APORTES VOLUNTARIOS FICHA TÉCNICA. Nivel 1 Financiamiento Versión. Nivel 2 Beca con compromiso QEE Fecha publicación Tipo Documento Ficha técnica

Transcripción

1 PRO Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso: Responsabilidades: DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Aportes Voluntarios Descripción de actividades - Aportes Voluntarios DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN

2 PRO OBJETIVO Explicar el proceso de recaudo de Aportes Voluntarios los cuales se efectúan cuando los Estudiantes Vinculados, una vez hayan utilizado por lo menos una vez los recursos del Fondo QEE, decidan acceder a la opción de realizar aportes voluntarios ( Estos nunca serán igual al 1% del saldo de Derechos Pecuniarios). Se aceptará únicamente una solicitud de aporte voluntario al semestre por estudiante y se consideran una opción para disminuir el saldo de derechos pecuniarios pero no se tienen en cuenta para reducir el tiempo total de compensación. 2. ALCANCE Desde que Apoyo Financiero informa la novedad del estudiante de realizar el pago de su cuota de reciprocidad a través de la modalidad de Aportes Voluntarios, hasta que el estudiante efectúa el pago, se modifica el Estado de compromiso, se firma y radica en Cartera. 3. NORMATIVIDAD 3.1 Directrices Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala 3.2 Lineamientos Protocolo de Recaudo Acuerdo de Reciprocidad 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: Jefe de Apoyo Financiero 4.2. Responsabilidades: El Entidad Financiera: Realizar un proceso de custodia, recaudo y seguimiento de acuerdo a las condiciones estipuladas con la Universidad. 2

3 PRO Garantizar el ingreso de los recursos al Fondo Quiero Estudiar Escala. El Jefe de Apoyo Financiero: Supervisar que el proceso de aportes voluntarios se efectué correctamente y cada una de las partes cumpla con sus responsabilidades. El Coordinador de Apoyo Financiero: Supervisar el proceso de solicitud de pago de la cuota de reciprocidad FOPRE a través de la modalidad de Aportes Voluntarios y gestionar la comunicación entre Apoyo Financiero y Cartera. El Coordinador de Cartera: Gestionar la comunicación de información entre la Universidad y la Entidad Financiera asegurando la efectividad del proceso. Elaborar el Estado de compromiso siguiendo los lineamientos establecidos en el Protocolo de recaudo del programa QEE y siendo acorde con la información conciliada con la Entidad Financiera. El Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero: Realizar seguimiento a los estudiantes y asegurar de ingresar toda la información pertinente en la plataforma de acompañamiento. El Estudiante: Cumplir con el reglamento del Programa y garantizar que la información brindada a la Universidad sea verídica y se proporcione oportunamente. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo - Aportes Voluntarios 5.2 Descripción de actividades - Aportes Voluntarios 3

4 PRO Entrada Proveedor Salida Cliente Solicitud de realizar el pago a través de la modalidad de Aportes Voluntarios. Estudiante. Reporte de pagos. Pago efectuado o el registro del soporte del seguimiento de los estudiantes que no realizan el aporte, cargado en la Plataforma de Acompañamiento. Estado de Compromiso modificado. Apoyo Financiero, Estudiante. No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos Se envía la novedad al correo electrónico Enviar novedad a Cartera cartera@uniandes.edu.co para informar el interés del Coordinador de 1 estudiante, con todos los detalles al Coordinador de Apoyo Financiero Cartera Generar novedad y enviar a la Entidad Financiera Generar recibo de código de barras Enviar recibo por correo electrónico Se genera la novedad de acuerdo con lo establecido en el Anexo 1- Reporte de novedades de recaudo no regulares y se envía por correo electrónico a la Entidad Financiera. Se emite el recibo de pago con base en las novedades (Anexo 1- Reporte de novedades de recaudo no regulares) suministradas por la Oficina de Cartera. Se generan los recibos con código de barras para el estudiante realice su aporte en la fecha que el manifestó. Se envía el recibo de pago a las cuentas de correo de Uniandes, a la cuenta de correo electrónico personal y físicamente a la dirección de correspondencia de cada estudiante. Coordinador de Cartera Entidad Financiera Entidad Financiera 5 Imprimir recibo de pago Se imprime el recibo de aporte de la Cuota de restitución. Estudiante Sistema Entidad Financiera Reporte de novedades de recaudo no regulares Recibo de pago 4

5 PRO de cuota 6 Realizar pago del aporte voluntario Se realiza el aporte el día que se estableció en la solicitud, en la Entidad Financiera correspondiente. Estudiante 7 Registrar los pagos realizados por el estudiante Se registra el pago realizado por el estudiante y se actualizan los reportes. Entidad Financiera Sistema Entidad Financiera Conciliar, generar y enviar Estado de Compromiso con la modificación Entregar Estado de Compromiso Imprimir, firmar y radicar Estado de Compromiso. Consolidar la información registrada por concepto de derechos pecuniarios y registrar el aporte voluntario del estudiante durante los 5 (cinco) días hábiles. Se genera el Estado de Compromiso (Anexo 2- Estado de Compromiso) incluyendo el aporte voluntario y se envía por correo electrónico a Apoyo Financiero. Se entrega al estudiante a través de correo electrónico el Estado de compromiso con la modificación. Se imprime, firma y radica en Cartera el Estado de compromiso. Coordinador de Cartera Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero Estudiante Estado de compromiso Realizar seguimiento al estudiante Registrar en plataforma de acompañamiento Se realiza el seguimiento a los estudiantes que no efectúan el aporte voluntario de la cuota. Se contacta con el estudiante y verifica los motivos del no pago del aporte. Se registran las novedades de las comunicaciones realizadas con los estudiantes en la Plataforma de Acompañamiento. Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero Plataforma de Acompañamiento 5

6 PRO DEFINICIONES Las siguientes definiciones fueron tomadas del documento Fondo Escala Uniandes: Protocolo de Recaudo. Acuerdo de Reciprocidad: Es el documento por el cual se establecen las condiciones del Programa Quiero Estudiar Escala (QEE), éste debe ser firmado y aceptado por todos los estudiantes que sean beneficiarios de la Beca con Compromiso. Beca con Compromiso: Apoyo económico que otorgará el Programa Quiero Estudiar Escala a cada estudiante vinculado, en el marco de un acuerdo de reciprocidad para que curse un programa de pregrado en la Universidad de los Andes. El apoyo tendrá una duración igual a la del programa al que fue admitido el estudiante y podrá extenderse hasta cuatro semestres adicionales. El apoyo estará destinado a cubrir el 95% de la matrícula del estudiante. Derechos pecuniarios: Valores correspondientes al pago de matrícula en la Universidad de los Andes. Estado de Compromiso: Documento que se entrega semestralmente al estudiante y que evidencia el monto total de derechos pecuniarios desembolsados por el Fondo Quiero Estudiar Escala, ajustados al IPC, y la equivalencia en meses de compensación. Estudiante(s) vinculado(s): Jóvenes colombianos talentosos, con dificultades económicas, que deseen estudiar en la Universidad de los Andes, que haya(n) sido seleccionado(s) para el Programa Quiero Estudiar Escala y que haya(n) suscrito el Acuerdo de Reciprocidad. Se considerará Estudiante Vinculado hasta tanto no haya concluido con sus compromisos de compensación por la ayuda económica recibida por el Fondo del programa. Fondo Quiero Estudiar Escala: Fondo de apoyo financiero conformado por recursos de la Universidad, por donaciones de terceros, y por el recaudo de los pagos que efectúen los estudiantes vinculados una vez se gradúan, según lo dispuesto en el Acuerdo de Reciprocidad. Los recursos del Fondo Quiero Estudiar Escala se destinarán a cubrir los apoyos económicos de los estudiantes vinculados. 6

7 FICHA TÉCNICA PRO Fecha publicación Tipo Documento Período académico: Tiempo en que el estudiante está matriculado como alumno en la Universidad de los Andes (semestres regulares, semestre intersemestral y práctica académica). 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala Protocolo de Recaudo Acuerdo de Reciprocidad ANEXO 1: Plantilla de reporte de novedades de recaudos no regulares ANEXO 2: Estado de compromiso 8. INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS No aplica. 1. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN Elaboración Publicación FECHA 3/9/ APROBACIÓN Elaboró Nombre Karen Plazas Cargo Ingeniero de procesos Fecha 3/9/214 7

8 PRO Revisó Coordinador de Apoyo Tatiana Robayo 3/1/214 financiero Aprobó Ana Maria Neiza Jefe de Apoyo Financiero 23/1/214 8

9 PRO ANEXO 1 PLANTILLA DE REPORTE DE NOVEDADES DE RECAUDOS NO REGULARES 9

10 PRO ANEXO 2 ESTADO COMPROMISO Otorgante: UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - FONDO QUIERO ESTUDIAR ESCALA Beneficiario o Estudiante Vinculado: NOMBRE DEL ESTUDIANTE C.C. No: IDENTIFICACION DEL ESTUDIANTE estudiante: No. CODIGO ESTUDIANTE Dirección: DIRECCION ESTUDIANTE Teléfono: TELEFONO ESTUDIANTE Este documento es parte integrante de los compromisos adquiridos y del Acuerdo de Reciprocidad suscrito por mí como Estudiante Vinculado por la Universidad de los Andes con el FONDO QUIERO ESTUDIAR ESCALA y el Programa Quiero Estudiar Escala, cuyos objetivos se orientan a solidarizarme con otros como yo, en el cumplimiento de sus metas educativas. En consideración a los acuerdos suscritos, ACEPTO unívocamente a través del presente documento, que el valor total de los apoyos económicos otorgados mediante la beca compromiso que están a mi cargo y a favor de la Universidad de los Andes - Fondo Quiero Estudiar Escala y/o quien represente sus derechos, a la fecha o a la de hacerse exigible el Acuerdo de Reciprocidad ascienden a la suma de: (Valor en letras) Valor en Números, de conformidad con el siguiente detalle: SALDOS DERECHOS PECUNIARIOS - EJEMPLO Períodos Financiados % IPC E.A* Valor Matrícula SALDO Ajuste IPC Saldo Diciembre 3/213 Final Equivalencia en Meses de compensación ,44% $ $ $ $ meses ,94% $ $ $ 8.75 $ meses ,94% $ $ $ $ meses 2141,% $ $ $ - $ meses $ $ $ meses Observaciones de cálculo IPC Para traer los periodos acumulados a Valor Presente se tomó la tasa EA. Se calcula con la tasa semestral equivalente. Se calcula con la tasa semestral equivalente. Ratifico que acepto la liquidación contenida en el presente documento y me comprometo a realizar la compensación de este beneficio a la Universidad de los Andes - FONDO QUIERO ESTUDIAR ESCALA y/o a quien represente sus derechos, de acuerdo con lo estipulado en el Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala y en el Acuerdo de Reciprocidad firmado, durante el doble del tiempo en el cual recibí los valores de matrícula, que a la fecha del presente documento equivale a 13 meses contados a partir del evento que primero ocurra a saber: i) fecha de grado, ii) retiro voluntario, iii) pérdida del beneficio. El presente documento se suscribe a los.del mes de de.. 1

11 PRO NOMBRE DEL ESTUDIANTE (firma) C.C. No: IDENTIFICACION DEL ESTUDIANTE *El %IPC aplicable será el publicado por el DANE en el sitio Web: 11