MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PROCEDIMIENTO CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO MATRÍCULAS DE POSGRADOS REVISADO POR Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo Jefe Financiero Jefe Oficina de Cuentas por Pagar Jefe Oficina de Contabilidad APROBADO POR Vicerrector Académico Director Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Realizar el registro oportuno y efectivo del pago de contraprestaciones en efectivo o a través de apoyo en matrículas de posgrados según los convenios docencia servicio, suscritos entre la Universidad y las Instituciones, así como las contraprestaciones derivadas de estos. 2. ALCANCE Comprende desde la solicitud de autorización de contraprestaciones a través de pagos parciales de matrículas de estudios de posgrado por parte de la Institución hasta la aplicación del apoyo económico y el pago respectivo a la Institución. 3. DEFINICIONES Relación docencia - servicio: Vínculo funcional que se establece entre instituciones educativas y otras organizaciones, con el propósito de formar talento humano en salud o entre instituciones educativas cuando por lo menos una de ellas disponga de escenarios de práctica en salud. Este vínculo se funda en un proceso de planificación académica, administrativa e investigativa de largo plazo, concertado entre las partes de la relación docencia - servicio. 1 Pre-liquidación: Cálculo de la contraprestación, basado en las rotaciones o prácticas programadas en una institución con la que se tiene Convenio Docencia Servicio. Liquidación: Valor a cancelar por Contraprestación, basado en las rotaciones reales realizadas en una institución con la que se tiene Convenio Docencia Servicio aprobado por las dos partes. 1 Decreto 2376 de 1 de julio de 2010 CAPÍTULO I; DISPOSICIONES GENERALES; ARTÍCULO 2.- DEFINICIONES Página 2 de 25

3 4. CONDICIONES GENERALES La contraprestación establecida dentro de los convenios marco docencia-servicio que suscribe la Universidad con las diferentes instituciones, es la siguiente, no obstante esta podrá considerar excepciones que se pacten al momento de la firma del convenio: CONTRAPRESTACIÓN. LA UNIVERSIDAD otorgará a LA INSTITUCIÓN como contraprestación, un valor equivalente al 15% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de los programas de salud de pregrado que roten en LA INSTITUCIÓN; un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de pregrado de Medicina que realicen el internado en zona rural un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de pregrado de Odontología, que realice la práctica de ruralito; Para el caso de los estudiantes de los programas de salud de posgrado que roten en LA INSTITUCIÓN, acompañados por docentes de LA UNIVERSIDAD, se les otorgará un valor equivalente al 20% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante; y un valor equivalente al 30% de la matrícula semestral, proporcional al tiempo de rotación por cada estudiante de los programas de salud de postgrado que roten en LA INSTITUCIÓN. Este valor podrá ser reconocido en efectivo, para lo cual LA INSTITUCIÓN deberá presentar la factura correspondiente al final de cada periodo académico o a más tardar el 15 de marzo del año inmediatamente siguiente, o a través de capacitación de su personal mediante actividades de educación continua y apoyo en la matrícula de posgrado, de acuerdo con las necesidades que fije la Gerencia de LA INSTITUCIÓN y con las posibilidades de LA UNIVERSIDAD y para el efecto se compromete a suministrar a LA INSTITUCIÓN la información de los cursos en forma oportuna. En este caso, los cupos de educación continua y/o posgrados deberán ser utilizados en el mismo periodo académico en que se causa dicha contraprestación. En cumplimiento de este acuerdo, si los rubros contemplados en la contraprestación son pagados en apoyo en el pago de la matricula en cupos de educación continua y/o posgrados, LA UNIVERSIDAD asignará con factura a nombre de la INSTITUCIÓN, un apoyo hasta del 80% en el valor de la matrícula de un curso corto de educación continua ó hasta del 50% en el valor de la matrícula de un diplomado, y hasta un valor de 40% de apoyo a la matrícula de posgrado a los funcionarios que designe LA INSTITUCIÓN y que cumplan con los requisitos de admisión exigidos por LA UNIVERSIDAD. Los rubros contemplados en la contraprestación, ya sea pagados en efectivo o en apoyo a pago de matriculas en cupos de educación continua y/o postgrados, en ningún caso podrán ser acumulados ni serán asignados con retroactividad. PARÁGRAFO: Para el caso de estudiantes de pregrado de programas de la salud que desarrollen actividades de Promoción y Prevención, no habrá lugar a contraprestación alguna Página 3 de 25

4 Las Instituciones (hospitales, IPS, entre otras) que tienen convenio Docencia- Servicio con la PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA deben emitir las facturas por el valor total de las contraprestaciones por cada Facultad, confirmadas en los procesos de revisión de rotaciones realizado por las unidades académicas y en la liquidación. Las facturas se reciben en la Asistencia para de la. Los documentos que deberán ser radicados en la Financiero para la aplicación del convenio a los estudiantes beneficiarios son: 1. Comunicación escrita emitida por la informando a la Institución el porcentaje de apoyo autorizado que le aplique en el marco del convenio docencia servicio. 2. Formato Solicitud Facturación a Clientes FI-P12-F04 (dos copias) La información suministrada en el Formato Solicitud Facturación a clientes deberá ser igual a la registrada en la carta de autorización emitida por la, en caso contrario, deberá ser ajustada y enviada nuevamente desde la. Previo a la solicitud de generación de factura ante la Financiero, la deberá verificar la existencia del tercero, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR03). En la Oficina de Cuentas por Pagar, las Secretarías de la Facultad correspondiente deberá radicar los documentos, luego de realizar la solicitud de pedido: 1. La Factura emitida por la institución, en la cual la fecha debe corresponder al mismo mes en que se radica en la Oficina de Cuentas a Pagar, de acuerdo con las fechas de cierre de facturación. 2. Carta de solicitud de contraprestación de apoyo en matrículas de posgrados emitida por la institución donde solicite descontar de la factura de pago de la contraprestación, el detalle de los valores de contraprestación a través apoyo en matrículas de posgrado asumidos por esa institución, incluyendo la información que ya se ha notificado de la Financiero. Una vez radicada la Factura en la Oficina de Cuentas por Pagar y generado el ID de comprobante derivado de la causación de la misma, dicha oficina deberá enviar mediante correo electrónico a la Coordinación de Cartera Institucional en la Financiero, la siguiente información: 1. No. de la Factura generada a nombre de la institución 2. ID del comprobante Las facturas generadas desde la Oficina de Cartera Institucional, serán generadas con fecha de vencimiento Diciembre del año en curso. Página 4 de 25

5 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 No. 1. DESCRIPCIÓN Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de Educación Continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. UNIDAD RESPONSABLES CARGO Si el estudiante es de primer semestre. 2. Revisa la autorización enviada por la institución junto con el pre-recibo emitido al momento de la admisión. Si el estudiante es de un semestre diferente a primer semestre. Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la matricula. Página 5 de 25

6 No. DESCRIPCIÓN Emite concepto sobre la solicitud presentada. UNIDAD RESPONSABLES CARGO Si no acepta la solicitud presentada. 3. Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al Director de Educación, con copia a la Facultad a la que está adscrito el posgrado respectivo. Notificando a la institución la decisión tomada. En este momento finaliza el procedimiento. Si acepta la solicitud presentada. Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico Dirigida a la institución, con copia a la Facultad en la cual desarrollará los estudios de Posgrado. Verifica el pago de la matricula: Si el estudiante no ha realizado el pago de la matricula. Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12- F04). 4. Remítase a la actividad 7. Si el estudiante excepcionalmente realizó el pago de la matricula. Solicita la creación del estudiante como proveedor empleando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01). Remítase a la actividad 5. Página 6 de 25

7 No DESCRIPCIÓN Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Diligencia el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Entrega el formato de solicitud de facturación y la solicitud de voucher directo (para el caso en que el estudiante ya haya realizado el pago de la inscripción) en la Oficina de Apoyo Financiero Recibe los documentos entregados por el estudiante. UNIDAD Estudiante RESPONSABLES CARGO de la Asistencia Si el estudiante no ha realizado el pago. Aplica el convenio en la cuenta del estudiante en el módulo de Finanzas Estudiantiles. 8. Remítase a la actividad 12. Si el estudiante excepcionalmente ya realizó el pago completo de su matrícula. Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Recibe del estudiante la solicitud de facturación a clientes, la copia del prerecibo pagado y la solicitud de voucher directo. Remítase a la actividad 9 9. Genera la Factura a la institución en módulo de Cuentas por Cobrar y el registro de la cuenta puente para el reintegro al estudiante. Financiero Coordinador de Cartera Institucional Página 7 de 25

8 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 10. Remite la solicitud de generación de voucher directo a la Oficina de Cuentas por Pagar anexando copia de la Factura generada. Financiero Coordinador de Cartera Institucional 11. Genera el voucher directo al estudiante para realizar la devolución respectiva. Ver Procedimiento Egresos. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar Remítase a la actividad Genera el pre-recibo para ser cancelado por el estudiante. Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo 13. Entrega al estudiante copia firmada del Formato de Solicitud de Facturación a Cliente (FI-P12-F04) y el Pre-Recibo para ser pagado por el estudiante. Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo 14. Realiza el pago del pre-recibo. Estudiante 15. Entrega la copia del formato firmado por la financiero en la. Estudiante 16. Remite los documentos entregados por el estudiante al Coordinador de Cartera Institucional. Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Confirma el pago realizado por el estudiante. Si el estudiante realizó el pago asignado. 17. Remítase a la actividad 18. Si el estudiante no realizó el pago. Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la cancelación de la solicitud de generación de Factura. En este momento finaliza el procedimiento. Página 8 de 25

9 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 18. Genera la factura en el módulo de Cuentas por cobrar a nombre de la Institución. Financiero Coordinador de Cartera Institucional 19. Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la y en físico a la institución correspondiente. Financiero Coordinador de Cartera Institucional Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades s y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. 25. Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. 26. Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución. Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS- P20-G06). Facultades Cargo Responsable Página 9 de 25

10 No. 27. DESCRIPCIÓN Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Financiero) para ser aplicadas en el sistema. UNIDAD Facultades RESPONSABLES CARGO Cargo Responsable 28. Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 29. Envía mediante correo electrónico a la Financiero Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 30. Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. En este momento finaliza el procedimiento. Financiero Coordinador de Cartera Institucional Página 10 de 25

11 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI No. 1. DESCRIPCIÓN Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de educación continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. UNIDAD RESPONSABLES CARGO Si el estudiante es de primer semestre. 2. Revisa la autorización enviada por la institución junto con el pre-recibo emitido al momento de la admisión. Si el estudiante no es de primer semestre. Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la matricula. Emite concepto sobre la solicitud presentada. Si no acepta la solicitud presentada. 3. Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al director de educación, con copia a la Facultad a la que está adscrito el posgrado respectivo. En este momento finaliza el procedimiento. Si acepta la solicitud presentada. Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico dirigida a la Institución con copia a la Oficina de Apoyo Financiero de la Seccional Cali y a la Facultad en la cual desarrollará los estudios de Posgrado. Página 11 de 25

12 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO Recibe los documentos entregados por el estudiante. Si el estudiante no ha realizado el pago. Genera el pre-recibo a nombre del estudiante para ser cancelado por éste. 4. Remítase a la actividad 9. Si el estudiante excepcionalmente ya realizo el pago. Financiero - Seccional Cargo Responsable Informa al Analista de Gestión de Información de la Sede Central, el pago total generado por el estudiante Remítase a la actividad 5. Solicita la creación del estudiante como proveedor diligenciando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Sede Central Sede Central 7. Solicita a la Oficina de Cuentas por Pagar mediante el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04) con los soportes correspondientes, la generación de voucher directo para la devolución al estudiante. Sede Central 8. Genera el voucher directo para la devolución al estudiante. Remítase a la actividad 12 Oficina de Cuentas por Pagar Sede Central Analista de Cuentas por Pagar 9. Genera la cuenta por cobrar a la Sede central por concepto del apoyo económico otorgado al estudiante. Oficina de Tesorería - Seccional Jefe Oficina Página 12 de 25

13 No. 10. DESCRIPCIÓN Envía documento de cobro a la Oficina de Apoyo Financiero Cartera Institucional Sede Central, informando la cuenta por cobrar creada. UNIDAD Oficina de Tesorería - Seccional RESPONSABLES CARGO Jefe Oficina 11. Remite a la - Sede Central el cobro generado. Financiero Sede Central Coordinador de Cartera Institucional 12. Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04). Ver Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR03). Sede Central 13. Genera la factura en el módulo de cuentas por cobrar a nombre de la Institución. Financiero Sede Central Coordinador de Cartera Institucional 14. Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la y en físico a la institución correspondiente. Financiero Sede Central Coordinador de Cartera Institucional Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades s y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Página 13 de 25

14 No. 19. DESCRIPCIÓN Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. UNIDAD RESPONSABLES CARGO 20. Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. Vicerrector Académico 21. Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución. Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS- P20-G06). Facultades Cargo Responsable 22. Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Financiero) para ser aplicadas en el sistema. Facultades Cargo Responsable 23. Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 24. Envía mediante correo electrónico a la Financiero Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Oficina de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 25. Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. En este momento finaliza el procedimiento. Financiero Coordinador de Cartera Institucional Página 14 de 25

15 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas. Página 15 de 25

16 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN INICIO Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de Educación Continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. Si El estudiante es de primer semestre? No Revisa la autorización enviada por la institución junto con el pre-recibo emitido al momento de la admisión. Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la matricula. Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Emite concepto sobre la solicitud presentada. Si Se acepta la solicitud? No Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico Dirigida a la institución, con copia a la Facultad en la cual desarrollará los estudios de Posgrado. Asistente Aseguramiento de la Calidad y Currículo / Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al Director de Educación, con copia a la Facultad a la que está adscrito el posgrado respectivo. Notificando a la institución la decisión tomada. 1 Verifica el pago de la matricula A Página 16 de 25

17 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN A Si El estudiante excepcionalmente realizó el pago de la matricula? No Solicita la creación del estudiante como proveedor empleando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01). Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04). Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01). 2 Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Diligencia el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Formato Solicitud registro comprobante directo (FI- P13-F04). 2 Estudiante Entrega el formato de solicitud de facturación y la solicitud de voucher directo (para el caso en que el estudiante ya haya realizado el pago de la inscripción) en la Oficina de Apoyo Financiero Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Financiero Recibe los documentos entregados por el estudiante. No El estudiante realizó el pago de la matricula? Si Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Financiero Aplica el convenio en la cuenta del estudiante en el módulo de Finanzas Estudiantiles. Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Financiero Recibe del estudiante la solicitud de facturación a clientes, la copia del pre-recibo pagado y la solicitud de voucher directo. Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Financiero Genera el pre-recibo para ser cancelado por el estudiante. Coordinador de Cartera Institucional Financiero Genera la Factura a la institución en módulo de Cuentas por Cobrar y el registro de la cuenta puente para el reintegro al estudiante. B C Página 17 de 25

18 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN B C Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Financiero Entrega al estudiante copia firmada del Formato de Solicitud de Facturación a Cliente (FI-P12-F04) y el Pre-Recibo para ser pagado por el estudiante. Coordinador de Cartera Institucional Financiero Remite la solicitud de generación de voucher directo a la Oficina de Cuentas por Pagar anexando copia de la Factura generada. Formato de Solicitud de Facturación a Cliente (FI-P12-F04) Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Genera el voucher directo al estudiante para realizar la devolución respectiva. Estudiante Realiza el pago del pre-recibo. Ver Procedimiento egresos - generación de pagos FI-P13-PR20 Estudiante Entrega la copia del formato firmado por la Oficina de Apoyo financiero en la. Auxiliar de Apoyo Financiero Corto Plazo Financiero Remite los documentos entregados por el estudiante al Coordinador de Cartera Institucional. Confirma el pago realizado por el estudiante. No El estudiante realizó el pago asignado? Si Solicita a la Coordinación de Cartera Institucional la cancelación de la solicitud de generación de Factura. Coordinador de Cartera Institucional Financiero Genera la factura en el módulo de Cuentas por cobrar a nombre de la Institución. 3 D Página 18 de 25

19 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN D Coordinador de Cartera Institucional Financiero Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la y en físico a la institución correspondiente. Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades s y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. E Página 19 de 25

20 5.1 EFECTIVO Y/O APOYO EN E Cargo responsable Facultad Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución. Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06). Cargo responsable Facultad Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Financiero) para ser aplicadas en el sistema. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Envía mediante correo electrónico a la Financiero Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Coordinador de Cartera Institucional Financiero Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. 1 FIN 3 Página 20 de 25

21 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI INICIO Recibe las solicitudes de contraprestación en apoyo a inscripciones de programas de educación continua según carta de solicitud de contraprestación de apoyo enviado por las instituciones con quienes se tiene convenio docencia-servicio. Analiza la solicitud presentada para determinar la viabilidad de la misma. Si El estudiante es de primer semestre? No Revisa la autorización enviada por la institución junto con el pre-recibo emitido al momento de la admisión. Revisa la autorización y el consolidado de calificaciones del estudiante, así como el pre-recibo emitido durante la matricula. Emite concepto sobre la solicitud presentada No Se acepta la solucitud? Si Elabora una comunicación firmada por el Vicerrector Académico la cual se envía al Representante legal de la institución o al director de educación, con copia a la Facultad a la que está adscrito el posgrado respectivo. Envía carta de aceptación firmada por el Vicerrector Académico dirigida a la Institución con copia a la Oficina de Apoyo Financiero de la Seccional Cali y a la Facultad en la cual desarrollará los estudios de Posgrado. 1 A Página 21 de 25

22 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI A Cargo responsable Financiero - Cali Recibe los documentos entregados por el estudiante. No El estudiante excepcionalmente realizó el pago? Si Cargo responsable Financiero - Cali Genera el pre-recibo a nombre del estudiante para ser cancelado por éste. Cargo responsable Financiero - Cali Informa al Analista de Gestión de la Sede Central, el pago total generado por el estudiante. Jefe de Oficina Oficina de Tesorería - Cali Genera la cuenta por cobrar a la Sede central por concepto del apoyo económico otorgado al estudiante. Sede Central Solicita la creación del estudiante como proveedor diligenciando el Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Jefe de Oficina Oficina de Tesorería - Cali Envía documento de cobro a la Financiero Cartera Institucional Sede Central, informando la cuenta por cobrar creada. Coordinador de Cartera Institucional Financiero Sede Central Remite a la - Sede Central el cobro generado. Formato Registro de proveedores y otros terceros (BS-P10-F01) Sede Central Confirma la creación del estudiante como proveedor en la base de datos. Sede Central Diligencia el Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04). Sede Central Solicita a la Oficina de Cuentas por Pagar mediante el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI- P13-F04) con los soportes correspondientes, la generación de voucher directo para la devolución al estudiante. Formato Solicitud de Facturación a Clientes (FI-P12-F04) Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04) 2 B Página 22 de 25

23 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI B 2 Coordinador de Cartera Institucional Financiero Genera la factura en el módulo de cuentas por cobrar a nombre de la Institución. Coordinador de Cartera Institucional Financiero Envía mediante correo electrónico en PDF la Factura a la y en físico a la institución correspondiente. Sede Central Consolida las solicitudes de contraprestación para ser incluidas en la liquidación. Sede Central Revisa las rotaciones realizadas por las Unidades s y consolida el valor total junto con las contraprestaciones otorgadas a través de apoyos en Educación. Sede Central Realiza las liquidaciones derivadas del convenio suscrito. Sede Central Recibe las facturas por concepto de contraprestación de servicios enviadas por las instituciones con las que se tiene convenio Docencia Servicio. Sede Central Verifica el valor referenciado en la factura contra las liquidaciones realizadas. C Página 23 de 25

24 5.2 CONTRAPRESTACIÓN DE SERVICIOS PRESTADOS EN LA SECCIONAL CALI C Vicerrector Académico Elabora carta de autorización de pago a cada Facultad incluyendo la contraprestación generada, firmada por el Vicerrector Académico, anexando la factura correspondiente con el visto bueno respectivo. Sede Central Realiza la solicitud de pedido por el valor total de la Factura generada por la Institución Ver Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06). Cargo responsable Facultades Radica en la Oficina de Cuentas por Pagar la Factura, indicando sobre éstas las contraprestaciones generadas (Facturas enviadas por la Financiero) para ser aplicadas en el sistema. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Genera el ID del comprobante derivado de la causación de la factura. Analista de Cuentas por Pagar Oficina de Cuentas por Pagar Envía mediante correo electrónico a la Financiero Coordinación de Cartera Institucional el ID del Comprobante, informando a qué facturas corresponden. Coordinador de Cartera Institucional Financiero Aplica los cobros al ítem en el módulo de cuentas por cobrar (AR) mediante la plantilla de Excel. 1 FIN Página 24 de 25

25 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Solicitudes de contraprestación CÓDIGO N/A Documento de cobro entre sedes N/A Formato Solicitud de Facturación a Clientes FI-P12-F04 Formato Solicitud generación de comprobante directo FI-P13-F04 Formato Registro de proveedores y otros terceros BS-P10-F01 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO EXTERNO NOMBRE Procedimiento Facturación a Clientes (FI-P12-PR03) Procedimiento egresos generación de pagos (FI-P13-PR20) Guía Rápida Pedido de Servicios (BS-P20-G06). Decreto 2376 de 1 de julio de 2010 Página 25 de 25