GUÍA DE USUARIO PRESENTACIÓN Y PAGO DE LA DECLARACIÓN DE LAS RETENCIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P15-G02 1 Septiembre de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO PRESENTACIÓN Y PAGO DE LA DECLARACIÓN DE LAS RETENCIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones de Industria y Comercio practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 Nota: Se debe solicitar a la Oficina de Contabilidad el balance general con el cierre definitivo del bimestre a la cual corresponde la respectiva declaración de retención de Industria y Comercio, de acuerdo al cronograma de cada cierre contable establecido por dicha oficina Las siguientes son las consultas que se deben tener en cuenta para preparar la información con el fin de elaborar bimestralmente la declaración de Retención de Industria y Comercio para su presentación y pago ante la Secretaría de Hacienda. Se debe tener en cuenta que existen en la actualidad 3 consultas: Entradas Contables: UJ_AP_ENT_CONTABLES_CUENTA Pagos: AP_PROGRAM_PAGOS_RETENCIONES Bases y porcentajes: UJF_RETENCIONES_CUENTA 1.2. En el Sistema de Información Universitaria ingrese su usuario y contraseña y siga la siguiente ruta: FN Finanzas/Cuentas a Pagar

4 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones de Industria y Comercio practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

5 2.1. Seleccione Herramientas de Informes/Gestor de Consultas digite el nombre de la consulta UJ_AP_ENT_CONTABLES_CUENTA en la opción comienza por, y elija el botón Buscar, para que aparezca el recuadro con el nombre de la consulta, y elija el botón Excel.

6 2.2. Posteriormente aparece la siguiente pantalla para establecer los datos a tener en cuenta en la consulta. Después de realizar el registro en los campos y seleccione Ver Resultado para generar la consulta Unidad de Negocio: para el caso de la ciudad de Bogotá ingrese PUJCB F Contable Inicial: escriba el primer día del bimestre al cual corresponde la información de la retención de Industria y Comercio que se va a presentar. Ejemplo: 01/01/ F Contable Final: Escriba el último día del mes al cual corresponde la información de la retención de Industria y Comercio que se va a presentar. Ejemplo: 28/02/ Cuenta Contable Inicial: Especifique el número de cuenta inicial que desea consultar. Ejemplo : Cuenta Contable Final: especifique el número de cuenta final que desea consultar. Ejemplo:

7 2.4. Se generará un archivo de Excel el cual deberá copiar en un libro de Excel nuevo, ya que el archivo generado en el sistema baja con especificaciones del Excel propias del sistema. Este archivo de Excel tendrá la información de las demás consultas o tablas que se puedan generar en el proceso.

8 2.5 Posteriormente se abre otra hoja del archivo de Excel, y de la base general se toma únicamente la información correspondiente a ACCRUAL, la cual se selecciona de la columna Plantilla Asiento Luego de tener la información de ACCRUAL, se procede a ordenarla por el ID Comprobante. Nota: Es decir, se generarán dos hojas en el archivo de Excel, una automática del sistema que contiene todas las entradas contables Accrual y Payment de la cuenta de retención de ICA en un periodo determinado, y la otra hoja con solo los movimientos pertenecientes a ACCRUAL

9 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones de Industria y Comercio practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

10 3.1 Para ejecutar las consultas mencionada en el paso 1 siga la ruta descrita en el paso 1.2. de este documento, luego seleccione Consultas/Gestor de Consultas 3.2. Ingrese la Consulta que se va a realizar para obtener la información. Copie el nombre de la consulta en la opción comienza por, y elija la opción Buscar, para que aparezca el recuadro con el nombre de la consulta, y elija la opción Excel.

11 3.3 Posteriormente aparece la(s) siguiente(s) pantalla(s) para establecer los datos a tener en cuenta en la consulta según la necesidad. Unidad de Negocio; para el caso de la ciudad de Bogotá es PUJCB F Contable inicial / F Prog Pago Inicial: escriba el primer día del bimestre al cual corresponde la información de la retención de Industria y Comercio que se va a presentar. Ejemplo:01/01/ F Contable final / F Prog Pago Final: escriba el último día del bimestre al cual corresponde la información de la retención de Industria y Comercio que se va a presentar. Ejemplo: 28/02/ Cuenta Contable Inicial: especifique el número de cuenta inicial que desea consultar. Ejemplo : Cuenta Contable Final: especifique el número de cuenta final que desea consultar. Ejemplo: Prove Env Pg: Ingrese el Id de proveedor de la Secretaría Distrital Ver Resultado: para que se genere la consulta. Nota: Cuando se ejecute la consulta AP_PROGRAM_PAGOS_RETENCIONES el campo Prove Env Pg corresponde al Id de proveedor de la entidad a la cual se esta generando el informe de retención para este caso la Secretaría Distrital - Id proveedor

12 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones de Industria y Comercio practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

13 4.1. La consulta AP_PROGRAM_PAGOS_RETENCIONES de información de pagos para la elaboración de la declaración bimestral de retención de industria y comercio se genera para cruzar la información de entradas contables ACCRUAL y la información en la pestaña de pagos. El resultado de la generación de la consulta se debe incluir en el archivo de Excel, con esta información adicional se tendrían tres hojas La información se ordena por la columna Comprobante.

14 4.3. Consolida la información de las hojas de Excel que contienen la información de ACCRUAL y PAGOS, agrupando por la columna COMPRO; los valores de AP que corresponden a los valores retenidos que se encuentran en la hoja de ACCRUAL; Los Pagos y la Cuenta contable Con la información anterior se elabora un Resumen Consolidado por comprobante mediante la utilización de una tabla dinámica, con el fin de observar en qué comprobantes se presentan diferencias y establecer la razón de las mismas. Los comprobantes no deben presentar ninguna diferencia, ya que los pagos deben ser iguales a lo que está en Accrual. (La tabla dinámica contiene Comprobante;Suma de VALOR;AP;Suma de Pago;Suma de Diferencia)

15 4.4. Para realizar la consultas de bases y porcentajes: realice los pasos descrito en el numeral 3.3. de este documento y en la opción comienza por ingrese UJF_RETENCIONES_CUENTA, y seleccione el botón Buscar, para que aparezca el recuadro con el nombre de la consulta, y elija la opción Excel.

16 4.5. Tenga en cuenta lo siguiente para la consulta bases y porcentajes para la elaboración de la declaración bimestral de retención de industria y comercio: La información extraída del sistema se copia a una nueva hoja de Excel del archivo creado inicialmente, con el fin de iniciar su análisis. En este paso ya habría 7 hojas en el archivo de Excel Se verifica que el valor de las retenciones de la consulta de Bases y porcentajes sea igual a la obtenida en la consulta de ACCRUAL Si no es igual se verifica que comprobantes están en la información de ACCRUAL y no están en la información de Bases y porcentajes Si al realizar el paso anterior y persisten las diferencias hay que completar la información de la consulta de Bases y Porcentajes con los comprobantes que hacen falta (estos pueden ser los registrados en impuestos asumidos y en devoluciones de retenciones, entre otros), con el fin de que la retención de Industria y Comercio obtenida en ACCRUAL, sea igual a la información de la consulta de Bases y porcentajes A la información de bases y porcentajes se le debe adicionar una columna al final con el nombre de PAIS. Información que se extrae del aplicativo Vendor, con la opción BuscarV teniendo como parámetro el Nit del proveedor.

17 Verifica que las cifras registradas en AP coincidan con los datos arrojados por el Balance General en la cuenta , los cuales deben ser iguales Una vez se ha verificado que las cifras registradas en AP son iguales a las registradas en el Balance General, se elabora el documento de conciliación, el cual es enviado a la Coordinación Tributaria en la Oficina de Contabilidad, para que efectúe la revisión correspondiente. Este documento debe ser firmado por la persona que lo realiza y el Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar.

18 4.7. Con la información de las BASES Y PORCENTAJES, se elabora un Resumen de Bases por cada una de las tarifas de retención, mediante la utilización de una Tabla dinámica, con el fin de obtener el valor de la base y el valor retenido por tarifa. La Tabla Dinámica contiene Tarifa;Suma de Impt Base (la cual hace referencia a la Base de la retención); Suma de Importe (la cual hace referencia al valor total retenido por cada tarifa)

19 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones de Industria y Comercio practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

20 5.1. Una vez sea analizada y consolidada la información correspondiente a la retención de Industria y Comercio, esta debe ser enviada a la Coordinación Tributaria en la Oficina de Contabilidad con: Cuadro de la conciliación Cuadro Porcentajes y Bases La información en Excel de la consulta de bases y porcentajes Una vez se ha realizado el pago por parte de la Oficina de Tesorería y con base en la información de la declaración que remite la Coordinación Tributaria, se procede a realizar los comprobantes mencionados a continuación, para enviar a la Oficina de Tesorería la relación de los mismos y seguir con el proceso de descargue de comprobantes que componen el pago de la retención. Comprobantes que se realizan: Se registra el comprobante por el valor total del pago del impuesto Se realiza el ajuste al peso, teniendo en cuenta el valor pagado y lo registrado en la contabilidad Una vez realizados los ajustes mencionados anteriormente, se procede a enviar a la Oficina de Tesorería vía correo la relación de todos los comprobantes de pago correspondiente a las retenciones de Industria y Comercio practicadas en el bimestre para que sean descargados del sistema. Al finalizar el proceso se archiva en un folder copia de la información que se entrega a la Coordinación Tributaria y la que se entrega como soporte de la declaración que se presenta y se paga ante la Secretaria de Hacienda Distrital.

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22 Revisado por Analista de Cuentas por Pagar Aprobado por Director Financiero