Convocatoria conjunta y ejecución de proyectos de investigación Facultad de Medicina

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Convocatoria conjunta y ejecución de proyectos de investigación - Facultad de Medicina Descripción de actividades - Convocatoria conjunta y ejecución de proyectos de investigación - Facultad de Medicina DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Financiar proyectos de investigación de medicina donde participen profesores y médicos de la FSFB. 2. ALCANCE El proceso inicia con la generación de una propuesta de la convocatoria y finaliza una vez se reciban los reportes finales de los proyectos ejecutados durante un año. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos Términos de referencia de convocatoria conjunta. El tiempo máximo para aplicar a la convocatoria y enviar la propuesta del proyecto de investigación es de 4 meses. En cada propuesta deben participar, al menos, un médico de la FSFB y un profesor de la Facultad de Medicina. Los recursos usados durante toda la convocatoria así como las responsabilidades están divididas equitativamente entre la Facultad de Medicina y la FSFB. En la convocatoria conjunta el 50% de los recursos que se le entregan a los grupos de investigación ganadores provienen de las bolsas de recursos de investigaciones que otorga la Vicerrectoría de Investigaciones. El 50% restante lo asume la FSFB. El desarrollo de los proyectos puede durar máximo 18 meses. De forma trimestral se debe hacer entrega de un informe de avance financiero del proyecto. Cada seis meses se debe entregar un informe técnico del proyecto. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso COMITÉ DE INVESTIGACIONES MEDICINA Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 4.2. Responsabilidades Comité de Investigaciones: Hacer seguimiento a pares evaluadores durante el periodo de evaluación de los proyectos. Revisar términos de referencias. Ayudar a identificar pares evaluadores. Tomar decisiones acerca de eventualidades con el desarrollo de los proyectos. Revisar informe técnico. Grupos de investigación: Deben presentar los resultados preliminares de sus proyectos en el Encuentro de Investigadores del año siguiente. 5. DEFINICIONES Comité de Ética FSFB: Comité en el que se aprueban los componentes éticos de los estudios de investigación de acuerdo a la ley vigente nacional, para todos los investigadores que sean miembros de la FSFB. Comité de Ética Universidad de los Andes: Comité en el que se aprueban los componentes éticos de los estudios de profesores de la Universidad de los Andes. FSFB: Fundación Santa Fe de Bogotá 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Convocatoria conjunta y ejecución de proyectos de investigación - Facultad de Medicina 6.2. Descripción de actividades - Convocatoria conjunta y ejecución de proyectos de investigación - Facultad de Medicina ENTRADA Propuesta de términos de referencia para convocatoria conjunta. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Área de Investigaciones de la Facultad de Medicina. Reporte final de proyectos de investigación ejecutados. Facultad de Medicina. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Construir propuesta de convocatoria Se desarrolla una propuesta de los términos de referencia de la convocatoria definiendo fechas, requisitos, cuántos proyectos se van a financiar, qué monto se le va a otorgar a cada proyecto, entre otros. Se define el documento definitivo con toda la información referente a la convocatoria. Dentro de los términos de referencia se adjunta el formato de evaluación con los criterios correspondientes. COMITÉ DE INVESTIGACIONES MEDICINA Términos de referencia convocatoria conjunta 2 Divulgar convocatoria A través de un correo electrónico masivo se convocan a profesores y estudiantes de la Facultad de Medicina. Por otro lado la FSFB remite el correo de divulgación de la convocatoria a los profesores clínicos. En el correo se envían los términos de referencia junto con en el formato de evaluación. 3 Recibir proyectos y cartas de aval Posterior al tiempo límite de postulación (2 meses), se reciben por correo electrónico propuestas de proyectos de investigación junto con las cartas de aval (de la Cartas de aval Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Facultad para los miembros de la Universidad y de la FSFB para los profesores clínicos de esta institución), y una lista de pares evaluadores posibles para su proyecto. Adicionalmente, para la postulación es opcional enviar la carta de aval del Comité de Ética. 4 Construir base de proyectos y presentar en Comité En un archivo de Excel se construye una base con la información de todas las propuestas recibidas. Base de proyectos De acuerdo con la base de información de los proyectos se validan los siguientes requisitos. 5 Revisar requisitos de proyectos -2 cartas de avales (una por parte de la Facultad y otra por parte de la FSFB) -Revisión de factibilidad del proyecto propuesto -Revisión de presupuesto que cumpla con requisitos estipulados en Términos de referencia 6 Notificar al grupo de investigación En caso de que el proyecto propuesto no cumpla con los requisitos establecidos, se le notifica por correo electrónico al grupo de investigación que no pueden continuar en la convocatoria. 7 Definir pares externos Con base en las propuestas de pares evaluadores entregadas por los participantes, se decide un par COMITÉ DE INVESTIGACIONES MEDICINA Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 evaluador por proyecto según el tema específico del mismo. Algunas consideraciones a tener en cuenta para definir los pares evaluadores aceptables son, que no comparta publicaciones con los autores del proyecto y que haya participado en una publicación en el tema relacionado. 8 Recibir evaluación técnica de proyectos Después del plazo máximo (2 meses) que tienen los evaluadores para calificar cada proyecto, se reciben los puntajes por correo electrónico. 9 Notificar a ganadores pasos a seguir Los ganadores son los proyectos con los puntajes más altos otorgados por los evaluadores. Una vez se conocen los ganadores se les notifica que su proyecto sí será financiado y que para poder recibir los recursos deben entregar en un plazo no más de dos meses la carta de aval del Comité de Ética en caso de que no lo hayan hecho previamente. Al entregar el aval a los investigadores se les indica que pueden iniciar la ejecución de los proyectos. 10 Enviar informe financiero a grupos Tres meses después de iniciada la ejecución del proyecto, se le envía a cada grupo de investigación un informe financiero la manera en la que los recursos han sido usados durante ese periodo de tiempo y Formato de evaluación financiera Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 que saldo del monto otorgado les queda. 11 Recibir reporte preliminar técnico del proyecto Posterior a los seis meses de iniciado el proyecto, se reciben por parte de cada grupo de investigación un reporte preliminar técnico del proyecto informando el avance. Reporte preliminar 12 Revisar informe preliminar Se revisa el informe técnico preliminar para conocer el avance del proyecto. COMITÉ DE INVESTIGACIONES MEDICINA 13 Recibir reporte final técnico y entregar informe final financiero Posterior a los últimos 6 meses de ejecución del proyecto, se reciben por parte de los grupos de investigación, el informe final técnico con un informe de intención de publicación. Así mismo se debe hacer entrega del informe final financiero. COMITÉ DE INVESTIGACIONES MEDICINA Reporte final 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) No aplica. EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) - Formato de evaluación financiera - Términos convocatoria conjunta Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 8. INDICADORES ARTÍCULOS POR PROYECTO FINANCIADO Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND PROYECTOS Medir número de artículos registrados en los proyectos financiados. FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Consultar registro de cada uno de los artículos en Scopus o ISI Consolidar registros en un archivo de Excel. Porcentaje Tipo de producto sobre el número total de artículos. Artículos registrados en la plataforma Academia de la Vicerrectoría de Investigaciones. No aplica. Fuente de datos Granularidad Periodicidad Academia, Scopus, Google Scholar Por área de la Facultad de Medicina Uniandes (Básicas, clínicas y salud pública) Anual Meta 60%. Observaciones Se espera tener al menos un artículo publicado en revista indexada Q1 en Scopus. FICHA DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador Objetivo ESTUDIANTES/EGRESADOS EN ARTÍCULOS PUBLICADOS IND PROYECTOS Cuantificar el número de estudiantes y/o egresados que participan en los artículos publicados. Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Consultar registro del artículo en Scopus o ISI y consolidar registros en un archivo de Excel. Estudiante por artículo publicado Número de estudiantes y/o egresados/número de artículos publicados Variables Limitaciones No aplica Número de estudiantes y/o egresados: Corresponde a los estudiantes y/o egresados que participaron en artículos publicados Número de artículos publicados: total de artículos publicados Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Academia, Scopus, Google Scholar Por convocatoria Anual 1 estudiante por artículo publicado Observaciones PROYECTOS CON FINANCIACIÓN EXTERNA (ÁREA) Código del indicador IND FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición PROYECTOS Medir los proyectos con financiación externa para cada una de las áreas (básicas, clínicas y salud pública), en relación al total de proyectos con financiación externa, buscando que la distribución de la financiación entre las tres áreas sea equilibrada. Llevar un registro que permita consolidar el número de contratos con entidades externas. Sumar por cada área, el total de proyectos con financiación externa Sumar el total de proyectos con financiación externa Dividir el total de proyectos con financiación externa para cada área, sobre el total de proyectos con financiación externa Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 Unidad de Medida % Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Proyectos con financiación externa por área i Proyectos con financiación externa 100, i i: Áreas de la Facultad de Medicina (básicas, clínicas y salud pública Numerador: Proyectos con financiación externa por área Denominador: Proyectos con financiación externa No aplica. Archivo en Excel de registro de proyectos con financiación externa. Por convocatoria, por área de la Facultad de Medicina. Anual Meta 33% Observaciones PROYECTOS CON FINANCIACIÓN EXTERNA (FACULTAD) Código del indicador IND FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida PROYECTOS Medir los proyectos con financiación externa. Llevar un registro que permita consolidar el número de los contratos con entidades externas. Unidad Fórmula proyectos con financiación externa Variables Total de proyectos con financiación externa Dirección de Planeación y Evaluación 10

11 Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad No aplica. Archivo de Excel con el registro de los proyectos financiados. Por convocatoria Anual Meta Al menos 1 Observaciones PROYECTOS CON OTRAS FACULTADES Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND PROYECTOS Cuantificar el número de proyectos con participación de profesores de otras facultades de la Universidad de los Andes. FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida % Llevar un registro de los profesores de otras facultades participando en proyectos de la Facultad de Medicina. Llevar un registro del total de proyectos. Dividir el número de proyectos en los que participan profesores de otras facultades sobre el número de proyectos totales de la Facultad de Medicina. Fórmula Proyectos con participacion de otras facultades Total de proyectos de la Facultad de Medicina 100 Variables Limitaciones Proyectos con participación de otras facultades: proyectos en donde participan profesores de otras facultades Total de proyectos de la Facultad de Medicina No aplica. Dirección de Planeación y Evaluación 11

12 Fuente de datos Granularidad Periodicidad Archivo con el registro de los proyectos. Por convocatoria, por facultad Anual Meta 60% Observaciones PROYECTOS FINALIZADOS Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND PROYECTOS Cuantificar los proyectos finalizados en un periodo determinado. FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida % Fórmula Variables Llevar un registro de los proyectos adjudicados Llevar un registro de los proyectos finalizados Dividir el número de proyectos finalizados sobre el total de proyectos adjudicados. (Número de proyectos concluidos/número de proyectos adjudicados)*100 Número de proyectos concluidos: Corresponde al número de proyectos finalizados Número de proyectos adjudicados: Corresponde al número de proyectos ganadores en la convocatoria Limitaciones Fuente de datos Granularidad No aplica. Comité de Investigaciones, Facultad de Medicina de Uniandes, Eje de Salud Pública de FSFB y Estudios Clínicos de la FSFB, base de datos de seguimiento Por convocatoria, por especialidad médica y por área de facultad. Dirección de Planeación y Evaluación 12

13 Periodicidad Anual Meta 100% Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO No ejecución de los fondos No publicación de artículos Desvinculación del investigador principal Demora en el aval del Comité de Ética Volatilidad del dólar Falta de colaboración de pares Retraso en procesos administrativos 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 23/06/2015 Publicación 13/01/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 13

14 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña INGENIERO PROCESOS (T) - PROY /06/2015 Olga Lucía Sarmiento COORDINADOR INVESTIGACIONES - INVEM 22/09/2016 Veronica Akle Alvarez PROFESOR ASISTENTE 30/10/2016 REVISÓ Elizabeth García PROFESOR CLÍNICO 30/10/2016 Diana Cobos 22/09/2016 Luis Andrés Sarmiento DECANO - MEDI /01/2017 APROBÓ Luis Andrés Sarmiento DECANO - MEDI /01/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 14