GUÍA DE USUARIO GENERACIÓN DE CERTIFICADOS A PROVEEDORES

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: BS-P10-G02 1 Julio de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO GENERACIÓN DE A PROVEEDORES Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

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3 1.1. Entrar a la pagina luego en sistemas de información universitaria, ingresar ID Usuario y contraseña, de clic en FN Finanzas y luego de clic en Cuentas a Pagar Para la generación de los certificados a título de Renta, IVA, ICA y CREE se deberá ingresar a la siguiente ruta: Cuentas por pagar / Informes / Reportes Colombia / Certificado de Retención.

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5 2.1. Se deben crear 2 plantillas, por única vez por usuario: Retención en la Fuente y Retención IVA Retención ICA 2.2. Para elaborar las plantillas seleccione Añadir un Valor y digite en el campo ID Control Ejecución un nombre para los certificados de Renta e IVA, active los flag como se indica en la imagen; para la plantilla de los certificados de retención de ICA realice el mismo proceso. Luego de clic en Guardar. Retención en la Fuente e IVA ICA En este paso se debe tener en cuenta es la unidad de negocio siempre debe ser PUJCB, en el campo consolidado debe estar activado el flag en la retención en la fuente la entidad de retención es DIAN. Cuando ya se tiene la información se selecciona Guardar y queda hecha la plantilla que se va a usar para certificados a titulo de Renta e IVA En este paso se debe tener en cuenta es la unidad de negocio siempre debe ser PUJCB, en la retención de ICA la entidad de retención es SHD. Cuando ya se tiene la información se selecciona Guardar y queda hecha la plantilla que se va a usar para certificados de retención de ICA.

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7 3.1. Una vez hechas las plantillas por única vez (se ejecutarán cada vez que se requiera generar un certificado de retención según corresponda), se deberá modificar la información como fechas y Id Proveedor como lo considere. Estos son los campos que se deben tener en cuenta: a) Debe estar seleccionado el campo Consolidado ya que se debe sacar lo que retiene por Bogotá y Cali. b) El ID de Proveedor: Es el de la persona quien lo solicita, al dar clic en la lupa de búsqueda podrá ubicar con el No. de identificación del proveedor el Id de proveedor. c) La Fecha Contable inicial y Fecha Contable Final d) La Fecha Impresión Documento e) Después de terminado el proceso seleccione Guardar y luego en Ejec f) Luego se verifica en Gestor Informes Los campos que se deben cambiar son: a) El ID Proveedor b) La Fecha Contable inicial y Fecha Contable Final c) La Fecha Impresión Documento En Petición de Gestor Procesos se debe activar el flag del certificado que se desee generar, uno a la vez. Luego debe dar clic en Acep: Los certificados serán generados a solicitud del proveedor y podrán entregarse por medio impreso o pdf correo electrónico, en un tiempo no mayor a 3 días a partir de la fecha de solicitud.

8 3.2. Luego de ejecutar el certificado que desea, deberá ir al Gestor Informes y verificar: En la página administración en el campo descripción deben aparecer dos procesos con el mismo No. de instancia de proceso, uno con el nombre de la retención ejecutada y otro con la extensión de documento pdf. Luego debe dar clic en el documento PDF que podrá imprimir o enviar por correo electrónico.

9 3.3. El certificado se mostrará así:

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11 4.1. Información importante del certificado de retención.

12 La información generada en el certificado se deberá validar con la base de Excel generada por el Analista Tributario (para retenciones a título de renta la base de Excel se genera para el periodo anual y para retenciones a títulos de IVA e ICA la base de Excel se genera para el periodo bimestral), esta validación confirma el valor generado en el certificado en caso de inconsistencia se deberá generar el certificado de forma manual con la información de la base de Excel.

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14 Revisado por Analista de Cuentas por Pagar Aprobado por Director Financiero