GUÍA DE USUARIO GENERACIÓN DE ANTICIPOS DE GASTOS DE VIAJE PARA EMPLEADOS

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P13-G31 1 Noviembre de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO GENERACIÓN DE ANTICIPOS DE GASTOS DE VIAJE PARA EMPLEADOS Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso que realiza la Oficina de Cuentas por Pagar para la generación de anticipos a empleados. ACTIVACIÓN EMPLEADO CREACIÓN DE ANTICIPO

3 El usuario elaborador debe tener asociado el rol PUJB_EX_ELABORADOR que previamente solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información. Luego mediante correo electrónico dirigido a la Oficina de Cuentas por Pagar, solicita la activación del empleado que requiere el anticipo (si éste no se encuentra asociado a su usuario para elaboración del anticipo o si no ha viajado) indicando el nombre, Id del empleado, usuario elaborador y usuario aprobador. La activación del empleado para viaje o la asociación del empleado viajero a su elaborador la realiza el Analista o Auxiliar de la Oficina de Cuentas por pagar autorizado para este proceso. 1. Siga la ruta FN > Viajes y Gastos > Información de empleados > Actualización de perfil 1.1 Ingrese el ID Empleado y oprima el botón Buscar, la información validada en este proceso se realiza contra la base de empleados generada por el módulo de RH (Recursos Humanos).

4 1.2 Diligencie la pestaña Datos de Organización, de acuerdo a la siguiente información: Perfil p/def: activado Estado del empleado Activo, y demás información HR debidamente diligenciada de acuerdo a los datos de la base de nómina. En la sección Información Supervisor relacione el *ID del usuario APROBADOR. La sección Valores Clave Contable p/defecto, debe contener *UN GL, UExpl, Departamento y Proyecto el cual se asocio desde nómina En la sección Nivel Anticipo Caja, seleccione la opción Unidad Negocio.

5 1.3 Diligencie la pestaña Valores p/defecto de Usuario, con la información que se muestra resaltada en la imagen, en la sección Valores p/defecto Proyecto p/gastos, el valor será de acuerdo al que el empleado tenga asociado en nómina. 1.4 Diligencie la pestaña de Cuentas Bancarias, con la información que se muestra en la imagen de acuerdo a cada empleado y de clic en el icono para ir a la página Pago a Cuenta Bancaria. Nota: La información contenida en la página Pago a Cuenta Bancaria viene por defecto de la información del proveedor.

6 1.5 Finalmente, guarde los cambios realizados y vuelva a la pestaña Datos de Organización, oprima el botón Validar, para revisar si el empleado se encuentra activo. 1.6 Luego, siga la ruta FN > Viajes y Gastos > Gestión de Seguridad de Gastos > Autorización Usuarios Gastos Digite el *ID Usuario Autorizado, y se asocia el usuario ELABORADOR, oprima el botón Guardar para conservar los cambios realizados. Nota: Una vez realizados los pasos anteriores, responda el correo recibido, indicando que ya se puede continuar con el proceso para la generación de la autorización de viaje.

7 Nota: La creación del anticipo se realiza posterior a la aprobación de la autorización de viaje, esta al ser aprobada por el aprobador del gasto asociado en el perfil del empleado genera un correo automático dirigido a quien elaboró la autorización y al auxiliar de la Oficina de Cuentas por Pagar. 2. Imprima el correo de aprobación de autorización de viaje. Verificación firma pagaré 2.1 Una vez recibido el correo donde se indica que la autorización de viaje ha sido aprobada, para la verificación en el sistema de la firma de pagaré siga la ruta RRHH/SAE > Nómina Global y Ausencias > Capacidad de Endeudamiento, una vez en la consulta ingrese el ID Empleado que trae la autorización a consultar y oprima el botón Buscar, seleccione el pago correspondiente al último mes.

8 2.1.1 Cuando existe un valor en Capacidad de Descuento, de clic sobre el icono, se genera el archivo en PDF, que muestra la información a verificar, Fecha firma de pagaré y fecha fin contrato. Si el campo de Fecha firma de pagaré esta en blanco, responda el correo adjuntando la consulta e indique lo siguiente Informo que el señor o señora (nombre del empleado viajero) no tiene firmado el pagaré, por lo cual debe acercarse a la Coordinación de Cartera Institucional y firmar dicho documento, una vez realizado el proceso por favor informar a la Oficina de Cuentas por Pagar para continuar con el trámite de generación del anticipo. (Adjunte la respuesta de la Coordinación de Cartera Institucional) Una vez realizado el proceso de verificación escriba la fecha de firma de pagaré en la impresión del correo de aprobación de la autorización de viaje.

9 Consulta autorización 2.2 Siga la ruta FN > Viajes y Gastos > Centro de viajes y Gastos > Autorizaciones de Viaje > Consulta, ingrese el número de la autorización de viaje y oprima el botón Buscar. Validación de información en la autorización Revise si los montos aprobados están de acuerdo a las normas internas de la PUJ para los diferentes destinos, fechas de la actividad, la moneda en que se solicita, la Unidad de explotación. Este proceso se realiza por cada una de las autorizaciones aprobadas pues no todas llegan al mismo tiempo sino a medida que van siendo aprobadas por las diferentes unidades. Nota: Nota: Si se elaboran autorizaciones en dólares o euros, estos anticipos se deben reportar a la Oficina de Tesorería el día de su aprobación si cumplen con las normas internas y el requisito de ser aprobado mínimo cinco (5) días hábiles antes del inicio de la actividad, las autorizaciones elaboradas en pesos se envían a la Oficina de Tesorería los días lunes y miércoles hasta las 5:00 para que sean giradas los martes y jueves en horas de la mañana.

10 Validación de información en la autorización De clic en el enlace Detalle para revisar el detalle de la autorización. De clic en el enlace Detalle Contable si desea revisar los detalles contables de la autorización.

11 2.3 Antes de elaborar los anticipos para enviarlos a la Oficina de Tesorería, genere la consulta UJF_EX_INFORMA_AUTORIZACION_1 para verificar que hayan llegado las autorizaciones aprobadas Siga la ruta Herramientas de Informes > Consultas > Gestor de Consultas, busque la consulta UJF_EX_INFORMA_AUTORIZACION_1 y elija la opción Excel Diligencie cada uno de los campos y seleccione Ver Resultado para generar la consulta: F Creación Inicial: digite la fecha de elaboración de las autorizaciones (por lo general se escoge el rango de un mes calendario). F Creación final: digite la fecha en que se está ejecutando la consulta.

12 2.4 Una vez generado el archivo en Excel, al final de la última columna que contenga información agregue una columna con el nombre ID Anticipo e ingrese fórmula de DERECHA. En Texto se va a la celda AF2 y Núm_de_caracteres 25, oprima el botón Aceptar, en seguida copie hasta la última línea que contenga información en la columna anterior. Filtre por las autorizaciones que no tienen ID de anticipo asociado. Filtre por Est Aut Viaje, las autorizaciones aprobadas a las que no se haya elaborado anticipo. Nota: Realice la verificación entre los correos de las autorizaciones aprobadas y proceda a elaborar los anticipos.

13 Elaboración anticipos 2.5 Ingrese a Viajes y Gastos > Centro de Viajes y Gastos > Autorizaciones de Viajes > Consulta (numeral 2.2), en seguida sombree el Comentario, de clic derecho y escoja la opción copiar. En el campo Más opciones seleccione la opción Creación Anticipo Caja y oprima el botón Ir. En la pestaña de *Origen escoja la opción transferencia electrónica, oprima el botón Guardar p/dsp (en este momento se genera el ID del anticipo) y luego de clic en el botón Enviar. Una vez en la nueva pestaña, en el campo Comentario, pegue el comentario de la autorización.

14 Elaboración anticipos Se genera el consecutivo del anticipo el cual deberá contabilizar y ubicar en la tabla temporal de pagos como se indica en el numeral 2.6 de la presente guía. Nota: En la impresión del correo de aprobación coloque el ID del Anticipo, la fecha de elaboración y la firma de quien realiza la operación. Este paso se debe realizar por cada autorización que haya sido aprobada y se genere anticipo los días lunes y miércoles en la tarde.

15 Proceso de contabilización 2.6 Una vez generados los anticipos en el módulo Viajes y Gastos seleccione la opción Proceso de Gastos, y se abre la consulta Petición Proceso de Gastos, oprima el botón Buscar y se despliegan las opciones del proceso utilizado en este caso elija pagoanticipado Seleccione la pestaña Detalle Anticipo de Caja.

16 Proceso de contabilización Una vez en la pestaña Detalle Anticipo de Caja (esta muestra los anticipos que están en estado de contabilización No aplicado), marque la columna a Contabilizar y oprima el botón Guardar. 2.7 Seleccione la pestaña de Proceso de Gastos, marque la opción Contabilizar Pasivo, oprima el botón Guardar y luego el botón Actualizar, finalmente oprima el botón Ejecutar.

17 Proceso de contabilización 2.8 Una vez se oprime el botón ejecutar, el sistema muestra la pantalla de Petición Gestor de Procesos, oprima el botón Aceptar y regrese a la pestaña de Monitor de procesos Actualice hasta que el estado aparezca como Correcto y Enviado, seleccione el enlace Volver a Petición de Proceso de Gastos.

18 Proceso de contabilización Desmarque la opción Contabilizar Pasivo, marque la opción Ubicar Temp Pagos, seleccione la pestaña Detalle Anticipo de Caja y active los anticipos en pesos para ser ubicados en la tabla temporal de pagos. Proceso de ubicación temporales 2.9 Una vez contabilizados los anticipos, marque la columna A ubicar de los anticipos que se van a girar en pesos (los anticipos que se van a girar en dólares o euros no se ubican sino hasta que la Oficina de Tesorería lo indique y se realizaría el mismo procedimiento con los de pesos)

19 Proceso de ubicación temporales Regrese a la pestaña de Proceso de gastos, realice el mismo proceso de contabilizar Pasivo como se indica en el numeral Para ubicar los temporales oprima el botón Actualizar, luego el botón Guardar, y finalmente el botón Ejec, una vez en la pantalla Petición Gestor Procesos oprima el botón Aceptar y regrese a la pestaña de Monitor de procesos. Una vez ubicados los temporales regrese al menú Proceso de Gastos.

20 Actualización plan de pagos 2.10 Ingrese al modulo Viajes y gastos, seleccione Proceso de Gastos > Actualización Pagos Temporales > Pagos de Anticipo de Caja, oprima el botón Buscar y se despliegan todos los anticipos ubicados para pago Escoja los anticipos uno a uno para actualizar el plan de pagos.

21 Actualización plan de pagos 2.11 De acuerdo a la unidad de explotación actualice en la sección Información Bancaria los campos de Cuenta Bancaria y Método de Pago como se describe a continuación. UNIDAD DE EXPLOTACIÓN CUENTA BANCARIA MÉTODO DE PAGO FGEN K223 EFT FINV K611 EFT FCAP A665 EFT FBEC A657 EFT FDON A945 EFT Nota: Tenga en cuenta que al elaborar anticipos a Sacerdotes Jesuitas el método de pago debe ser CHK (Cheque). Cuando en el FINV viene asociado a algún proyecto especial este indica cual es el método de pago indicado a utilizar para ese proyecto.

22 Generación reporte a Tesorería 3. Siga la ruta Herramientas de Informes > Consultas > Gestor de Consultas, al igual que el reporte Autorización en el campo comienza por, digite %UJF% y oprima el botón Buscar, ubique la consulta UJF_EX_ANTICIPOS_TEMPORALES y elija la opción Excel. 3.1 Una vez en la consulta diligencie los campos F Creación Inicial y F Creación Final, con la fecha del día en que se esta realizando el proceso, oprima el botón Ver resultado para ver el archivo en Excel Ordene el archivo generado filtrando por la columna Cuenta y ID Anticipo y envíe el reporte a la Oficina de Tesorería a través de correo electrónico.

23 Radicación Informe de gastos Revisión y aplicación del anticipo para pago Nota: Cuando el empleado recibe el pago del anticipo y realiza el gasto del mismo, procede a realizar la legalización en el sistema a través de la generación de un informe de gastos. Luego, a la radicación del mismo en la Oficina de Cuentas por Pagar, el responsable en ventanilla verifica que el informe de gastos en el sistema este registrado con fechas del mes vigente (aún si los soportes corresponden a meses anteriores) y que el presupuesto este validado. 4. Para la revisión del informe de gastos revise que las fechas correspondan al mes vigente y que el presupuesto este valido siga la ruta Fn > Viajes y Gastos > Centro de Viajes y Gastos > Informes de Gastos > Modificación, ingrese el ID Informe

24 Radicación Informe de gastos Revisión y aplicación del anticipo para pago 4.1 En la ruta Fn > Herramientas de Informes > Gestor de Consultas, digite en el campo comienza por UJF_EX_INFORMES_VIAJE_COMPLETO, oprima el botón Buscar, una vez en la consulta diligencie los campos F Creación Inicial y F Creación Final, con la fecha del día en que se esta realizando el proceso, oprima el botón Ver resultado para ver el archivo en Excel. Nota: La consulta UJF_EX_INFORMES_VIAJE_COMPLETO muestra el informe de gastos en Excel, tal cual está registrado en el sistema.

25 Radicación Informe de gastos Revisión y aplicación del anticipo para pago 4.2 En el archivo de Excel generado desde la consulta verifique para los soportes de la legalización los siguientes aspectos: Que cumpla con los requisitos de factura, según la legislación. Fechas de los gastos: Que estén dentro de las indicadas en la autorización de viaje. Claves contables : Que correspondan a las indicadas en la autorización de viaje. Soporte a soporte revise contra lo registrado en el sistema, valor, tercero, tipo de gasto, verificación de IVA e impuesto al consumo, si aplica impuestos asumidos, realice una línea adicional con el valor correspondiente. Que el valor legalizado corresponda al valor del anticipo entregado, si hay consignación (moneda pesos colombianos), carta del banco (moneda USD), o el valor de la devolución por escrito en el informe de gastos con firma y sello de usuario de la Oficina de Tesorería (moneda EUR). Estos soportes se encuentran cuando el empleado no utilizo todo el valor del anticipo pagado y realiza la devolución; revise el registro del mismo el cual será en todos los casos: Id proveedor: El responsable de viaje No. de factura: El número de la consignación, o la fecha en los casos de la carta o la anotación en el informe. Tipo de gasto: Consignación diferencia legalización Valor(Importe gastado): Es el valor indicado en la consignación, carta o anotación en el informe (este valor debe coincidir exactamente con el del soporte correspondiente) Tome una copia al soporte para que el original se deje aparte y sea reportado a la Oficina de Tesorería para su ingreso. Se puede presentar el caso contrario a la devolución, es decir que el empleado haya gastado más de lo que se le entrego en el anticipo, y por tanto en el informe de gastos se registra dicho valor de más, en estos casos calcule la diferencia con ayuda de la consulta en Excel para luego ser registrada en la conciliación del anticipo y este coincida con el valor del informe de gastos. En los informes de gastos correspondientes a otras monedas (USD o EUR), o en los casos en que se pagó el anticipo en moneda nacional (COP) pero el empleado realizó los gastos en otras monedas, deberá anexar el formato Relación de gastos de viaje, para verificar las respectivas conversiones, adicionalmente el soporte físico de donde fue tomada la TRM relacionada en dicho formato para las conversiones. Finalmente si cumple a satisfacción con los procedimientos, proceda a la aplicación del anticipo, de lo contrario envíe correo al usuario elaborador indicándole las inconsistencias que debe revisar, este responderá por el mismo medio hasta que cumpla con las condiciones necesarias.

26 Radicación Informe de gastos Revisión y aplicación del anticipo Cuando se ha finalizado la revisión de los soportes vs el informe de Excel se procede a la conciliación del anticipo y luego con la aplicación del anticipo al informe de gastos. 43. Los impuestos asumidos y los valores legalizados de más regístrelos en la conciliación del anticipo como valor negativo, antes de aplicar el anticipo al informe de gastos. Siga la ruta GESTION CONTABLE > CONCILIACION ANTICIPO DE CAJA Diligencie la sección Pagos con la siguiente información: *Fecha: deje la que arroja por defecto el sistema. *Número: de una descripción breve de lo que requiere (mayor valor legalizado o impuesto asumido). *Cantidad: coloque el valor en negativo correspondiente al motivo (mayor valor legalizado o impuesto asumido).

27 Registro del impuesto asumido 5. Si alguno de los soportes aplica retención, al final de la línea correspondiente de clic en el enlace Retenciones y active las que sean necesarias. 5.1 Una vez asociada la retención guarde los cambios, genere nuevamente la consulta UJF_EX_INFORMES_VIAJE_COMPLETO como se describe en el numeral 4.1 de la presente guía, para verificar realice el cálculo correspondiente al valor de la retención generada que será impuesto asumido y guarde como soporte de la aplicación de dicha retención. Nota: Si el tercero tiene creada la regla o reglas de retención que le corresponden, active el flag para la aplicación, de lo contrario solicite la creación de la regla al usuario de la Oficina de Cuentas por Pagar encargado de los aspectos tributarios.

28 Registro del impuesto asumido 5.2 Vuelva al informe gastos y debajo de la línea que aplica impuesto agregue una línea adicional, de clic al final en el icono, la información Id proveedor, No. Factura, fecha del gasto, corresponderán a la misma registrada en la línea que tiene asociada la retención. El campo *Tipo de gasto será Extraordinarios impuestos asumidos, ingrese el valor total de la retención para este soporte en particular, al final de esta línea por DETALLE > DETALLE CONTABLE, se dejara el departamento (Oficina Cuentas por Pagar), unidad de explotación FGEN O FINV (Dependiendo el fondo que se aplica en la línea que aplica la retención) y el código de proyecto Esta información es la misma en las pestañas Claves Contables Contabilidad General y Distribución IVA.

29 Reporte de los comprobantes generados en AP por concepto de informes de gastos para ciclo de pago en la Oficina de Tesorería. 6. Cuando al informe de gastos se le aplica el anticipo, proceda con él envió del mismo, verifique que lo adeudado por el empleado es 0(cero) pesos, y oprima el botón Enviar. Este proceso genera los comprobantes contabilizados en AP. 6.1 Estos comprobantes deben ser reportados a la Oficina de Tesorería a través de correo electrónico, realice un archivo en Excel que contenga, Número del informe, comprobantes asociados y el valor del mismo por hoja relaciones de acuerdo a la unidad de explotación FGEN o FINV. Este ciclo de pago debe ser corrido con el mismo mes contable de los comprobantes.

30 Reporte de los comprobantes generados en AP por concepto de informes de gastos para ciclo de pago en la Oficina de Tesorería. Nota: Para este reporte utilice las siguientes consultas. Siga la ruta FN> Herramientas de informes > Gestor de Consultas. UJF_EX_ASIENTOS_INFORMES_COMPR, de esta consulta tome el informe y el comprobante asociado. Con la consulta de pagos programados relacione el valor correspondiente a cada comprobante. UJ_AP_CONS_PAGOS_PROGAMADOS, esta consulta trae los comprobantes pendientes de pago por método de pago. En los informes de otras monedas (USD o EUR), la consulta trae el valor en su moneda correspondiente, por tanto para estos casos, busque los comprobantes correspondientes para tomar la TRM con la cual se generaron las entradas contables en pesos (COP). 6.2 Siga la ruta Fn > Cuentas por Pagar > Comprobantes > Introducción Actualización > Introducción Comprobantes Estándar > Buscar un valor, ingrese el número del comprobante a consultar y oprima el botón Buscar.

31 Reporte de los comprobantes generados en AP por concepto de informes de gastos para ciclo de pago en la Oficina de Tesorería. 6.3 En la pestaña Pagos, seleccione el enlace Opc Moneda/Festivos, tome la TRM indicada en cotización, ingrese esta TRM al archivo en Excel para calcular el valor en pesos COP.

32 Reporte de consignaciones asociadas a anticipos a empleados a la Oficina de Tesorería Se realiza un archivo en Excel correspondiente a las consignaciones generadas por legalización de anticipos. Este se reporta a través de correo a la Coordinación de Tesorería. Dicho archivo contiene la siguiente información. No. de comprobante generado en AP asociado a la consignación, carta o anotación en el informe de gastos. No. Informe de gastos del que se reporta la consignación Clave contable con que se registró la consignación. Datos del responsable del viaje, quien es el mismo proveedor en el comprobante generado en AP (Nombre, No de identificación, Id proveedor). Método de pago, fecha en la que se realizó la consignación o devolución. Para este informe se utiliza la siguiente consulta CONSIG_EXPENSES. Por la ruta FN> HERRAMIENTAS DE INFORMES > GESTOR DE CONSULTAS.

33 Revisado por Analista de Cuentas por Pagar Aprobado por Director Financiero