MÒDULO ESTADÌSTICO DEL SIPYM

Transcripción

1 MÒDULO ESTADÌSTICO DEL SIPYM MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA Para comenzar a utilizar el Módulo Estadístico, se requiere introducir el nombre de usuario y la contraseña, asignada con anticipación. La Figura 1 ( Acceso al Sistema ). presenta la pantalla que nos permitirá digitar estos datos. En caso de que el nombre de usuario o la contraseña sean incorrectos, el sistema mostrará un mensaje de error (Figura 2, Password o Usuario Inválido ), dando oportunidad de volver a introducir dichos datos y así poder ingresar al Módulo. Figura 1.- Acceso al Sistema Figura 2.- Password o Usuario inválido

2 En el Menú Principal del SIPYM, dentro del Submenú MODULOS, seleccionamos la opción Estadístico para acceder a la aplicación. (Figura 3, Acceso al Módulo Estadístico ) Figura 3.- Acceso al Módulo Estadístico

3 El Módulo Estadístico nos permite conocer datos referentes a gastos efectuados por compra de artículos (ya sea con entrada al almacén, por consumos inmediatos, servicios contratados o gastos efectuados por otros conceptos), así como también, un resumen general del presupuesto ejercido. El Sistema nos permite elegir un rango de fechas para selección de información a desplegar. Presentamos el siguiente menú para elegir la opción deseada. Figura 4, Criterios de búsqueda ). Figura 4.- Criterios de búsqueda Permite seleccionar diferentes criterios de búsqueda. Permite navegar entre pantallas sin necesidad de cargar información nuevamente. Muestra información del sistema. Sale del sistema.

4 En caso de elegir Compras Normales, el sistema mostrará una pantalla (Figura 5, Compras Normales ), en la cual podemos especificar un rango de fechas (inicial y final), para determinar la información que se va a desplegar. Además nos presenta tres pestañas : Artículos, Proveedores y Departamentos, dentro de las cuales podremos obtener información estadística de todos los artículos, por grupo de artículos, por artículos comprados, por proveedor o todos los proveedores a los que se les ha comprado, por departamento y lo que ha comprado cada departamento. Figura 5. Compras Normales En general, el sistema es fácil de usar, ya que los datos introducir son mínimos.

5 Las acciones disponibles en el Sistema son las siguientes: Limpia la información de la pantalla, para realizar una nueva búsqueda. Permite realizar la búsqueda, dependiendo de la opción que se haya seleccionado, muestra los datos requeridos así como un total (en dinero) que se ha gastado por ese concepto. Permite imprimir la información que se muestra en pantalla, no es necesario presionar el botón Buscar, solo seleccionar el rango de fechas y la opción requerida. Sale de la pantalla actual y regresa a la pantalla principal. un rango de fechas determinado. Permite visualizar el total de dinero gastado por ese concepto en

6 Existen SIETE consultas diferentes, según el tipo de información que se requiera consultar. Para esto se selecciona la pestaña deseada (según tipo de consulta) y se procede a introducir las fechas y el criterio de búsqueda (si este es necesario). Las diferentes consultas que se pueden realizar son los siguientes: 1.- Por Grupo de Artículos Si se requiere información acerca de los artículos que se han comprado de determinado grupo, el sistema pide que introduzca el nombre del grupo, el sistema mostrará la clave del grupo, se presiona el botón buscar para mostrar la información requerida. (Figura 6, Consulta por grupo de Artículos ) Articulo: Representa la clave del artículo Descripción: Muestra el nombre del Artículo. Nombre del Proveedor: Muestra el nombre del Proveedor al que se le compro el artículo. Cantidad: Muestra la cantidad de artículos comprados Unidad de Medida: Muestra la unidad de compra de los artículos Importe: Muestra la cantidad (en dinero) que se a gastado en ese artículo en ese período. Figura 6.- Consulta por grupo de Artículos

7 2.- Por un Artículo Específico El único dato que pide el sistema es el nombre del artículo que se quiere consultar, el sistema mostrará la clave del artículo, procediendo después a realizar la búsqueda (presionando el botón Buscar ). El sistema muestra la información requerida (Figura 7, Consulta por Artículo ). Nombre del Proveedor: Muestra el proveedor al cual se le compro el artículo. Cantidad: Representa la cantidad ( en volumen) que se le ha comprado a ese proveedor en un período determinado Unidad de medida: Muestra la unidad de medida de los artículos. (pieza, caja, etc.) Importe: Muestra la cantidad (en dinero) que se a gastado de ese artículo en ese período. Figura 7.- Consulta por Artículo

8 3.- Por todos los artículos En este tipo de consulta sólo se requiere introducir el período de fechas, ya que se consulta la información de todos los artículos que se han adquirido durante el período especificado, y sólo bastará presionar el botón Buscar para que el sistema muestre los siguientes datos: Artículo: Representa la clave del artículo. Descripción: Muestra el nombre del articulo. Nombre del Proveedor: Muestra el proveedor al cual se le compró el artículo. Cantidad: Representa la cantidad ( en volumen) que se le ha comprado a ese proveedor en un período determinado Unidad de medida: Muestra la unidad de medida de los artículos Importe: Muestra la cantidad (en dinero) que se a gastado en ese artículo en ese período. Los artículos que se muestran son TODOS los que se han comprado (ya pagados al proveedor) hasta el momento de la consulta en el periodo especificado. (Figura 8, Consulta de todos los Artículos ). En esta opción, a la hora de imprimir, se genera una gráfica donde muestra los 10 artículos que han tenido mayor volumen de compra. Figura 8.- Consulta de todos los Artículos.

9 4. Por Proveedor específico Al escoger esta opción, se pueden conocer los artículos que se le han comprado un proveedor en especial durante un período dado. Para poder realizar esta consulta es necesario introducir el nombre del proveedor y el sistema automáticamente mostrará la clave del proveedor y los artículos que se le han comprado. Los datos que se mostrarán después de dar clic en el botón Buscar (Figura 9, Consulta por proveedor específico ) son los siguientes: Artículo: Representa la clave del artículo. Descripción: Muestra el nombre del artículo. Cantidad: Representa la cantidad ( en volumen) que se le ha comprado a ese proveedor en un período determinado Unidad de medida: Muestra la unidad de medida de los artículos Importe: Muestra la cantidad (en dinero) que se ha gastado en ese artículo en ese período. Figura 9.- Consulta por proveedor específico.

10 5.- Consulta por Proveedor En este tipo de consulta sólo se requiere introducir el rango de fechas y seleccionar el orden en que se requiere presentar la información. El Sistema mostrará TODOS los proveedores a los que se les ha comprado durante un período dado. Sólo basta presionar el botón Buscar para que el sistema despliegue los siguientes datos, ordenados ya sea por proveedor o alfabéticamente (figura 10, Consulta por Proveedor (alfabeticamente) o por importes (figura 11, Consultas por Proveedor (ordenado por importes). Clave Representa la clave del Proveedor. Nombre: Muestra el nombre del proveedor Importe: Muestra la cantidad (en dinero) que se a gastado en ese artículo en ese período. Figura 10.- Consulta por Proveedor (alfabeticamente)

11 Figura 11.- Consultas por Proveedor (ordenado por importes) En esta consulta al imprimir se obtiene una gráfica de barras, en la cual se muestran los 10 proveedores a los que más se les ha comprado (en dinero).

12 6.- Por Departamento Se puede consultar por algún departamento en específico, todos los artículos que se han comprado en un rango de fechas determinado. Sólo es necesario introducir el nombre del departamento; el sistema mostrará la clave del departamento automáticamente. Se desplegarán los siguientes datos : (Figura 12, Consulta por departamento ): Artículo: Representa la clave del artículo. Descripción: Muestra el nombre del artículo. Nombre del Proveedor: Muestra el nombre del proveedor al cual se le compró el artículo. Cantidad: Representa la cantidad ( en volumen) que se le ha comprado a ese proveedor en un período determinado Unidad de medida: Muestra la unidad de medida de los artículos (pieza, caja, etc.) Importe: Muestra la cantidad (en dinero) que se a gastado en ese artículo en ese período. Figura 12.- Consulta por departamento

13 7.- Todos los Departamentos Permite hacer una consulta sobre todas las compras que ha hecho cada departamento en un rango de fechas determinado. Solo se necesita introducir el rango de fechas y presionar el botón Buscar, los datos que muestra el sistema son (Figura 13, Consulta por todos los departamentos ): Departamento: Muestra el departamento que hizo la compra Artículo: Representa la clave del artículo. Descripción: Muestra el nombre del artículo. Nombre del Proveedor: Muestra el nombre del proveedor al cual se le compro el artículo. Cantidad: Representa la cantidad ( en volumen) que se le ha comprado a ese proveedor en un período determinado Unidad de medida: Muestra la unidad de medida de los artículos (pieza, caja, etc.) Importe: Muestra la cantidad (en dinero) que se a gastado en ese artículo en ese período. Figura 13.- Consulta por todos los departamentos. En esta consulta al imprimir se obtiene una gráfica de barras la cual muestra los 10 departamentos que más compras han realizado en ese período.

14 NOTA IMPORTANTE : Se tienen las mismas opciones anteriormente mencionadas en: Consumos Inmediatos y Servicios Generales. Cabe mencionar que la información que mostramos en este Módulo Estadístico del SIPYM se basa en todos aquellos trámites que ya han sido pagados (presupuesto ejercido) hasta el momento de la consulta.

15 En la opción de Gastos Efectuados por Otros Conceptos, tenemos diferentes tipos de consultas que nos permiten conocer, en sus diferentes rubros, en qué se ha ejercido el presupuesto en su totalidad. Las opciones que presentamos son las siguientes: (Figura 14, Gastos efectuados por otros conceptos ) Figura 14.- Gastos efectuados por otros conceptos Solo se requiere seleccionar el tipo de consulta y el rango de fechas; al pulsar el botón Imprimir se generara un reporte con la información solicitada. En la opción CONCENTRADO DEL GASTO, se tendrá al posibilidad de ejercicio del presupuesto a un 100% en forma resumida (mostrando importes totales) y gráfica.. Sólo se requiere introducir un rango de fechas y presionar el botón OK (Figura 15, Introducir Período de consulta ). El sistema generará un reporte en el cual se mostrará la información solicitada.

16 Figura 15.- Introducir Período de consulta En esta opción se tiene la posibilidad de conocer el GASTO TOTAL al momento de realizar la consulta. (Actualizado hasta el ultimo movimiento del día en curso). Muestra información del Sistema: