Conciliaciones Bancarias

Transcripción

1 PÁG.: 1 de 6 1. OBJETIVO: Describir el conjunto de criterios que establecen el marco de referencia necesario para apoyar los procesos derivados de las, a fin de garantizar su divulgación y capacitación al personal operativo del área de Contabilidad de la empresa Aseguradora Nacional Unida, S.A. - Uniseguros S.A. y el correcto empleo de la documentación requerida. 2. DEFINICION: La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del estado de cuenta bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos (Mayor Analítico) en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, depósitos, notas debito, notas crédito, anulación de cheques, transferencias bancarias, etc. El método que se utiliza actualmente en la empresa es el de saldos encontrados, el cual permite determinar las discrepancias que puedan presentarse entre los registros de la empresa y los del banco, se realiza partiendo del saldo final del estado de cuenta para llegar al saldo final que muestran los libros de empresa o viceversa, las conciliaciones bancarias se realizan de manera manual y se utiliza la herramienta Excel, utilizando varios formatos y plantillas que facilitaran el trabajo de conciliar los saldos bancarios con los saldos contables, dichos archivos son aplicaciones sencillas pero cumplen con lo que necesitamos para facilitar el trabajo. 3. NORMAS: 3.1. Las conciliaciones bancarias implican una constante entrada y salida de dinero, por concepto de cuatro operaciones fundamentales: Cheques, Depósitos, Notas de Débito y Notas de Crédito. Estas operaciones deben coincidir con los registros bancarios reflejados en Estados de cuenta y los movimientos diarios realizados por la empresa Mensualmente al realizar las conciliaciones bancarias por lo general los saldos que muestran los libros de la contabilidad de la empresa no coinciden con los saldos de los estados de cuenta emitidos por la entidad financiera, hay operaciones registradas en los libros de la empresa que no se han registrados en el banco y viceversa, estas son: Cheques no presentados al cobro: Se refiere a los cheques emitidos y registrados por la empresa pero que aún no han sido presentados al Banco para su pago y deducción Depósitos en tránsito: Se refiere a los depósitos que realizan los beneficiarios de la póliza, pero que no los han entregado a la empresa para realizar el registro contable Notas de Débito no registradas: Se refiere a las transferencias (pagos realizados electrónicamente) que realiza la empresa, pero que aún no han sido registrados en nuestros libros. Cargos por comisión bancaria: notas de débito que representan un cargo por servicios, es decir, un cargo que hace el banco para cubrir gastos por servicios o mantenimiento de las cuentas. Cargos por devolución de cheques: es una comisión bancaria, puede ser por fondos insuficientes, error en la firma o mal endoso. Otros cargos por servicios varios: pueden aparecer en los estados de cuenta, considerando el costo de la chequera, comisiones por cheques de otros bancos,

2 PÁG.: 2 de 6 cargos por intereses de sobregiros, intereses sobre préstamos obtenidos en el banco Notas de crédito no registradas en banco: Se refiere a los movimientos registrados por la empresa y no aparecen en el estado de cuenta Mensualmente al concluir el proceso de conciliaciones bancarias, la no coincidencia de los saldos producto de las partidas pendientes tanto en el estado de cuenta como en los libros de contabilidad (Mayor Analítico), deberán ser sometidas a un proceso de análisis e investigación, a través del cual se logra identificar las causas que originan que la partida no cruce en la conciliación y a su vez este proceso de análisis no ayuda a visualizar las fallas en los procesos y nos permite realizar las correcciones en los procedimientos administrativos y contables, con el resultado son unos estados financieros con cifras transparentes En la empresa existen registros automáticos y registros manuales los cuales involucra entradas y salidas de efectivo; los registros automáticos son: Depósitos, las Transferencias a Proveedores, Cheques Emitidos, entre otros, mientras que los registros manuales son elaborados por los analistas contables, los cuales son susceptibles al error humano, estos pueden ser: las Transferencias bancarias (entre cuentas bancarias), Notas de Débitos y Créditos (Fallas en el proceso de registro), Comisiones Bancarias. 4. POLÍTICAS DE REGISTROS CONTABLES 4.1. Los ajustes que deben realizarse mensualmente y son los siguientes: Notas de Débito por Comisión Bancaria ( ): El detalle de estas partidas se extrae de los estados de cuentas suministrados por la entidad financiera Notas de Débito por Cheque Devuelto ( ): Este procedimiento es automático, sin embargo, cuando falla el proceso es necesario realizar ajustes manuales Cheques Caducos: Por políticas de la Empresa, si los Cheques no han sido cobrados en un lapso de ciento veinte (120) días, se procederá de la siguiente manera: En la cuenta Cheques Caducos ( ): Se registrarán todos los cheques caducos que excedan los ciento veinte (120) días y no se tenga el físico del cheque. Este movimiento corresponde a un asiento manual. La cuenta estará abierta por Auxiliar y corresponderá al mismo Auxiliar de la Cuenta Bancaria (Disponible). Previamente al asiento contable, el Analista consultará el estatus del cheque, si el mismo tiene estatus ACT realizará el asiento manual y posteriormente dará un aviso a Tesorería para que realicen la anulación en el Banco, a su vez se realiza una selectiva de cheque y se le hace seguimiento. Consultará la Obligación para verificar que el área involucrada en la emisión realice el seguimiento al Cheque, hasta hacer contacto con el Beneficiario; si en el transcurso del seguimiento realizan una re-emisión se da de baja al Cheque en la Cuenta de Caduco. En la cuenta Cheques Caducos ( XX Según el código bancario contable de las cuentas ): Corresponde a la cuenta de cheques caducos automáticos. Este procedimiento se genera en el Área de Finanzas y corresponden a los cheques con más de ciento veinte (120) días de emitido y se tiene el físico para realizar el cambio de estatus; a través del Módulo cambian el estatus a CAD, se genera

3 PÁG.: 3 de 6 un listado al cual se le adjuntan todos los cheques caducos y se envían a la Gerencia de Contabilidad para su resguardo, generando el asiento de forma automática Notas de Crédito por Intereses Bancarios ( ) 5. NOMENCLATURAS DEL ARCHIVO 5.1. El Archivo de la Conciliación Bancaria está conformado por seis (6) pestañas, clasificadas de la siguiente manera: Resumen General (Res General): se refleja toda la información resumida de la conciliación. Estado de Cuenta (EdoCta): se refleja las partidas que quedan pendientes en Banco. Mayor Cuentas (MayorCtas): se reflejan las partidas que quedan pendientes en Libro. Partidas Conciliadas: se reflejan las partidas que se cruzan. Banco: donde se descarga el Estado de Cuenta. Libro: donde se descarga el Mayor Analítico Los códigos según el tipo de documento a conciliar son los siguientes: TIPO DE DOCUMENTO 0 TODOS LOS DOCUMENTOS DP01 CH02 NC03 ND04 DP05 CH06 NC07 ND08 Depósitos en Tránsito Cheque no presentado al Cobro Nota de Crédito no Registrada por el Banco Nota de Débito no Registrada por el Banco Depósito no Registrado en los Libros Cheques no Registrado en los Libros Nota de Crédito no Registrada por la Empresa Nota de Débito no Registrada por la Empresa 5.3. Las partidas conciliadas se recomienda marcarlas rellenando la celda con un color diferente al blanco para diferenciarlas de las partidas no conciliadas, ya que las primeras serán eliminadas de las pestañas EdoCta y MayorCtas para solo dejar las pendientes acumuladas Al realizar todo el proceso de conciliación deberá verificar en las columnas Conciliado y Diferencia si la partida está conciliada o no tanto en Banco como en Libro; si aparece alguna diferencia se debe analizar la operación para hacer el ajuste correspondiente.

4 PÁG.: 4 de 6 6. PROCEDIMIENTO: Conciliación Bancaria (Ubicación del Archivo) RESPONSABLE 7. PROCEDIMIENTO: Conciliación Bancaria (Estado de Cuenta) 8. PROCEDIMIENTO: Conciliación Bancaria (Mayor Analítico) ACCIÓN 1. Hace doble clic en el icono de acceso directo a Conciliaciones. 2. Abre las carpetas según el Año y el Banco a Conciliar. 3. Abre el Archivo del último mes conciliado e ingresa manualmente la fecha del último día del mes a conciliar en la celda Introducir Fecha Manual. 4. Guarda el archivo nuevamente con el nombre del mes a conciliar, para obtener las partidas pendientes de meses anteriores. 5. Modifica el saldo inicial, colocando el saldo final del mes anterior. 6. Pega la información del Estado de Cuenta ya descargado en la Pestaña de Banco. 7. Codifica el tipo de Documento en la columna correspondiente; según la tabla indicada en las norma 2.2. del presente procedimiento. 8. Modifica el saldo inicial, colocando el saldo final del mes anterior. 9. Pega la información del Mayor Analítico, ya descargado en formato.txt, en la Pestaña de Libro (ver paso 7). 10. Codifica el tipo de Documento en la columna correspondiente; según la tabla indicada en la norma 2.2. del presente procedimiento. 9. PROCEDIMIENTO: Conciliación Bancaria 11. Traslada la información de la pestaña de Banco a la pestaña de Estado de Cuenta. 12. Pega en la pestaña EdoCta, de forma consecutiva a las partidas pendientes, el Estado de Cuenta del mes a conciliar ya modificado anteriormente. 13. Pega en la pestaña MayorCtas, de forma consecutiva a las partidas pendientes, el Mayor Analítico o Libro del mes a conciliar ya modificado anteriormente. 14. Verifica en la columna DIF si la partida está conciliada tanto en Banco como en Libro. 15. Verifica que las Partidas cruzadas coincidan en Saldo y N

5 PÁG.: 5 de 6 de Operación, tanto en Banco como en Libro. 10. PROCEDIMIENTO: Impresión de las 16. Filtra las Partidas y las copia en la pestaña de Partidas conciliadas, diferenciando Banco de Libro. 17. Elimina las partidas conciliadas tanto en EdoCta como en MayorCtas. 18. De obtener partidas pendientes en Banco y Libro de manera consecutiva (cada mes), procede a analizar el origen de dichas partidas para obtener el menor número de operaciones pendientes y el registro del mayor número de ellas. 19. Imprime las según el orden indicado en el punto 2.6. del presente procedimiento. 20. Filtra cada uno de los códigos. 21. Modifica de forma manual el Tipo de Documento para que cambie automáticamente el nombre. 22. Verifica que el movimiento neto sea igual al monto que aparece en la pantalla de resumen general e imprime todos los documentos de las partidas pendientes en MayorCtas y EdoCta. 11. PROCEDIMIENTO: Orden para ser archivada la Conciliación Bancaria 23. Ordena la Conciliación Bancaria, para ser archivada, de la siguiente manera: a. Resumen general b. Partidas pendientes según el orden en el tipo de documento c. Mayor analítico en formato.pdf d. Balance de comprobación e. Estado de cuenta enviado por tesorería 12. PROCEDIMIENTO: Descarga del Mayor Analítico en Formato.txt 24. Ingresa al sistema Acsel/x con su respectivo Usuario y Contraseña. 25. Ingresa al Módulo del Área Administrativa y Financiera y selecciona del Menú la opción Contabilidad. 26. Hace clic en la opción Mayor Analítico y se desplegará la

6 PÁG.: 6 de 6 pantalla Generación del Mayor Analítico. 27. Marca la casilla Mayor Analítico después del Cierre en Archivo de Texto. 28. Ingresa la Fecha Desde - Hasta en los campos correspondientes. 29. Ingresa en los campos Cuenta Desde - Hasta, los números de Cuenta Contables. 30. Hace clic en el botón Generar Reporte. 31. Se desplegará un mensaje emergente indicando: Archivo Generado a modo Texto. 32. Presione OK, el archivo se almacenará en la carpeta que se haya dispuesto para estos archivos. 33. Abra un Nuevo documento de Excel. 34. Seleccione del menú Inicio, la opción Abrir y ubique el Archivo en la carpeta correspondiente. 35. Cambie el Tipo de Archivo, seleccionando la opción Archivos de Texto. 36. Se mostrarán los archivos generados del Mayor Analítico, seleccione el que corresponda y presione el botón Abrir. 37. Se desplegará el Asistente para importar Texto, marque la opción de datos Delimitados y presione el botón Siguiente. 38. Establezca el separador contenido en los datos y presione el botón Siguiente. 39. Seleccione la opción General para el formato de los Datos en columnas y presione el botón Finalizar. 40. Se mostrará el archivo del Mayor Analítico de Banco en Excel formato TXT.