RESTITUCIÓN DEL DINERO AL FONDO QEE

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1 PRO /12/214 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso: Responsabilidades: DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Restitución del dinero al fondo QEE Descripción de actividades - Restitución del dinero al Fondo QEE DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN

2 PRO /12/ OBJETIVO Explicar el proceso de Restitución del dinero al fondo QEE. Sucede cuando el estudiante pierde definitivamente o renuncia totalmente al beneficio. El Estudiante Vinculado será responsable de restituirle al Fondo Quiero Estudiar Escala la totalidad del monto causado hasta la fecha, durante el doble del tiempo cubierto por la Beca con Compromiso bajo las condiciones de la tabla de equivalencias (Anexo 1- Tabla de Equivalencias). El estudiante se compromete a restituir al Fondo el 1% de los dineros que éste hubiere desembolsado efectivamente en Derechos Pecuniarios, traído a valor presente con el IPC del año anterior. 2. ALCANCE Desde que se generan y envían los planes de pago a Apoyo Financiero hasta que el estudiante restituye en su totalidad los derechos pecuniarios por los cuales fue beneficiario. 3. NORMATIVIDAD 3.1 Directrices Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala 3.2 Lineamientos Protocolo de Recaudo Acuerdo de Reciprocidad 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: Jefe de Apoyo Financiero 4.2. Responsabilidades: El Entidad Financiera: Realizar un proceso de custodia, recaudo y seguimiento de acuerdo a las condiciones estipuladas con la Universidad. Garantizar el ingreso de los recursos al Fondo QEE. 2

3 PRO /12/214 El Comité de Apoyo Financiero y Cartera: Asegurar que las decisiones tomadas en el análisis de casos de estudiantes sean adecuadas e integras teniendo en consideración los casos de los estudiantes que apelen las decisiones de dicho Comité. El Grupo ANDAR y el Comité Asesor: Brindar una asesoría eficiente que permita que el estudiante reconozca las implicaciones con terceros de su incumplimiento, con el fin de posibilitar un proceso exitoso de restitución del dinero al Fondo QEE. El Jefe de Apoyo Financiero: Supervisar que el proceso de restitución se efectué correctamente y cada una de las partes cumpla con sus responsabilidades. El Coordinador de Apoyo Financiero: Gestionar y supervisar el cumplimiento de los procesos de recaudo para garantizar el ingreso de los aportes a los que se comprometió el estudiante según el plan de pagos acordado. Entregar el Acuerdo de Reciprocidad al estudiante, para protocolizar la terminación de la restitución de los derechos pecuniarios por los cuales el estudiante se benefició y dar por terminado el compromiso adquirido. El Coordinador de Cartera: Velar por que el proceso de recaudo se realice de manera correcta y no se comentan irregularidades por parte de la Entidad Financiera. Gestionar la comunicación de información entre la Universidad y la Entidad Financiera asegurando la efectividad del proceso. Elaborar el plan de pagos siguiendo los lineamientos establecidos en el Protocolo de Recaudo del Programa QEE y siendo acorde con la información conciliada con la Entidad Financiera. 3

4 PRO /12/214 El Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero: Realizar seguimiento continuo a los estudiantes para evitar incumplimientos en el pago de los aportes. Garantizar que el estudiante cuente con la información y documentos adecuados que permitan a la Universidad disminuir la probabilidad de fallas en el proceso de restitución. El Estudiante: Cumplir con el reglamento del Programa y garantizar que la información brindada a la Universidad sea verídica y se proporcione oportunamente. Realizar el pago de las cuotas de restitución en los términos y tiempos definidos. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo - Restitución del dinero al fondo QEE 5.2 Descripción de actividades - Restitución del dinero al Fondo QEE Entrada Proveedor Salida Cliente Decisión de no renovación de la Beca con compromiso o declinación del estudiante a la misma. CADE, Estudiante. Plan de pagos. Reporte de pagos. Pago efectuado o el registro de seguimiento de los estudiantes que no realizan el aporte, cargado en la Plataforma de Acompañamiento. Acuerdo de Reciprocidad devuelto. Carta de agradecimiento. Apoyo Financiero, Estudiante. 4

5 PRO /12/214 No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos Teniendo en cuenta la respuesta de no renovación de la Beca con compromiso por parte del CADE o el correo 1 Generar y enviar planes electrónico del estudiante declinando de la misma, se revisa Coordinador Sistema Entidad Plan de pagos/ de pago y último Estado y concilia la información de la Entidad Financiera respecto de Cartera Financiera Estado de Acuerdo de Acuerdo al Estado de Compromiso, se elabora el Plan de pagos (Anexo 2-Plan de pagos) y el ultimo Estado de Acuerdo, y se envía a Apoyo Financiero Entregar documentación Revisar documentación, aprobar y radicar Solicitar revisión y enviar propuesta (Si aplica) Reliquidación del Plan de Pagos Analizar caso de propuesta del estudiante Se envía al estudiante, a través de correo electrónico el Estado de Acuerdo y el Plan de Pagos con previa comunicación telefónica y se cita al estudiante para explicar el contenido de los documentos y resolver las dudas que él y su familia puedan tener. Se aprueba el plan de pagos y el Estado de Acuerdo establecidos, se firman y radican en Cartera. En caso que el estudiante no esté de acuerdo con el Plan de Pagos o con el Estado de Acuerdo debe solicitar a través de correo electrónico al Secretario del Comité de Apoyo Financiero y Cartera, el estudio de su caso y enviar adjunta una propuesta de pago y las observaciones sobre la información consignada en el Estado de Acuerdo. Revisa la propuesta del estudiante, realiza la reliquidación de la cuota de restitución y la presenta al Comité de Apoyo Financiero y Cartera Se revisa el caso, se analiza la propuesta del estudiante y se notifica acerca de la decisión adoptada a través de correo electrónico. Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero Estudiante Estudiante Coordinador de Cartera Comité de Apoyo Financiero y Propuesta de plan de pagos/ Observaciones de Estado de Acuerdo Reliquidación del plan de pagos 5

6 PRO /12/ Enviar novedad a la Entidad Financiera Suspender cobro de Cuota Reciprocidad FOPRE y cambio de estado Generar recibo de código de barras y extracto de restitución Enviar recibo y extracto por correo electrónico Imprimir recibo de pago de cuota Realizar pago de cuota mensual De ser necesario se hacen las correcciones en el Estado de Acuerdo. A través de un correo electrónico se envía la novedad a la Entidad Financiera informando la suspensión de la cuota FOPRE para el siguiente periodo académico, y se le indica el monto y el tiempo de la restitución al Fondo QEE Se suspende la cuota FOPRE para el siguiente período académico y se cambia el estado del estudiante de Activo a Retiro Total. Se emite el recibo de pago con base en el listado (Anexo 3- Reporte de novedades de recaudo regulares) de los Estudiantes Vinculados de cada periodo y las novedades (Anexo 4- Reporte de novedades de recaudo no regulares) suministradas por la Oficina de Cartera. Se generan los recibos con código de barras para el recaudo de la cuota mensual antes del décimo (1) día hábil de cada mes y el extracto de la restitución. Se envía el recibo de pago y el extracto de la restitución a las cuentas de correo de Uniandes, a la cuenta de correo electrónico personal y físicamente a la dirección de correspondencia de cada estudiante. Se imprime el recibo de aporte de la Cuota de restitución. Mensualmente se realiza el aporte entre el décimo y el último día hábil de cada mes en la Entidad Financiera correspondiente. Cartera Coordinador de Cartera Entidad Financiera Entidad Financiera Entidad Financiera Estudiante Estudiante 13 Registrar los pagos Se registra el pago realizado por el estudiante y se Entidad Sistema Entidad Recibo de pago/extracto de restitución 6

7 PRO /12/ realizados por el estudiante Realizar seguimiento al estudiante Avisar al estudiante el incumplimiento de 1 cuota Avisar y citar al estudiante por incumplimiento de 2 cuotas Contactar y citar al estudiante por incumplimiento de 3 o más cuotas Registrar en Plataforma de Acompañamiento Solicitar Acuerdo de Reciprocidad actualizan los reportes. Financiera Financiera Se realiza el seguimiento a los estudiantes que no efectúan el aporte de la cuota. Si el estudiante no cumplió con el pago de una cuota se contacta vía telefónica y se indaga por las razones del incumplimiento. Si el estudiante no cumplió con el pago de dos cuotas se contacta vía telefónica y se cita a una reunión personal para conversar sobre su situación. A esta reunión asiste un estudiante delegado por el Grupo ANDAR. Si el estudiante no cumplió con el pago de 3 o más cuotas, el Grupo ANDAR asume el caso acompañado de un Comité Asesor. Se envía a través de correo electrónico la información obtenida al Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero. Se registran las novedades de las comunicaciones realizadas con los estudiantes en la Plataforma de Acompañamiento. Cuando el estudiante vinculado alcanza el pago total de la restitución se solicita el Acuerdo de Reciprocidad a la Entidad Financiera. Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero Estudiante/ Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero/ Grupo ANDAR Estudiante/ Grupo ANDAR/ Comité asesor Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero Coordinador de Cartera Plataforma de Acompañamiento Notificación de estado 7

8 PRO /12/ Enviar Acuerdo de Reciprocidad Entregar acuerdo, enviar carta de agradecimiento y registrar información La Entidad Financiera envía físicamente el Acuerdo de Reciprocidad al Coordinador de Cartera quien lo entrega al Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero. Se entrega el Acuerdo de Reciprocidad al estudiante, se le envía una carta (Anexo 5- Formato Carta de agradecimiento) a través de correo electrónico para felicitarlo por haber logrado el cumplimiento de los compromisos QEE y se registra la información en la Plataforma de Acompañamiento. Entidad Financiera/ Coordinador de Cartera Coordinador de Apoyo financiero Plataforma de Acompañamiento Acuerdo de Reciprocidad Carta de agradecimiento 8

9 PRO /12/ DEFINICIONES Las siguientes definiciones fueron tomadas del documento Fondo Escala Uniandes: Protocolo de Recaudo. Acuerdo de reciprocidad: Es el documento por el cual se establecen las condiciones del Programa Quiero Estudiar Escala (QEE), el cual deben firmar y aceptar todos los estudiantes que sean beneficiarios de la Beca con Compromiso y sobre los cuales se debe ejercer control en cuanto a su recepción, custodia y cumplimiento. Con la firma del Acuerdo el estudiante se considera como un Estudiante Vinculado y permite dar inicio a la ejecución de los diferentes procesos de recaudo. Beca con Compromiso: apoyo económico que otorgará el Programa Quiero Estudiar Escala a cada estudiante vinculado, en el marco de un acuerdo de reciprocidad para que curse un programa de pregrado en la Universidad de los Andes. El apoyo tendrá una duración igual a la del programa al que fue admitido el estudiante y podrá extenderse hasta cuatro semestres adicionales. El apoyo estará destinado a cubrir el 95% de la matrícula del estudiante. CADE: Centro de Atención de la Decanatura de Estudiantes de la Universidad de los Andes, encargado de atender a los estudiantes que reciben algún tipo de ayuda financiera que ofrece la Universidad. El CADE cumple funciones de orientación, acompañamiento y seguimiento a esos estudiantes, procurando su adecuado desempeño académico y facilitando su adaptación a la vida universitaria. Derechos pecuniarios: Valores correspondientes al pago de matrícula en la Universidad de los Andes. Estudiante(s) vinculado(s): Jóvenes colombianos talentosos, con dificultades económicas, que deseen estudiar en la Universidad de los Andes, que haya(n) sido seleccionado(s) para el Programa Quiero Estudiar Escala y que haya(n) suscrito el Acuerdo de Reciprocidad. Se considerará Estudiante Vinculado hasta tanto no haya concluido con sus compromisos de compensación por la ayuda económica recibida por el Fondo del programa. 9

10 FICHA TÉCNICA PRO Fecha publicación Tipo Documento 12/12/214 Fondo Quiero Estudiar Escala: fondo de apoyo financiero conformado por recursos de la Universidad, por donaciones de terceros, y por el recaudo de los pagos que efectúen los estudiantes vinculados una vez se gradúan, según lo dispuesto en el Acuerdo de Reciprocidad. Los recursos del Fondo Quiero Estudiar Escala se destinarán a cubrir los apoyos económicos de los estudiantes vinculados. Período académico: tiempo en que el estudiante está matriculado como alumno en la Universidad de los Andes (semestres regulares, semestre intersemestral y práctica académica). Renovación: proceso de evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento del Programa para mantener una Beca con Compromiso a un estudiante vinculado. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Protocolo de Recaudo Reglamento del Programa Acuerdo de Reciprocidad ANEXO 1: Tabla de equivalencias ANEXO 2: Plan de pagos ANEXO 3: Plantilla de reporte de novedades de recaudos regulares ANEXO 4: Plantilla de reporte de novedades de recaudos no regulares ANEXO 5: Formato Carta de Agradecimiento 1

11 PRO /12/ INDICADORES Nombre del Indicador del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de medición Unidad de medida Fórmula: Variables Limitaciones Fuente de los datos Granularidad Periodicidad FICHA DE INDICADOR Incumplimiento mensual promedio en Cuota de Restitución IND Jefe de Apoyo Financiero Medir el porcentaje de incumplimiento del pago de la cuota de restitución Numerador: Se ingresa al sistema de la Entidad Financiera y se descarga un reporte de los pagos de cuota de restitución y se cuenta el número de estudiantes que perdieron la beca con compromiso y luego se calcula el promedio de los últimos seis meses. Denominador: Se ingresa al sistema de la Entidad Financiera y se descarga un reporte de estudiantes que se encuentran restituyendo dinero al Fondo QEE y se suma el número total de estudiantes bajo esta condición. Porcentaje Promedio mensual de estudiantes que no pagan cuota de restitución 1 Total estudiantes que estan restituyendo dinero al Fondo QEE Promedio mensual de estudiantes que no pagan cuota de restitución: Sumatoria de los promedios mensuales de estudiantes que no pagan cuota de restitución. Total estudiantes que están restituyendo dinero al fondo QEE: Sumatoria de los estudiantes que perdieron la beca o renunciaron a ella y se encuentran restituyendo dinero al Fondo QEE. No aplica Promedio mensual de estudiantes que no pagan cuota de restitución: Información obtenida del sistema de la Entidad Financiera. Total estudiantes que están restituyendo dinero al fondo QEE: Información obtenida del sistema de la Entidad Financiera. Por estudiante que se encuentre restituyendo dinero al Fondo QEE. Mensual Meta % 11

12 PRO /12/214 Observaciones No aplica 9. RIESGOS No aplica. 1. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 26/9/214 Publicación 12/12/ APROBACIÓN Nombre Cargo Fecha Elaboró Karen Plazas Ingeniero de procesos 26/9/214 Revisó Coordinador de Apoyo Tatiana Robayo financiero 3/9/214 Aprobó Ana Maria Neiza Jefe de Apoyo Financiero 23/1/214 12

13 PRO /12/214 ANEXO 1 TABLA DE EQUIVALENCIAS Periodo académico cubierto por la Beca con compromiso Equivalencia de aporte al fondo 1 semestre 2 semestres 1 curso vacacional o de verano o práctica 2 meses académica intersemestral 1 práctica académica de tiempo completo 2 meses Media matrícula 1 semestre Un cuarto de matricula 2 meses 13

14 PRO /12/214 ANEXO 2 PLAN DE PAGOS 14

15 PRO /12/214 ANEXO 3 PLANTILLA DE REPORTE DE NOVEDADES DE RECAUDOS REGULARES 15

16 PRO /12/214 ANEXO 4 PLANTILLA DE REPORTE DE NOVEDADES DE RECAUDOS NO REGULARES 16

17 PRO /12/214 ANEXO 5 FORMATO CARTA DE AGRADECIMIENTO Bogotá, D.C., Julio 1 de 219. Señor (a) Nombre del estudiante Estudiante Dirección Estudiante Ciudad Apreciado (a) Nombre del (a) Estudiante : Para la Universidad de los Andes y la Comunidad Uniandina es un gran orgullo comunicarle, que ha terminado su fase de compensación al Fondo Quiero Estudiar Escala, y gracias a su solidaridad y reciprocidad, la Universidad ha podido apoyar a más estudiantes colombianos con excelentes calidades académicas y personales que como usted, no cuentan con los recursos económicos para acceder a un programa profesional de alta calidad. Le agradecemos, ya que su ejemplo inspira a los demás Estudiantes Vinculados a la Beca Quiero Estudiar Escala, a exaltar los valores de solidaridad, reciprocidad y apoyo colaborativo. Fue un honor contar con su vinculación al programa Quiero Estudiar Escala. Cordial saludo, ANA MARÍA NEIZA ROMERO Jefe de Apoyo Financiero. Universidad de los Andes. 17