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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Cancelación o terminación anticipada de contrato de arrendamiento de cupo en vivienda universitaria Descripción de actividades - Cancelación o terminación anticipada de contrato de arrendamiento de cupo en vivienda universitaria DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES S CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento que se debe llevar a cabo para la cancelación de contratos de arrendamiento de cupo en vivienda universitaria. 2. ALCANCE El proceso contempla desde la solicitud de cancelación anticipada del contrato por parte del usuario, el trámite de la misma, hasta la entrega de información correspondiente al trámite de devoluciones. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos Se puede solicitar cancelación anticipada del contrato de arrendamiento de cupo en vivienda universitaria máximo 20 días calendario contados desde el inicio de la prestación del servicio según fecha indicada en la carátula del contrato. En caso de promociones no habrá posibilidad de solicitar cancelación anticipada de contrato 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Vivienda Universitaria con la supervisión del Jefe de la dependencia Responsabilidades Gestionar la solicitud de cancelación o terminación anticipada de contrato 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Cancelación o terminación anticipada de contrato de arrendamiento de cupo en vivienda universitaria 5.2. Descripción de actividades - Cancelación o terminación anticipada de contrato de arrendamiento de cupo en vivienda universitaria ENTRADA PROVEEDOR SALIDA Solicitud de cancelación o terminación anticipada de contrato Usuario residente cancelado anticipadamente Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 CLIENTE Usuario residente / PRO Devoluciones 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Envío de solicitud de anulación de contrato Al correo viviendauniversitaria@uniandes.edu.co se recibe la solicitud formal de Usuario cancelación anticipada de contrato. recibido del arrendador 2 Asignación de caso en Sales Force del CSC crea el caso sales forcé y asigna la tarea al gestor administrativo y logístico de vivienda CSC Revisión solicitud cancelación anticipada de de Escalar caso a Dirección Jurídica Notificación al residente de la imposibilidad del trámite Notificación al residente de la respuesta positiva Notificar a Apoyo Financiero y Cartera Tramitar firma del acta de cancelación anticipada de contrato Informar al usuario acerca del trámite de devoluciones Notificación a tesorería la autorización de la Una vez creado el caso en sales force, el gestor administrativo y logístico de vivienda revisa que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos en la cláusula 7.4, numeral d) del contrato de arrendamiento Para casos excepcionales o de fuerza mayor que no cumplan con lo establecido en el contrato se escalará el caso a Dirección Jurídica Si la solicitud no cumple criterios, se le informa al solicitante de la imposibilidad del trámite. Si la solicitud cumple criterios para terminación anticipada, se le responde positivamente, se le envía liquidación del valor a devolver del pago inicial y se le informa el procedimiento a seguir. Solo en caso que la cancelación anticipada del contrato sea de un beneficiario de Apoyo Fopre Vivienda. En este caso: i) no aplica devolución de dinero porque el pago se hace mensual ii) se solicita cancelación de la deuda Cuando la solicitud de cancelación es aprobada, el residente deberá firmar el acta de cancelación del contrato con la Universidad Notificar al residente por medio del correo los tramites que se llevan a cabo para las devoluciones Se le informa al área de Devoluciones, con copia a la jefe de VU, la solicitud para que el estudiante, quien fuera Acta de cancelación anticipada de contrato Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 devolución titular del contrato, pueda realizar el trámite de la devolución de su dinero, con datos como: nombre, código y monto a devolver. 6. DEFINICIONES No aplica 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) PRO-XX-X-XX-XX +Nombre del proceso Orden alfabético- numérico EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Nombre Ordenar de lo más general a lo más específico y luego alfabéticamente. PRO-XX-X-XX-XX +Nombre del proceso Orden alfabético- numérico Nombre 1. INDICADORES NOMBRE DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador IND-XX-X-XX-XX Encargado de buscar la mejora del indicador FICHA DEL INDICADOR Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Establecer lo que se busca medir con el indicador Corresponde a los pasos a seguir para obtener el indicador (EJ: se debe descargar el archivo x y filtrar la información por x ) Puede ser en días, meses, horas, porcentaje, unidades, etc. Corresponde a la operación matemática que soporta el indicador. Describir lo que indica el numerador y el denominador Limitaciones Fuente de datos Granularidad Restricciones del indicador Corresponde al origen de donde se extraen los datos para generar el indicador Nivel al que se va a obtener el indicador (por estudiante, por universidad etc.) Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Periodicidad Meta Corresponde a la periodicidad con que se genera el indicador (diario, semanal, mensual, semestral, anual). Meta del indicador Observaciones 2. S OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO SEGURIDAD ADMINISTRATIVO LEGAL 3. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración dd/mm/aaaa 0 Publicación dd/mm/aaaa 4. APROBACIÓN ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA Camilo Hernando Méndez Morales Ingeniero de Procesos 09/10/2017 REVISÓ Diego Cruz 05/11/2017 APROBÓ Angela Consuelo Carrillo Jefe de Vivienda 01/12/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Dirección de Planeación y Evaluación 6