PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA

Transcripción

1 Página 1 8 1) Descripción l Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: GAF 1.2) Objetivo: Solucionar las necesidas la la UNAD a nivel nacional. 1.3) Alcance: Aplica al coordinador, el procedimiento inicia con la elaboración l cronograma preventivo y la intificación los s correctivos infraestructura física y equipos y finaliza con el realizado. Aplica para todas las ses la UNAD a nivel nacional. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Mantenimiento Es la Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad racionalizar costos operación. El be ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo. 3) Condiciones Generales 3.1) Para lo relacionado con el preventivo y correctivo equipos Laboratorio, cómputo y maquinas, consultar Programa programado Página Web la UNAD, módulo Talento Humano. 3.2) El nivel urgencia la solicitud se be categorizar entre Alto (A), Medio (M), Bajo (B). Dicha caracterización establecerá el tiempo respuesta, la siguiente manera: Alto (A) 2 días, Medio (M) 3 días, Bajo (B) 5 días hábiles. (En el caso la se nacional). 3.3) Si los elementos que se necesitan para atenr las solicitus que se presentan a diario, no se encuentran ntro l inventario bienes, la UNAD realiza la adquisición l bien con un proveedor informal o especializado, y dicha necesidad se tendrá en cuenta ntro el plan la siguiente vigencia. 3.4) Se pue calificar el servicio prestado acuerdo a las siguientes valoraciones: Excelente (E)= Cuando se cumplen los siguientes criterios: Soluciono la necesidad, tiempo respuesta, nivel calidad l servicio prestado. Buena (B)= Cuando se cumplen los siguientes criterios: Soluciono la necesidad, nivel calidad l servicio prestado.

2 Página 2 8 Regular (R)= Cuando se cumplen los siguientes criterios: Soluciono la necesidad. Mala (M)= Cuando no se cumple ningún criterio. 3.5) Los elementos tecnológicos administrados por la GIDT son adquiridos a través los contratos Leasing Operativo y el contrato repuestos. Dentro las obligaciones contractuales cada proveedor be brindar el servicio acuerdo a lo pactado en dichos contratos, y presentar un informe. Finalizada esta labor, los registros que se utilizan para documentar los s realizados a cada equipo son propios l proveedor. 3.6) Las especificaciones técnicas referentes a los elementos tecnológicos adquiridos a través los contratos leasing operativo, se encuentra registradas en la aplicación SISTEMA DE INVENTARIO TECNOLÓGICO GIDT. 3.7) La Gerencia Talento Humano realizara la inspección l cumplimiento, al cronograma programado. 3.8) Los equipos laboratorio que requieran calibración ben consultar el Instructivo Calibración Equipos (I-4-9-1).

3 Página 3 8 Nº 4.1) Actividad 4.2) Insumos necesarios para la actividad Actividad Control Operacional 4.3) Descripción tallada la actividad 4) Descripción l Procedimiento 4.4) Resultados o productos la actividad 4.5) Códigos registros y documentos asociados 4.6) Medio archivo 4.7) Código carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado la actividad (responsables) 1 Planear el n to la infraestructur a la Universidad. Cronograma nto la Infraestructu ra. Planear los s preventivos la infraestructura la universidad acuerdo al cronograma establecido. INICIO Cronograma preventivo la infraestructura la Universidad. Formato hoja vida equipos (F ). Físico - Digital N/A Coordinador. 2 Solicitar n to correctivo infraestructur a física. Necesidad nto correctivo. En los relacionado equipos. Consultar condición general 3.1. Solicitar correctivo infraestructura física cada vez que se presente una necesidad, mediante correo electrónico. imfisico@unad.edu.co. Solicitud realizada mediante correo electrónico. Correo electrónico, formato en google, administrado s cuenta correo institucional. Digital N/A Funcionario y/o contratista la UNAD 3 Registrar y valorar urgencia y la alternativa solución a la Solicitud realizada mediante correo electrónico. Registrar la solicitud en el Formato evaluación la Registro la solicitud en el Formato evaluación Formato evaluación nt o la Digital Coordinador

4 Página 4 8 necesidad presentada. infraestructura física (F ) y splazarse al área que reporta la solicitud y finir el nivel urgencia. (Ver condición general 3.2). la infraestructura física (F-4-9-1). infraestructur a física (F ). 4 Cotizar y solicitar compra los insumos necesarios para realizar el n to (Ver condición general 3.3). 5 Adquirir el material y entregar Registro la solicitud en el Formato seguimiento y evaluación nto infraestructu ra física. Recibo caja menor generado y Si es necesario adquirir elementos para realizar el, continua con el paso siguiente, lo contrario continua con el paso 6. Realizar el Desplazamiento a un almacén materiales y solicitar cotización l elemento requerido. Dependiendo la solicitud, se realiza: a.) Hacer solicitud mediante correo electrónico al encargado la caja menor para el sembolso l dinero y adquisición l material adjuntando cotización. b.) Continuar con el Procedimiento Contratación bienes o servicios (P-4-4). Adquirir el material necesario, solicitar factura y entregarla al Cotización y solicitud sembolso realizada. Material adquirido y recibo entregado. Correo electrónico con solicitud sembolso. Digital N/A Coordinador N/A Físico Coordinador

5 Página 5 8 factura soporte la compra. 6 Recibir los materiales suministrados por el proveedor contratado. 7 Gestionar la ejecución l n to. 8 Archivar y conservar la evincia la gestión. dinero entregado. Acta entrega, factura. Registro la solicitud en el Formato seguimiento y evaluación nto la infraestructu ra física (F-4-9-1) Material adquirido y recibo entregado. Formato seguimiento y evaluación nto la infraestructu ra física (F-4- encargado caja menor quien archivará los soportes l sembolso. Recibir los materiales suministrados por el proveedor, verificando características y calidad. Realizar el preventivo o correctivo, registrándolo en el Formato evaluación la infraestructura física (F ). Archivar la documentación acuerdo a la Tabla retención documental. Acta recibido a satisfacción los elementos. Mantenimiento realizado y registro en el formato. Documentación archivada. Acta recibido a satisfacción los elementos. Formato evaluación nt o la infraestructur a física (F ). Físico Coordinador Físico Coordinador N/A Físico Coordinador

6 Página ) completame nte diligenciado. FIN

7 Página 7 8 5) Diagrama Flujo l Procedimiento Funcionario o contratista solicitante Coordinador Fisica INICIO Planear el la infraestructura la Universidad Solicitar correctivo infraestructura fisica Registrar y valorar uregencia y alternativa solucion a la necesidad presentada. Cotizar y solicitar compra los insumos necesarios para realizar el Adquirir el material y entregar factura soporte la compra Recibir los materiales suministrados por el proveedor contratado. Gestiona la ejecucion l Archivar y conservar la evincia la gestión FIN

8 Página 8 8 6) Documentos Referencia 6.1) Tipo Documento 6.2) No. y Fecha Aprobación 6.3) Nombre Ley Febrero Por la cual se establecen mecanismos integración social las personas con limitación y se dictan otras disposiciones. Resolución Noviembre 2000 Reglamento Técnico l sector agua potable y saneamiento básico. Constitución Política Colombia Constitución Política Colombia Marzo 2006 Febrero 2010 Ingeniería Civil y arquitectura. Planeamiento y Diseño Instalaciones y ambientes escolares. NSR-10 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida la modificación/actualización 0 09/06/2014 Primera versión emitida. 1 26/08/2014 Se actualizó: Alcance, condiciones generales, se incluyó la actividad número 1 en la cual se nombran dos formatos nuevos, se eliminó la actividad número 4 relacionada con el Desembolso l dinero para la compra l material y la actividad número 7 relacionada con la Calificación l servicio. Se ajustó el diagrama flujo acuerdo a los anteriores cambios. 2 03/10/2014 Se actualizaron las condiciones generales, se incluyó instructivo calibración y se eliminó formato ficha técnica.