FICHA TÉCNICA MODIFICACIÓN DE CONTRATO. Macroproceso Talento Humano. Nivel 1 Desarrollo Organizacional. Nivel 2 Administración de Estructuras y Cargos

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1 PRO /3/215 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Modificación de Contrato Descripción de actividades - Modificación de Contrato DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 11

2 PRO OBJETIVO 9/3/215 Gestionar las modificaciones de contratos que se generen por las necesidades de personal que tengan las Unidades Académicas y/o Administrativas garantizando la oportunidad y equidad interna. 2. ALCANCE Desde que (GHDO) valida el Formato de Modificación de Contrato enviado por las Unidades Académicas y/o Administrativas u otras dependencias dentro de Gestión Humana y, hasta que se realizan las modificaciones en la hoja de vida del empleado. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Estatuto profesoral. Política de vinculación de asistentes graduados. Política de Vinculación de estudiantes en labor administrativa Lineamientos No aplica. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Compensación 4.2. Responsabilidades : Revisar el Formato de Modificación de Contrato enviado por las Unidades Académicas y/o Administrativas, con el fin de validar la información. En el caso que se presenten inconsistencias se devuelve a la Unidad. Ingresar las modificaciones respectivas al contrato en SAP y realizar una Carta de Cambio con la información y descripción de la modificación de contrato. Contactar al empleado para llevar a cabo la firma del Otro si. Gestionar el Otro Si con el responsable de realizarlo.

3 PRO /3/215 Consolidar mensualmente las modificaciones de contrato realizadas y actualizar la Hoja de Vida del empleado con los soportes de la modificación respectiva. Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad académica o administrativa: Realizar los ajustes pertinentes al Formato de Contratación/Modificación de Contrato de acuerdo a las inconsistencias señaladas por el de GHDO. Entregar la Carta de Cambio al empleado para su firma y posteriormente enviar la copia de la misma a GHDO. Compensación: Revisar la Carta de Cambio realizada por el y enviarla al Jefe Inmediato. Revisar y enviar el resumen mensual de las modificaciones realizado por el. Empleado: Firmar la copia de la Carta de Cambio y entregarla de vuelta al Jefe Inmediato. Firmar el Otro si en las oficinas de GHDO. Jefe de Beneficios y Relaciones Laborales: Realizar el Otro si y enviarlo al para la posterior firma por parte del empleado. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Modificación de Contrato 5.2. Descripción de actividades - Modificación de Contrato Entrada Proveedor Salida Cliente Necesidad de modificar las condiciones contractuales del empleado. Unidad Académica y/o Administrativa Contrato Modificado Unidad Académica y/o Administrativa

4 PRO /3/215 No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos Revisar y validar la información del formato Realizar ajustes al Formato de Contratación/ Modificación de Contrato Ingresar modificaciones Realizar la carta de cambio. Revisar y enviar la Carta de Cambio Se revisa que el Formato de Modificación de Contrato esté correctamente diligenciado y que se haya enviado en las fechas permitidas para ello. Si es una promoción, se valida con Selección y Promoción y si es una nivelación se valida con Compensación. Si hay inconsistencias se devuelve a la Unidad Académica o Administrativa. En el caso que el Formato de Modificación de Contrato requiera ajustes, la Unidad verifica la información registrada y realiza las correcciones y ajustes pertinentes, para enviarla de nuevo a GHDO. Se ingresan los cambios que se le realizarán al contrato del empelado en un archivo de Excel y mediante el módulo PA y OM se hace el registro en SAP, de acuerdo al tipo de modificación que se requiera. Se realiza una Carta de Cambio para los empleados de planta, que contiene información y descripción de la modificación de contrato y la fecha de aplicación de la misma. Se revisa la Carta de Cambio con el fin de garantizar que la información sea correcta y se envía a la Unidad Académica o Administrativa dos copias de la misma. Jefe Inmediato - Secretario General - Decano Unidad Compensación SAP Formato de Solicitud de Modificación de Contrato Carta de Cambio

5 PRO /3/ Entregar la carta de cambio al empleado Firmar carta de cambio y entregar al jefe inmediato Enviar copia carta de cambio firmada a GHDO Solicitar Otro si a Jurídica Realizar y enviar el Otro si Citar al empleado Firmar el Otro si Generar resumen de modificaciones realizada Revisar Listado de Modificaciones Se recibe la Carta de Cambio de GHDO y se le entrega al empleado interesado. El empleado recibe la carta, revisa los términos de su modificación al contrato, firma las dos copias y le entrega una al Jefe Inmediato. El Jefe Inmediato recibe la copia firmada de la Carta de Cambio y la envía de nuevo a GHDO. Se construye una Base de los empleados a los que se realizarán modificaciones al contrato que impliquen cambio salarial y se le envía por correo al Jefe de Beneficios y Relaciones Laborales, solicitándole la creación del Otro si. Se realiza el Otro si de acuerdo a la modificación y se le envía al para que sea firmada por el empelado. Una vez se tiene la copia de la Carta de Cambio firmada por el empleado y el Otro si, se cita al empleado para realizar la firma de este documento. El empleado se acerca a las oficinas de GHDO y firma el Otro si, para formalizar la modificación de contrato. Mensualmente, se consolida la información de las modificaciones realizadas. Se verifica que la información consignada en el resumen de modificaciones sea correcta y corresponda con lo almacenado en Jefe Inmediato Empleado Jefe Inmediato Jefe de Beneficios y Relaciones Laborales - Empleado Compensación Otro si

6 PRO /3/ Enviar resumen de modificaciones realizadas Enviar soporte físico de la modificación a la hoja de vida del empleado SAP y los formatos de modificaciones recibidos. Se envía el resumen de las modificaciones a Nómina, Beneflex y vinculaciones con los cambios realizados en el sistema. Se envían los Formatos de Modificación, las Cartas de Cambio, los Otro si y demás documentos de soporte, para el historial en la hoja de vida del empleado. Compensación 6. DEFINICIONES Modificación de Contrato: Una modificación de contrato es una alteración a los términos de un contrato. Para ser legal, la modificación de contrato debe seguir las leyes para enmendar un contrato en el estado donde se hará cumplir. 1 Descripción de cargo: Describir un cargo es documentar, registrar y especificar en forma sistemática y concisa la información del cargo en el momento actual según los términos especificados en Anexo 1. 2 Perfil de cargo: Es la descripción del conjunto de conocimientos, capacidades y actitudes que debe reunir una persona para desempeñar en forma adecuada las funciones que tiene asignadas dentro de una estructura específica. 3 Beneflex: Es un sistema de compensación a través de beneficios flexibles que tiene como objetivo principal atraer y retener al mejor, ofreciéndole diversas opciones para satisfacer sus necesidades individuales y mejorar su bienestar. 4 Otro si: Documento suscrito entre Empleador y trabajador que modifica de mutuo acuerdo las condiciones inicialmente pactadas en el contrato de trabajo. 1 La definición legal de modificación de contrato. Recuperado el 15 de septiembre de 214, del sitio web 2 Perfil del puesto y características requeridas para el desempeño del mismo. Recuperado el 18 de Junio de 214, del sitio web 3 Descripciones de perfiles y cargos. Recuperado el 15 de Septiembre de 214, del sitio web 4 Beneflex. Recuperado el 15 de septiembre de 214, del sitio web

7 PRO /3/ DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Anexo 1. Descripción de Perfiles y Cargos 8. INDICADORES Nombre del Indicador: del indicador: Responsable del indicador: Objetivo: Porcentaje de solicitudes de modificación de contrato incompleta o inconsistente. IND Compensación Establecer el porcentaje de solicitudes de modificación de contrato con información incompleta y/o inconsistente que requiera búsqueda de información y en consecuencia demanda de mayor cantidad de tiempo para su ingreso en el sistema. Método de Medición: Se clasifican y cuentan las solicitudes que llegan incompletas y/o inconsistentes. Se valida con el Compensación y/o área de Selección, si existe información que complemente estás solicitudes y se gestiona la consecución de la información faltante y/o la corrección de la información inconsistente. Unidad de Medida: Porcentaje Formula: 1. Número de solicitudes de modificación de contrato incompletas / Número total de solicitudes de modificación de contrato. 2. Número de solicitudes de modificación de contrato con inconsistencias / Número total de solicitudes de modificación de contrato.

8 PRO /3/215 Variables: 1. Numerador: Cantidad de solicitudes de modificación de contrato que son radicadas en Gestión Humana con información incompleta. Denominador: Cantidad de solicitudes de modificación de contrato que son radicadas en Gestión Humana. 2. Numerador: Cantidad de solicitudes de modificación de contrato que son radicadas en Gestión Humana con información inconsistente. Denominador: Cantidad de solicitudes de modificación de contrato que son radicadas en Gestión Humana Limitaciones: Fuente de datos: Granularidad: Periodicidad: Meta: Observaciones: Número de solicitudes extemporáneas (después del último día hábil de cada mes) Base de datos de modificación de contratos Por Unidad Mensual, el primer día hábil del mes siguiente A definir dependiendo línea base Nombre del Indicador: del indicador: Responsable del indicador: Objetivo: Porcentaje de errores detectados en la revisión final. IND Compensación Establecer el porcentaje de errores que fueron ingresados en el sistema de información, con base en las solicitudes de modificación de contrato. Método de Medición: Se genera un listado de las modificaciones que fueron ingresadas en el sistema de información. Se revisa que la información del reporte este correcta de acuerdo a las solicitudes de modificación de contrato, y se establecen cuales no fueron registradas correctamente. Unidad de Medida: Porcentaje

9 PRO /3/215 Formula: Variables: Limitaciones: Fuente de datos: Granularidad: Periodicidad: Meta: Observaciones: Número de errores encontrados en el sistema por modificaciones / Número total de modificaciones procesadas. Numerador: Cantidad de errores encontrados en el sistema de información que fueron ingresados en forma equívoca de acuerdo a las solicitudes de modificación recibidas. Denominador: Cantidad de solicitudes de modificación de contrato de contrato procesadas. No aplica Información registrada en el sistema de información Vs solicitudes de modificación de contrato. General Mensual, el primer día hábil del mes siguiente % de errores en la información registrada en el sistema. Nombre del Indicador: del indicador: Responsable del indicador: Objetivo: Oportunidad en la entrega de información a Beneflex. IND Compensación Establecer el grado de cumplimiento del acuerdo de servicios, respecto a la fecha de entrega de las modificaciones contractuales que inciden en el Beneflex. Método de Medición: Se valida si el último día hábil de cada mes es entregado a la Gestora de Beneficios, el archivo con la información de las modificaciones de contrato que tienen incidencia en el Beneflex. Se lleva un control de las modificaciones de contrato que son enviadas a la Gestora de Beneficios después de la fecha acordada. Unidad de Medida: Porcentaje

10 PRO /3/215 Formula: Variables: Limitaciones: Fuente de datos: Granularidad: Periodicidad: Meta: Observaciones: Solicitudes de modificación de contrato con incidencia en Beneflex que fueron enviadas en la fecha acordada / Número total de solicitudes de modificación de contrato que tienen incidencia en el Beneflex. Numerador: Cantidad de solicitudes de modificación de contrato que tienen incidencia en el Beneflex y que fueron enviadas a la Gestora de Beneficios en la fecha acordada. Denominador: Cantidad de solicitudes de modificación de contrato que fueron procesadas y que tienen incidencia en el Beneflex. Número de solicitudes extemporáneas (después del último día hábil de cada mes) Base de datos de modificación de contratos General Mensual, el primer día hábil del mes siguiente A definir dependiendo línea base 9. RIESGOS No aplica. 1. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 9/1/215 Publicación 9/3/ APROBACIÓN Elaboró Nombre Cargo Fecha María Andrea Archila Ingeniero de Procesos 9/1/215

11 PRO /3/215 Revisó Aprobó Leonardo Prieto Rubio Angélica Patricia Franco Compensación Jefe de y procesos. 27/2/215 27/2/ ANEXOS Anexo 1. Descripción de Perfiles y Cargos