CENTRALES ELÉCTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. SISTEMA DE GESTIÓN

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1 PROVEEDORES Y REEVALUACIÓN DE CONTRATISTAS Versión: Fecha actualización Número de páginas: 12 Fecha: 30/06/2016 ELABORADO / AJUSTADO Nombre: Alexander Paredes Pérez Cargo: Tecnólogo D Unidad de Suministro y Soporte Administrativo (Cadena de Suministro) FECHA DE ELABORACIÓN / AJUSTE (dd/mm/aaaa) 29/06/2016 REVISADO Nombre: Pablo Emilio Jaimes Gomez Cargo: Profesional P2 Unidad de Suministro y Soporte Administrativo (Cadena de Suministro) (e) FECHA DE REVISIÓN (dd/mm/aaaa) 29/06/2016 APROBADO Nombre: Martha Elena Pulido Quintero Cargo: Jefe Unidad Suministro y Soporte Administrativo (e) FECHA DE APROBACIÓN (dd/mm/aaaa) 30/06/2016

2 Y TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIÓN DE TERMINOS EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES REEVALUACIÓN DE CONTRATISTAS PROVISIÓN DEL BIEN O SERVICIO DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS DE REEVALUACIÓN PONDERACIÓN CRITERIOS DE EVALUACIÓN PERIODO DE REEVALUACIÓN CLASIFICACIÓN DE CONTRATISTAS COMUNICAR LOS RESULTADOS DE LA REEVALUACIÓN Página 2 de 12

3 Y 1. OBJETIVO Este documento tiene por objetivo establecer una guía metodológica para la evaluación y selección de proveedores y reevaluación del desempeño de contratistas de Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., con el fin de asegurar el suministro efectivo de obras, servicios y/o bienes requeridos para la ejecución de actividades de la empresa. 2. ALCANCE Esta guía aplica para las solicitudes de ofertas y los contratos celebrados entre Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P. y sus contratistas de bienes, servicios y obras. 3. DEFINICIÓN DE TERMINOS Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado entre CENS y uno o varios contratistas favorecidos con la aceptación de la oferta, para la prestación de un servicio, el suministro de un bien o la construcción de una obra, en el cual se fijan entre otros, los valores, las cantidades, los derechos, las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento. Contratista: Es la persona natural o jurídica con quien CENS celebra un contrato. Se considera CONTRATISTA al proponente seleccionado, una vez CENS le haya comunicado oficialmente la aceptación de su propuesta Evaluación de Proveedores: Examen sistemático para determinar hasta qué grado el proveedor del bien o servicio es capaz de satisfacer las exigencias especificadas en la solicitud de ofertas. Página 3 de 12

4 Y I.L.I. (Índice de Lesión Incapacitante): Este índice se utiliza para analizar los resultados de un programa de seguridad puesto que incorpora tanto el concepto de frecuencia de los Accidentes de Trabajo como el de gravedad de los Accidentes de Trabajo y se calcula multiplicando estos dos índices y dividiendo por mil (1000), siendo ideal un resultado menor o igual a 1. (Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo para Contratistas de CENS S.A. E.S.P.) Interventor: Persona natural o jurídica que representa a la Empresa en el contrato, encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven. Selección de Proveedores: Elección que realiza la empresa en función de los resultados de la evaluación y de las herramientas de decisión adecuadas. Reevaluación de Desempeño del Contratista: Proceso sistemático para valorar el rendimiento del contratista del bien, servicio u obra. 4. EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES La evaluación y selección de proveedores se realizará según lo definido en el Procedimiento de Contratación del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios y la Solicitud de Oferta. El proceso de selección de proveedores estará regido por la normatividad descrita en la Solicitud de Oferta y lo definido en el Procedimiento de Contratación del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. CENS seleccionará el proveedor que obtenga la mayor puntuación en las evaluaciones. De acuerdo a lo estipulado en la Solicitud de Oferta se puede seleccionar a más de un proveedor para la contratación del bien, servicio y/u obra, siempre y cuando se mantenga el orden de elegibilidad, según puntuación de evaluación. Página 4 de 12

5 Y En el proceso de selección se debe considerar el descuento de puntos estipulado para los proveedores que hayan proporcionado obras, bienes y/o servicios a CENS anteriormente y hayan obtenido en la reevaluación una calificación inferior al 90% correspondiente a las categorías Desempeño satisfactorio (AA), Desempeño insatisfactorio (A) y Desempeño muy insatisfactorio (No Confiable), a quienes se les restará de la evaluación total el siguiente puntaje: a. Un (1) punto para proveedores con satisfactorio (AA) b. Dos (2) puntos para proveedores con desempeño insatisfactorio (A) c. Tres (3) puntos para proveedores con desempeño muy insatisfactorio (No Confiable) El descuento de puntos tendrá una vigencia según la siguiente clasificación: Contratos cuya cuantía se encuentre entre 0 y <= 50 SMMLV: 3 Meses. Contratos cuya cuantía se encuentre entre >50 y <= 1000 SMMLV: 6 Meses. Contratos cuya cuantía supere los 1000 SMMLV: 9 Meses. En caso de adjudicación parcial se le realizará descuento a todos los ítems ofertados por el proponente. Los criterios de evaluación, selección y ponderación deben estar claramente definidos en la Solicitud de Oferta, con el fin que todos los proveedores tengan conocimiento pleno sobre el proceso de evaluación y selección establecido por CENS. Nota: La puntuación y la Vigencia del descuento de puntos están sujetas a cambios de acuerdo al comportamiento de la aplicación de la guía. Página 5 de 12

6 Y 5. REEVALUACIÓN DE CONTRATISTAS 5.1 PROVISIÓN DEL BIEN O SERVICIO Para el caso de bienes: En el momento que el proveedor suministre el bien se realizará una inspección para determinar la conformidad del producto entregado con las especificaciones técnicas definidas en la Solicitud de Oferta. La inspección o verificación de bienes debe realizarla el interventor del contrato dejando constancia del recibo del bien en la plantilla de Acta de Recibo y Pago Parcial. Para el caso de obras o servicios: Se realizará seguimiento parcial al nivel de avance de la obra o servicio contratado, donde el interventor designado evaluará al objeto contractual, diligenciando la información requerida en las Plantillas Reevaluación del Desempeño de Contratistas de Bienes y Reevaluación del Desempeño de Contratistas de Obras o Servicios. 5.2 DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS DE REEVALUACIÓN La reevaluación de los contratistas de bienes, servicios y obras de Centrales Eléctricas S.A. E.S.P., se basará en los siguientes criterios: Cumplimiento en la Entrega: Se define como el cumplimiento por parte del contratista de la fecha pactada en el contrato suscrito entre las partes para la entrega del bien o servicio u obra. Cumplimiento de Especificaciones Técnicas: Se define como el cumplimiento de las características técnicas contratadas. Agilidad en Trámites Documentales: Se relaciona con el cumplimiento en la remisión por parte del contratista de los documentos correctamente diligenciados, requeridos para el inicio, ejecución y liquidación del contrato. En caso de obras y servicios, incluye también los registros necesarios Página 6 de 12

7 Y para evidenciar el cumplimiento del cronograma de trabajo, garantías, oportunidad en los informes de cantidad de obra o entregas parciales, facturación, celeridad en la aplicación de correctivos y preventivos. Atención Oportuna de Requerimientos: Se relaciona con la respuesta eficiente y oportuna por parte del contratista ante cualquier inquietud, solicitud y/o requerimiento realizado por CENS. Desempeño de Seguridad y Salud en el Trabajo: Se relaciona con el cumplimiento de la normatividad de seguridad y salud en el Trabajo durante la ejecución de las actividades, así como la definición y cumplimiento por parte del contratista del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente. Desempeño Ambiental: Se relaciona con el cumplimiento de la normativa ambiental durante la ejecución de los trabajos, así como la definición y cumplimiento por parte del contratista del Programa de Manejo Ambiental. 5.3 PONDERACIÓN CRITERIOS DE EVALUACIÓN Los siguientes son los porcentajes que se asignarán a cada criterio de reevaluación, según la descripción a la que se ajuste el contrato a reevaluar: Aplicación de Criterios de Reevaluación Bienes CRITERIO DE REEVALUACIÓN Cumplimiento en la Entrega PUNTAJE MÁXIMO 40% 1. Se asignará el 40% si el contratista entregó los bienes de forma oportuna y razonable, conforme a lo pactado en el contrato, sus adiciones y/o modificaciones. 2. Se asignará el 0% si el contratista no entregó los bienes de forma oportuna y razonable de conformidad a lo definido en el contrato, sus adiciones y/o modificaciones. Página 7 de 12

8 Y CRITERIO DE REEVALUACIÓN Cumplimiento de Especificaciones Técnicas PUNTAJE MÁXIMO 40% 1. Se asignará el 40% si el producto cumplió con todos los requisitos y exigencias especificadas en el contrato, sus adiciones y/o modificaciones 2. Se asignará el 0% si el producto no cumplió con todos los requisitos y exigencias especificadas en el contrato, sus adiciones y/o modificaciones. Agilidad Trámites Documentales en 10% 1. Se asignará el 10% si el contratista entregó la documentación correctamente diligenciada y de forma oportuna. 2. Se asignará 0% si la empresa solicitó más de una (1) vez corrección o modificación o incumplió con la fecha acordada para entregar la documentación corregida. Desempeño Ambiental 1 10% Se realiza según anexo Evaluación Ambiental, en caso de que no aplique este criterio el peso porcentual del criterio Agilidad en trámites documentales será del 20%, de tal forma que complete el 100% de la calificación total. Aplicación Criterios de Reevaluación de Obras y Servicios CRITERIO DE EVALUACIÓN Cumplimiento en la Entrega PUNTAJE MÁXIMO 30% 1. Se asignará el máximo puntaje si la ejecución del contrato finaliza conforme a lo pactado en el contrato, sus adiciones y/o modificaciones 2. No se asignará puntaje si el contrato no concluye conforme a lo pactado en el contrato, sus adiciones y/o modificaciones por hechos o actos imputables al contratista. 1 Ver GUÍA CRITERIOS AMBIENTALES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y EN CENS S.A E.S.P Página 8 de 12

9 Y CRITERIO DE EVALUACIÓN Cumplimiento Especificaciones Técnicas de PUNTAJE MÁXIMO 40% 1. Se asignará el máximo puntaje si el contrato se ejecutó cumpliendo con los requisitos y exigencias especificadas en el contrato, sus adiciones y/o modificaciones. 2. No se asignará puntaje si el contrato se ejecutó incumpliendo total o parcialmente los requisitos y exigencias especificadas en el contrato, sus adiciones y/o modificaciones. Agilidad en Trámites Documentales 10% 1. Se asignará máximo puntaje si el contratista entregó la documentación 2 correctamente diligenciada y de forma oportuna 2. No se asignará puntaje si CENS solicitó más de una (1) vez corrección o modificación o incumplió con la fecha acordada para entregar la documentación corregida. Desempeño Seguridad y Salud en el Trabajo. 3 10% 1. Se asignará máximo puntaje así: Al contratista cuyo índice de Lesión Incapacitante (ILI) este en el rango de 0.1 a 0.5 se asignará 10%; este indicador resulta de la aplicación del Anexo No.3 de la Decisión Empresarial ). 2. Se asignará un puntaje de 5% así: Al proveedor cuyo Índice de Lesión Incapacitante (ILI) este en el rango de 0.5 a 1.0, se asignará 5%; este indicador resulta de la aplicación del Anexo No.3 de la Decisión Empresarial ) 3. No se asignará puntaje al proveedor cuyo Índice de Lesión Incapacitante (ILI) sea mayor a uno (1) 2 Incluye documentos tales como: informes de seguimiento de avance de trabajos, Afiliación y pagos oportunos al Sistema de Seguridad Social Integral, Afiliación y pagos oportunos de Pagos Parafiscales, Facturación sin errores y entrega oportuna de documentación contractual pactada o requerida por el interventor del contrato. 3 Este criterio aplica únicamente para los contratos de servicios u obras donde el personal del proveedor tenga contacto directo con la red o elementos asociados a la red y al Sistema de Distribución de CENS. Por ejemplo: Mantenimiento de Redes, Remodelación de Redes, Expansión de Redes, Mantenimiento de Subestaciones, etc. Página 9 de 12

10 Y CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE MÁXIMO Desempeño Ambiental 4 10% Se realiza según anexo evaluación Ambiental, en caso de que no aplique este criterio el peso porcentual del criterio Agilidad en trámites documentales será del 20%, de tal forma que complete el 100% de la calificación total. Para los contratos de Obras y Servicios donde el personal no tenga ningún contacto directo con la red o elementos asociados a la red y al Sistema de Distribución de CENS, el peso porcentual del criterio Cumplimiento en la Entrega será del 40%, de tal forma que complete el 100% de la calificación total. 5.4 PERIODO DE REEVALUACIÓN Bienes: Una vez sea recibido el bien, se procederá a realizar la valoración aplicando los criterios de: Cumplimiento en la Entrega, Cumplimiento de Especificaciones Técnicas, Agilidad en Trámites Documentales y Desempeño Ambiental (si aplica). Una vez diligenciada la Plantilla Reevaluación del Desempeño de Contratistas de Bienes la información debe ser remitida al equipo de Cadena de Suministro Obras y servicios: Una vez finalizado el tiempo de ejecución de la obra y/o servicio, se procederá a realizar la reevaluación aplicando los criterios de: Cumplimiento en la Entrega, Cumplimiento de Especificaciones Técnicas, Agilidad en Trámites Documentales, Desempeño Seguridad y Salud en el Trabajo (si aplica), Desempeño Ambiental (si aplica). 4 Ver GUÍA CRITERIOS AMBIENTALES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y EN CENS S.A E.S.P Página 10 de 12

11 Y Una vez diligenciada la plantilla de Reevaluación del Desempeño de Contratistas de Obras y Servicios la información debe ser remitida al equipo de Cadena de Suministro, para su consolidación. El interventor es el responsable de analizar y clasificar los contratos según su criticidad (alto o bajo impacto). Así mismo de diligenciar la plantilla Reevaluación del Desempeño de Contratistas de Obras y Servicios conforme lo establecido en esta guía. 5.5 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES PONDERACIÓ N TOTAL DESEMPEÑO (CATEGORÍA) DESCUENTO PARA FUTUROS PROCESOS 90% - 100% Desempeño muy satisfactorio (AAA) Contratista que permite a CENS asegurar la prestación del servicio y el desarrollo de los proyectos empresariales, disponiendo con bienes y servicios de calidad y forma oportuna. 0 puntos Menor que 90% y mayor o igual a 70% Desempeño satisfactorio (AA) Contratista que cumple los requisitos y permite a CENS la prestación del servicio y la viabilidad del desarrollo de proyectos empresariales, disponiendo con bienes y servicios de calidad en el corto plazo. 1 punto Menor que 70% y mayor o igual a 50% Desempeño insatisfactorio (A) Contratista que incumple con regularidad con los requisitos exigidos, los productos o servicios deben ser sometidos a inspecciones para determinar su calidad y aumenta el riesgo para la prestación del servicio y el desarrollo de los proyectos empresariales. 2 puntos Página 11 de 12

12 Y Menor a 50% Desempeño muy insatisfactorio (No Confiable) Contratista que no cumple con los requisitos exigidos, los productos o servicios de mala calidad y deben ser sometidos a inspecciones rigurosas. 3 puntos De acuerdo con el Sistema de Reevaluación de Contratista de Bienes y Servicios definida para CENS, se establece la siguiente clasificación según el porcentaje total obtenido en la reevaluación: 6. COMUNICAR LOS RESULTADOS DE LA REEVALUACIÓN Una vez concluida la Reevaluación se informará al contratista, a través de comunicación suscrita por el Jefe Unidad Suministro y Soporte Administrativo y el Profesional P2 Suministro y Soporte Administrativo (Cadena de Suministro), el porcentaje obtenido y la categoría en la cual quedo clasificado. Así mismo, los resultados consolidados se remitirán al área responsable de la actualización en el Sistema de Gestión de Calidad. Página 12 de 12

13 FICHA DE REVISIONES Y MODIFICACIONES FECHA DE MODIFICACIONES 05 de Octubre de Se Ingresa por primera vez en el Módulo del Sistema de Gestión V1 la Guía Metodológica para la Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores de Bienes y Servicios de CENS S.A. E.S.P. No. SCD PROPONENTE 0622 Raúl Eduardo Arévalo Hernández Jefe de Área Servicios Logísticos 08 de Mayo de Se modifica en el numeral 5 el texto de Para el caso de servicios: Se realizará seguimiento parcial al nivel de avance de la obra o servicio contratado, donde el interventor designado realizará seguimiento Por Para el caso de obras o servicios: Se realizará seguimiento parcial al nivel de avance de la obra o servicio contratado, donde el interventor designado evaluara al objeto contractual 2. Se incluye vínculo a las Plantillas Reevaluación del Desempeño de Contratistas de Proveedores de Bienes Reales de CENS S.A. E.S.P., Reevaluación del Desempeño de Contratistas de Bienes y Reevaluación del Desempeño de Contratistas de Obras y Servicios. 3. Se elimina en el numeral Bienes el texto cuatro (4) Alicia Yaneth Contreras Rivera Jefe de Área Servicios Logísticos (e) CENTRALES ELÉCTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. FICHA DE REVISIONES Y MODIFICACIONES FECHA DE MODIFICACIONES 05 de Julio de Se modifica el nombre de la guía de Guía metodológica para la evaluación, selección y reevaluación de proveedores de bienes y servicios de CENS S.A. E.S.P.. por Guía metodológica para la evaluación y selección de proveedores y reevaluación de contratistas No. SCD APROBADOR 2963 Martha Elena Pulido Quintero Jefe Unidad Suministro y Soporte Administrativos (e)

14 FICHA DE REVISIONES Y MODIFICACIONES FECHA DE MODIFICACIONES No. SCD APROBADOR 2. Se modifica el numeral 1 OBJETIVO Este documento tiene por objetivo establecer una guía metodológica para la evaluación, selección y valoración del desempeño de proveedores de Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., con el fin de asegurar el suministro efectivo de bienes y servicios requeridos para la ejecución de actividades de la empresa. por Este documento tiene por objetivo establecer una guía metodológica para la evaluación y selección de proveedores y reevaluación del desempeño de contratistas de Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., con el fin de asegurar el suministro efectivo de obras, servicios y/o bienes requeridos para la ejecución de actividades de la empresa. 3. Se modifica en su totalidad el numeral 2, ALCANCE. 4. Se modifica el numeral 3 DEFINICION DE TERMINOS, los siguientes términos: I.L.I el texto Guía Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional por Guía Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional. El nombre de Reevaluación de Desempeño del Proveedor por Reevaluación de Desempeño del Contratista, y el texto proveedor del bien o servicio en un período determinado de tiempo. por contratista del bien, servicio u obra. 5. Se modifica en su totalidad el numeral 4 EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES. 6. Se modifica en el numeral 5 lo siguiente: El nombre de REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES por REEVALUACIÓN DE CONTRATISTA. Se modifica en su totalidad el numeral 5.1. Se modifica en el numeral 5.2 el párrafo Desempeño Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en su totalidad. Se elimina del párrafo Desempeño Ambiental el texto (aplica para reevaluación de Obras y Servicios) Se modifica el pie de página 4 del CRITERIO DE REEVALUACIÓN

15 FICHA DE REVISIONES Y MODIFICACIONES FECHA DE MODIFICACIONES No. SCD APROBADOR Desempeño Ambiental Este criterio aplica únicamente para los contratos que suministren bienes como Plaguicidas, medicamentos, Baterías plomo ácido, pilas, acumuladores, llantas, Bombillas, Computadores y/o periféricos, celulares, tóner y cartuchos y equipos de refrigeración. Por Ver GUÍA CRITERIOS AMBIENTALES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y EN CENS S.A E.S.P Se elimina del numeral Bienes el siguiente texto: Del párrafo 2: Reevaluación del Desempeño de Contratistas de Proveedores de Bienes Reales de CENS S.A. E.S.P. y La totalidad del párrafo 3. Se modifica en la Aplicación de Criterios de Reevaluación Bienes y del numeral 5.5 la palabra proveedor por contratista. Se modifica el pie de página 1 del CRITERIO DE REEVALUACIÓN Desempeño Ambiental Este criterio aplica únicamente para los contratos de servicios u obras donde el personal del proveedor tenga contacto directo con la red o elementos asociados a la red y al Sistema de Distribución de CENS. Por ejemplo: Mantenimiento de Redes, Remodelación de Redes, Expansión de Redes, Mantenimiento de Subestaciones, etc. Por Ver GUÍA CRITERIOS AMBIENTALES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y EN CENS S.A E.S.P 7. Se modifica el numeral 6. COMUNICAR LOS RESULTADOS DE LA REEVALUACIÓN el texto Responsable de la Reevaluación y el Gerente General,... Por el Jefe Unidad Suministro y Soporte Administrativo y el Profesional P2 de Suministro y Soporte Administrativo (Cadena de Suministro),..