PROCEDIMIENTO GESTIÓN HUMANA

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1 Este documento es propiedad de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., y está protegido por las leyes de derechos de autor, solo el personal acreditado de la Organización tiene autorización para la utilización con fines laborales de este documento, prohibida la reproducción total y/o parcial de su contenido salvo autorización explícita escrita por parte de la Gerencia. Este documento está firmado digitalmente cualquier alteración anulará las firmas y carecerá de valor alguno ante el Sistema de Gestión Integral de la Organización. RESPONSABLE : JEFE DE GESTION HUMANA REVISO : DIRECTOR ADMINISTRATIVO APROBÓ : GERENTE VERSIÓN FECHA DESCRICIÓN DEL CAMBIO AUTOR 0 02/05/2007 Creación Raúl Avellaneda 1 11/11/2007 Anulación de codificación Raúl Avellaneda 2 20/12/ /07/ /03/ /06/ /06/ /09/ /10/2012 Se incluye flujograma y se modifica la etapa de convocatoria, preselección, entrevista y selección. Eliminación de nomina y pagos. Se incluye Formato Registro de Inducción por Cargo, Instrucción Administrativa y Procedimiento de Nómina, se resalta que para cada proyecto se debe diligenciar la ficha técnica perfiles. Inclusión de ponderación de cargos y eliminación Tes Warteeg. Se modifica la solicitud de personal de acuerdo a las Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia del Cliente. Se incluye en el numeral 9 la prueba de aptitudes Psicosensometricas para responsables del manejo de vehículos. Se modifica el objetivo y se elimina el cuadro de nivel de aceptación y en el tema de capacitación y entrenamiento se deja claro como se evidenciará la eficacia. Se incluye la Revisión del Perfil de Hojas de Vida en Selección el numeral cuatro así mismo el listado de habilidades. ; Página 1 de 6

2 OBJETIVO Establecer un una metodología para la selección, contratación, entrenamiento y reentrenamiento del personal requerido por la Organización asegurando su desarrollo integral, definiendo la competencia y las necesidades de entrenamiento que el personal requiere para el alcance de objetivos de la Organización. ALCANCE Aplica para todo el personal de la Organización. DEFINICIONES Calificación: Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos especificados. Competencia: Aplicación del conocimiento, habilidades y comportamientos en el desempeño. Capacitación: Proceso de formación para mejorar la competencia del talento humano. Educación: Proceso formal por el cual una persona adquiere conocimientos académicos. Entrevista: Se trata de una primera toma de contacto entre el entrevistado y el puesto al que opta. Se realiza con aquellas personas que han sido previamente seleccionadas a partir de su historial profesional. Experiencia: Tiempo que una persona natural o jurídica ha trabajado en actividades específicas. Formación: Procesos de suministrar y desarrollar conocimientos, habilidades y aptitudes para cumplir los requisitos. Habilidades: Facilidad o destreza que se desarrolla a través de entrenamiento o experiencia. Inducción: Proceso que tiene como fin facilitar la adaptación del nuevo colaborador a su puesto de trabajo. Selección: Proceso estructurado y sistemático cuyas actividades tienen como objetivo identificar y elegir al candidato idóneo para un cargo a partir de un perfil. Convenciones de flujograma Inicio-Fin Actividad Documento Verificación Decisión DESCRIPCIÓN Selección Document o multiple Conector de pagina ; Página 2 de 6

3 ; Página 3 de 6

4 1. Este procedimiento inicia con el diligenciando del Formato Solicitud de Personal o en caso de proyectos que tengan especificaciones técnicas y/o términos de referencia se tendrán en cuenta éstos para iniciar la búsqueda de acuerdo a la Formato Ficha Técnica Perfiles de Cargo; En caso de que la solicitud sea para un cargo nuevo el director de área debe solicitar el Vo.Bo. de gerencia para iniciar el proceso. Esta solicitud es entregada posteriormente al jefe de gestión humana, y así iniciar la búsqueda. Nota: Se diligenciara el Formato Ficha Técnica Perfiles de Cargo por proyecto de acuerdo a los requisitos exigidos por el cliente y/o términos de referencia. 2. La convocatoria Interna, se realiza por medio de los diferentes medios de comunicación (carteleras y correos), durante 2 días hábiles, invitando al personal interesado y que cumpla con los requisitos establecidos se inscriban por medio del Formato Convocatoria Interna. Posteriormente el jefe de gestión humana realiza las entrevistas y evalúa de forma cuantitativa parámetros como: Conocimientos del Sistema de Gestión Integral, (Estudio se hoja de vida con llamados de atención, puntajes obtenidos en las evaluaciones de desempeño), esto se promedia se genera un informe y se selecciona el puntaje más alto. 3. La Convocatoria Externa: Se recurre a fuentes externas como: Archivo latente de hojas de vida- Instituciones Educativas Sena-Clasificados Bolsas Empleo-Internet. 4. Una vez recepcionadas las hojas de vida se preseleccionan máximo tres hojas de vida a las cuales, se les hace un análisis del perfil de cargo Revisión Perfil Hojas de Vida, estas hojas de vida deben contar con la documentación a continuación descrita: Hoja de Vida actualizada. Soportes Académicos de Títulos Obtenidos. Copia de Tarjeta Profesional. Soporte de Cursos Realizados. Certificaciones Laborales. 5. Las referencias laborales y personales son verificadas para posteriormente citar telefónicamente a los candidatos. 6. Se realiza la entrevista psicológica en el Formato Entrevista de Selección y Aplicación de Pruebas Psicotécnicas. El jefe de gestión humana, realiza un informe consolidado para adjuntarlo a las hojas de vida de los aspirantes el cual será entregado a la gerencia para su análisis. Cuando los cargos a contratar son directivos, la gerencia, el jefe de gestión humana y a quien delegue realizaran una última entrevista para determinar quien cubrirá la vacante. 7. Para los cargos de directivos y si se requiere se realizara la visita domiciliaria para corroborar la información suministrada por el candidato.. Si la información suministra por el candidato concuerda con la verificada en la visita continua con el proceso. 9. Cuando el aspirante es seleccionado, se procede a realizar el examen médico de ingreso, (ver Procedimiento de Exámenes Médicos Ocupacionales); para el caso de los responsables del manejo de vehículos se enviara a la prueba de aptitud Psicosensometricas y si los resultados son Aptos para el Cargo, se procede al diligenciamiento del Formato de Vinculación de Personal. Y adjuntar todos los soportes de Admisión según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo. 10. La organización tendrá ocho días hábiles para el perfeccionamiento del contrato, realizar las afiliaciones de seguridad social, parafiscales, programación de la inducción el ingreso se realiza de acuerdo al Instructivo de Contratación de Personal y para la base de datos (ver ; Página 4 de 6

5 Procedimiento de Nomina); Para todos los temas relacionados con permisos, licencias y procesos administrativos disciplinarios (ver Instructivo Administrativo). Nota: El salario de la contratación será acorde al cumplimiento de las competencias (formación y experiencia y/o términos acordados con el cliente), las cuales deberán haber sido pactadas con antelación por las partes interesadas para llevar a cabo su contratación. 11. La inducción consiste en dar a conocer la información general del Sistema de Gestión Integral de la Organización y se evaluará de forma oral o escrita teniendo una ponderación de 1 a 5, el personal que obtenga un puntaje menor a 3 tendrá que reprogramar la inducción. Para las inducciones se deja constancia en el Formato Registro Inducción por Cargo y se realizara un entrenamiento especifico con una intensidad horaria que va de acuerdo a la Formato Matriz de Entrenamiento por Cargo, esto se lleva a cabo en la programación semestral que realiza gestión humana. Nota: La inducción para el caso de un proyecto, se realiza colectivamente y se evidenciara con un Formato Asistencia de Actividades y se evaluará posteriormente. Capacitación ; Página 5 de 6

6 1. La detección de necesidades y entrenamiento son identificadas por los jefes directos y son ellos quienes informan al jefe de gestión humana para que éste tome las acciones pertinentes. 2. Para Identificar las necesidades de entrenamiento y capacitación se procede a seguir con los lineamientos del Programa de Capacitación y Entrenamiento, 3. Posteriormente, el Jefe de Gestión Humana establece la forma en que el personal participe en el entrenamiento que requiera para el cargo a desempeñar y las diferentes actividades establecidas por la Organización. De requerirse una capacitación especializada, ésta es contratada con proveedores de servicios especializados en las áreas que se requieran. Todas estas actividades quedaran evidenciadas diligenciando el Formato Asistencia Actividades y el Formato Evaluación de Capacitaciones y para medir la eficacia del entrenamiento suministrado por la Organización, se harán evoluciones periódicas de los temas que cada uno maneja y en los cuales fue entrenado, de la misma manera en el desarrollo de su labor y con el alcance de metas en las áreas. 4. El plan de acción, consiste en evaluar la efectividad de los entrenamientos brindados al personal con el fin de detectar las causas que generan fallas en los entrenamientos, y así poder tomar las medidas pertinentes. 5. En caso de que el entrenamiento no haya sido efectivo una vez se identifican las causas se procede al reentrenamiento y a su posterior evaluación, esto con el fin de garantizar que el entrenamiento sea efectivo y cumpla con el propósito para el cual fue programado y así mantener la competencia. DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato Solicitud de Personal. Formato Ficha Técnica Perfiles de Cargo. Pruebas Psicotécnicas. Formato Entrevista de Selección. Formato Vinculación de Personal. Matriz de Entrenamiento por Cargo. Formato Registro Inducción y Entrenamiento. Formato Cronograma de Capacitaciones y Actividades. Revisión Perfil Hojas de Vida. Listado de Habilidades. Procedimiento de Exámenes Médicos Ocupacionales. Procedimiento de Nómina. Instructivo Administrativo. Instructivo de Contratación de Personal. Formato Asistencia Actividades. Programa Capacitación y Entrenamiento. Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia Cliente. ; Página 6 de 6

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