MACROPROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA PROCESO EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO ASIGNACIÓN Y CONTROL DE LIMPIEZA

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA PROCESO EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO FECHA: Julio de 2009 PROCEDIMIENTO REVISADO POR APROBADO POR Jefe Director de Recursos Físicos Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Identificar las actividades para asignar el personal de limpieza y el monitoreo de las labores asignadas respectivamente. 2. ALCANCE Inicia con la asignación de personal de limpieza a las Unidades de la Universidad hasta el monitoreo de las mismas. 3. DEFINICIONES Conserje: Persona cuyo objetivo del cargo es la limpieza de las zonas bajo su cargo, y la custodia de la buena imagen del lugar. 4. CONDICIONES GENERALES La asignación de las conserjes será realizada anualmente de manera aleatoria. Tendrán prelación las personas cuyo estado de salud bajo certificación médica no puedan desempeñar ciertas labores que impliquen alguna dificultad para la persona asignada. Por ningún motivo se deberán asignar conserjes por solicitud directa de un empleado de la Universidad bajo ninguna justificación. En caso de que se reciba algún tipo de queja o reclamo referente a la calidad de las labores realizadas por la conserje asignada, se procederá como primera medida una visita al lugar para verificar el estado o circunstancias relacionadas con la queja recibida, si la situación persiste, se procederá a realizar la asignación de la conserje en otra Unidad de la Universidad. Por ningún motivo las conserjes deberán realizar labores de traslado de documentos, compra de alimentos u otro tipo de diligencia personal, de igual forma no deberán llevar acompañantes a su lugar de trabajo. Página 2 de 8

3 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1. No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1 Verifica las condiciones de salud de las conserjes a ser asignadas. Coordinador de logística 2 Asigna la conserje a la Unidad de manera aleatoria Coordinador de logística 3 Asigna el listado de conserjes a los supervisores. Coordinador de logística 4 Registra en el Formato revisión de dependencias (IF-P21-F04) los hallazgos corresponientes al estado general de los lugares y en el Formato control de limpieza a personal diurno (IF-P21-F03). Supervisor 5 Registra en el Formato control de sanitarios y limpieza de baños (IF-P21-F06) los hallazgos encontrados y en el Formato supervisión de lugares exteriores (IF-P21-F01). Supervisor Página 3 de 8

4 No. Verifica los formatos. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO Si se encuentran calificaciones deficientes del personal: 6 Programa visita al lugar por parte del supervisor y verifica con el responsable de la Unidad. Coordinador de logística Si no encuentra calificaciones deficientes del personal: Archiva el registro correspondiente. Página 4 de 8

5 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Página 5 de 8

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8 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE CÓDIGO No aplica 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO NOMBRE INTERNO EXTERNO Página 8 de 8