleros para estudiantes activos de la Universidad.

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Alquiler de casilleros Descripción de actividades Alquiler de casilleros DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7

2 1. OBJETIVO Prestar el servicio de alquiler semestral de casilleros para estudiantes activos de la Universidad. 2. ALCANCE Inicia con el envío del correo electrónico con la información del proceso de alquiler de casilleros y finaliza en caso de no pagar la pre reserva, no entregar la llave, pagar el casillero para el siguiente semestre, pagar la multa y recoger las pertenencias dejadas o con el envío de las pertenencias dejadas a la fundación niños de los andes. Los siguientes son los casilleros disponibles: 3. NORMATIVIDAD 1.1. Directrices No aplica Lineamientos Lineamientos de solicitud del servicio El proceso de alquiler de casilleros se realiza la primera semana al inicio de clases de cada semestre por la página web casilleros.uniandes.edu.co de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. El horario habitual de atención al usuario es de lunes a viernes de 10:00 a.m. a 1:00 p.m. en el punto de llaves ubicado en el bloque G. El servicio puede ser solicitado por estudiantes de pregrado, posgrado y/o especialización. El tiempo de respuesta es inmediato con el sistema. El canal de respuesta es por medio del correo electrónico casilleros@uniandes.edu.co Lineamientos de entrega del servicio Las llaves se entregan en la carpa ubicada en la plazoleta lleras y en el punto de llaves ubicado en el bloque G de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. La reserva se realiza por medio de la página web y la entrega de la llave es personal al presentar el recibo de pago.

3 El tiempo máximo para pagar la reserva es de tres días hábiles después de haber hecho la reserva, en caso de no pagar la reserva queda anulada. Se entrega el casillero en condiciones óptimas de uso El usuario debe entregar la llave del casillero en la fecha en que termina el periodo de alquiler Lineamientos de modificación del servicio 4. RESPONSABILIDADES En caso de cambio de casillero, este se efectúa solicitándolo al correo electrónico la respuesta es inmediata y está sujeta a disponibilidad Responsable del Proceso Coordinación de Servicios Básicos y Soporte Responsabilidades Servicios Generales: Manejar bases de datos y generar todos los procesos antes, durante y después del alquiler de casilleros. Informar a los usuarios sobre el proceso. Apoyar los procesos manuales como estrega y recolección de llaves, archivo de pago y procesos de apertura de casilleros. / Vigilante: Apoyar la entrega y recolección de llaves de los casilleros. Apoyar el proceso de apertura de los casilleros. Apoyo en la atención en usuarios durante el semestre. : Realizar el pago de la reserva dentro de los tiempos establecidos. Reclamar y entregar la llave del casillero dentro de los tiempos establecidos. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Alquiler de casilleros 5.2. Descripción de actividades Alquiler de casilleros ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de guardar los objetos personales en la Universidad Estudiantes activos de pregrado y/o especialización Casillero alquilado Estudiantes activos de pregrado y/o especialización

4 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Enviar correo con información Programar herramienta 3 Realizar pre reserva 4 Liberar casillero 5 Llevar comprobante 6 Entregar llave 7 Cambiar estado 8 Enviar correo preguntando si desea seguir 9 Ir por recibo Por medio de la herramienta web casilleros.uniandes.edu.co envía correo a todos los estudiantes con la información que se requiere para poder alquilar un casillero: fechas, horarios, link y ubicación de la carpa. Una semana después se envía un correo con recordatorio. Se programa la herramienta web casilleros.uniandes.edu.co para que se abra en la fecha y hora indicada en el correo Ingresa a la herramienta, realiza la solicitud y hace la pre reserva Cambia el estado de pre reserva a disponible Lleva el comprobante de pago a la carpa para recoger llave. Se entrega la llave del casillero pre reservado Cambia estado del casillero en la herramienta de pre reserva a reserva Se envía un correo al usuario preguntando si desea seguir con el mismo casillero el siguiente semestre Ir al punto de llaves del bloque G para generar el recibo de pago generales generales 10 Pagar Paga el recibo 11 Llevar comprobantes Enviar correo con información de entrega de llave Cambiar estado a disponible 14 Abrir casillero Lleva comprobantes y sigue con el casillero el siguiente semestre Envía un correo con la información de fecha, hora y lugar para entregar la llave. Se aclara que en caso de no entregar la llave se cobrará una multa. Cambia el estado del casillero de reservado a disponible en la herramienta Se abre el casillero y sacan el contenido generales

5 15 Registrar contenido y almacenar 16 Enviar correo 17 Cobrar multa 18 Pagar y llevar recibo 19 Entregar pertenencias 20 Enviar a fundación 21 Ingresar a lista 22 Sacar de la lista Se registra el contenido en la minuta y se almacena en el almacén del Lleras por máximo un semestre Se envía un correo informando que se abrió el casillero y que las pertenencias se encuentran en la bodega del Lleras. Se le informa que para recoger sus pertenencias debe pagar la multa. Se cobra la multa por no entregar la llave Paga la multa y lleva el recibo al punto de atención de llaves. Se le entregan las pertenencias. Se envían las pertenencias no recogidas a la fundación niños de los Andes. La fundación entrega un acta de donación Se ingresa el estudiante a la lista de estudiantes que no pueden alquilar casilleros en los siguientes semestres Se borra al estudiante de a la lista de estudiantes que no pueden alquilar casilleros en los siguientes semestres generales / Vigilante generales / Vigilante generales/ 6. DEFINICIONES No aplica. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Contrato de alquiler de casilleros

6 8. INDICADORES PROMEDIO DE OCUPACIÓN SEMESTRAL Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Servicios Generales Medir el nivel de ocupación de los casilleros de la universidad FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Generar informe de la herramienta web para saber cuántos casilleros fueron alquilados Porcentaje Casilleros alquilados/ Total de casilleros Casilleros alquilados: Número de casilleros que fueron alquilados. Total de casilleros: Número total de casilleros para alquilar en la Universidad. No aplica Fuente de datos Granularidad Periodicidad Herramienta web Por estudiante Semestral Meta 98% Observaciones ENCUESTA DE SERVICIO Código del indicador IND FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Servicios Generales Medir el nivel de satisfacción respecto al proceso de alquiler de casilleros. Encuestas enviadas por correo electrónico Porcentaje Encuestas con resultado satisfactorio/ Total de encuestas respondidas Variables Limitaciones Encuestas con resultado satisfactorio: Número de encuestas con resultado positivo Total de encuestas respondidas: Número total de encuestas respondidas Falta de respuesta a las encuestas

7 Fuente de datos Granularidad Periodicidad Correo electrónico Por estudiante Semestral Meta 90% Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Fallas en el sistema Fallas de llave o cerradura SEGURIDAD Pérdida de objetos o avería de objetos físicos 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 17/07/ Publicación 18/08/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 17/07/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 11/08/2015 APROBÓ Jorge Manrique Jefe Seguridad y Servicios Básicos 18/08/2015