MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO INVENTARIOS TRANSFERENCIA DE MATERIALES ENTRE UBICACIONES EN EL ALMACÉN DE CAMPUS Y CONSTRUCCIONES

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO INVENTARIOS MANUAL DE USUARIO ENTRE UBICACIONES EN EL ALMACÉN REVISADO POR Profesional de Mantenimiento APROBADO POR Jefe Oficina de Administración del Campus Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESARROLLO DEL MANUAL DE USUARIO GENERALIDADES DEL SISTEMA Acceso a PeopleSoft Iconos del aplicativo Expiración de la sesión ENTRE UBICACIONES EN EL ALMACEN CONSULTAR EL TRASLADO DEL ARTÍCULO Página 2 de 14

3 1. OBJETIVO Aplicar los parámetros y secuencia específica que deben seguir los empleados responsables de realizar los procesos de trasferencia de materiales del almacén de campus y construcciones de la Universidad, derivadas de los requerimientos de materiales de las peticiones de servicio de otras unidades para la consolidación, verificación y trasferencia correspondiente. 2. DEFINICIONES Unidad de negocio: Empresa o subconjunto de una empresa que dispone de independencia respecto a una o varias funciones operativas o contables. 3. CONDICIONES GENERALES La transferencia de materiales permite realizar los traslados entre ubicaciones (Campus-Construcciones) dentro del almacén, con el fin de suplir las necesidades de productos que no cuente con existencias en el momento de la solicitud en alguna de las ubicaciones. Si requiere verificar el traslado del artículo o inspeccionar sobre las existencias en el almacén podrá realizarlo mediante la consulta de la transferencia de un artículo. Ver numeral 3.3. de este manual. Página 3 de 14

4 4. DESARROLLO DEL MANUAL DE USUARIO 3.1 GENERALIDADES DEL SISTEMA Acceso a PeopleSoft Ingrese por el portal de La Universidad Javeriana ( ) y en el menú de servicios en línea seleccione la Opción Sistema de Información Universitaria, como se muestra a continuación: A continuación aparecerá la siguiente pantalla de entrada, ingrese los datos de usuario y la contraseña que le han sido asignados Nota: Si le han asignado sus datos de usuario y contraseña y se le presenta algún tipo de inconveniente con el ingreso a la plataforma por favor comuníquese con la mesa de servicios en la Ext Página 4 de 14

5 El Sistema lo ubicará en la página principal de PeopleSoft, desde la cual podrá acceder a las diferentes opciones. Si desea salir, seleccione en la página de finanzas la opción Desconexión Iconos del aplicativo El aplicativo PeopleSoft en la parte inferior de sus páginas ofrece a los usuarios los siguientes botones: ICONO DESCRIPCIÓN Se denomina Buscar. Permite generar un listado predeterminado por el aplicativo para escoger la opción que más se ajuste en cada caso. Se denomina Fecha. Permite seleccionar una fecha o rango de fechas en caso de que esta(s) sea(n) solicitada(s) para el ingreso de información. Página 5 de 14

6 ICONO DESCRIPCIÓN Se denomina Agregar línea. Permite agregar o eliminar, respectivamente, líneas de ingreso de información. Es decir, si se solicitan datos telefónicos y se desea ingresar más de un teléfono se selecciona para agregar dicho número adicional. Si por el contrario se desea eliminar un número telefónico ingresado se selecciona. Envía a la base de datos la información introducida en la página. En general, la acción de almacenamiento se ejecuta al llegar al final de un componente. El comando Guardar siempre actualiza los datos de todas las páginas incluidas en un grupo. Una vez se guarda la información, el aplicativo muestra un mensaje de almacenamiento en la esquina superior derecha de la página. Permite volver a los listados de búsqueda una vez se ha escogido ya una opción. Permite remitirse al dato o persona de la posición anterior, si se ha buscado la información en un listado de búsqueda. Permite remitirse al dato o persona de la posición siguiente, si se ha buscado la información en un listado de búsqueda. Permite notificar mediante un correo electrónico que genera el aplicativo sobre cambios, actualizaciones y registro de información. Permite añadir un nuevo registro en la componente donde se encuentre Permite dirigirse dentro de una misma página a la pestaña anterior, cuando existe más de una. Permite dirigirse dentro de una misma página a la pestaña posterior, cuando existe más de una. Permite actualizar la información y visualizar la página con la información registrada en el momento. Permite actualizar la información y visualizarla inmediatamente. Permite revisar información registrada con fechas efectivas anteriores, una vez se ha realizado mantenimiento (modificaciones) de la información. Permite realizar inclusiones de información, al igual que corregir información ya guardada. Ejecuta el envío de solicitud de aprobación de la información ingresada, este icono permite notificar al aprobador que se ha registrado un nuevo proveedor en el autoservicio que espera ser revisado y aprobado. Página 6 de 14

7 3.1.3 Expiración de la sesión Por motivos de seguridad, el aplicativo PeopleSoft desconecta al usuario de la aplicación transcurrido 20 minutos de inactividad, el aplicativo generará una pantalla de expiración. Seleccione el vinculo Conexión a PeopleSoft para ingresar nuevamente a la aplicación. 3.2 ENTRE UBICACIONES EN EL ALMACEN Una vez ingrese al sistema, seleccione la ruta Menú / Almacenes, en el menú de Almacenes, seleccione la opción gestión de Inventario : Página 7 de 14

8 El sistema habilita la pantalla Gestión de Inventario ingrese a la opción Transferencias. El sistema habilita el menú Transferencias, en la pestaña Transferencias Método Rápido ingrese la siguiente información: Página 8 de 14

9 Ubicación Almacenamiento: Despliegue y seleccione mediante el ícono ubicación del artículo solicitado para realizar el traslado. la Ya seleccionada la ubicación procedemos a elegir el Artículo. Página 9 de 14

10 Artículo: Mediante el ícono despliegue y seleccione el artículo requerido. Una vez establecida la información del artículo, ingresar al sub menú Ubicación Destino, en el espacio Comentarios mencionar los motivos de este movimiento, y registrar mediante el ícono destino del traslado. la Ubicación de Almacenamiento Página 10 de 14

11 En la pantalla Búsqueda Ubicación Almacenamiento, seleccione la ubicación dentro del almacén a la cual se transferirá el material. Registrada la información destino proceda a ingresar la Cantidad Transferida digitando el número de artículos requeridos y finalice con la opción Guardar. Página 11 de 14

12 3.3 CONSULTAR EL TRASLADO DEL ARTÍCULO. Ingrese en el menú principal a la opción Almacenes y seleccione Gestión de Inventario y ingrese al Revisión Info Balance Inv En el menú Revisión Info Balance Inv, seleccione la opción Inventario por Artículo. Página 12 de 14

13 Para buscar el artículo a consultar, seleccione de la pestaña Buscar un Valor, el icono en la opción ID del Artículo el cual desplegará el listado de artículos. En el listado seleccione el Artículos objeto de la trasferencia. Finalice con la opción Buscar. Página 13 de 14

14 El sistema habilita la pantalla, que permite consultar la ubicación y cantidades existentes, así como las cantidades disponibles en el almacén del artículo a transferir. Esta pantalla muestra si el artículo ya está disponible en la ubicación destino para ser asignado. Página 14 de 14