PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTO DE PLANTA Y EQUIPOS DEL CENTRO DE INVESTIGACIONES ODONTOLÓGICAS (CIO)

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1 CÓDIGO: IF-P-PR0 VERSIÓN: FECHA: Agosto de 0 DE INVESTIGANES ODONTOLÓGICAS () PUNTOS DE INTERÉS Sí tiene alguna inquietud comuníquese con el Centro de Investigaciones Odontológicas () al teléfono 080 ext 899 OBJETIVO Solicitar el mantenimiento preventivo, correctivo y calibración de los equipos de laboratorio para garantizar su buen estado, normal funcionamiento, precisión y exactitud, a su vez mantener la planta física del laboratorio en óptimas condiciones para lograr la confiabilidad de las mediciones y ensayos realizados. DEINES ALCANCE Inicia con la recepción del equipo hasta el registro de las novedades de mantenimiento en la hoja de vida del mismo. Mantenimiento preventivo de los equipos: es el destinado a la conservación de equipos mediante realización de revisión y calibración, que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. Mantenimiento correctivo de los equipos: es aquel que se realiza para solucionar fallas o anomalías detectadas en el equipo y que requieran de una solución urgente ya que impiden el funcionamiento total o parcial de este. Índice de Flujo de Procedimiento CONDINES GENERALES 5. Ingreso y primer manejo del equipo. 5. Solicitud de mantenimiento preventivo y calibración de equipos del 5. Solicitud de mantenimiento correctivo de equipos del. 5.4 Solicitud de mantenimiento de planta física del Una vez realizado el mantenimiento preventivo o correctivo a cada equipo, este debe ser recibido por el Coordinador del Área donde se encuentre ubicado el mismo, a su vez verificará el correcto funcionamiento y firmará el recibido a satisfacción. En caso que el Coordinador del Área no pueda estar presente en la entrega del equipo delegará dicha tarea a un Investigador. Cada vez que se utilice un equipo debe diligenciarse el formato Uso del equipo - (IF-P-F4) Después de utilizar cada equipo es responsabilidad de cada persona que lo use dejarlo en perfectas condiciones de limpieza y con su respectivo forro protector si lo posee. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana. Página de 6

2 5. FLUJO DE PROCEDIMIENTO INGRESO Y PRIMER MANEJO DEL EQUIPO INI CÓDIGO: IF-P-PR0 VERSIÓN: FECHA: Agosto de 0 DE INVESTIGANES ODONTOLÓGICAS () Técnico de Laboratorio/Auxiliar Administrativo Recibe y verifica el equipo comprado. Coordinador de Área Asigna ubicación del equipo y verifica que se cumplan las condiciones necesarias para su correcto funcionamiento. 5 6 Abre carpeta del equipo donde se archivará el manual de funcionamiento, formato Hoja de vida del equipo - (IF-P- F) y demás documentación. Imprime el formato Uso del equipo - (IF-P-F4) 4 Solicita al proveedor la capacitación a los Coordinadores de Área para el correcto uso del equipo. Coordinador de Área/ Revisa las indicaciones de funcionamiento establecidas por el fabricante y establece las condiciones de operación dentro del laboratorio. 7 Coordinador de Área Utiliza el equipo siguiendo las instrucciones del manual de funcionamiento y registra las condiciones iniciales de funcionamiento en el formato Uso del equipo - (IF-P- F4). Página de 6

3 CÓDIGO: IF-P-PR0 VERSIÓN: FECHA: Agosto de 0 DE INVESTIGANES ODONTOLÓGICAS () 5. FLUJO DE PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CALIBRACIÓN DE EQUIPOS DEL CENTRO DE INVESTIGANES ODONTOLÓGICAS () INI 5 Director 9 Proveedor Elabora en el mes de enero el cronograma anual de mantenimiento preventivo de los equipos. Solicita cotizaciones a las diferentes empresas que prestan el servicio de mantenimiento o de calibración. Compara las cotizaciones recibidas con el fin de elegir la más conveniente. 4 Elabora carta de solicitud de mantenimiento de equipos dirigida al Director del especificando nombre del equipo, marca, modelo, No. Placa de inventario, proveedor que realizará el mantenimiento y valor. Avala y firma carta de realización de mantenimiento preventivo o calibración de equipos. 6 Auxiliar Administrativo Solicita el mantenimiento o calibración de equipos a los proveedores. 7 Auxiliar Administrativo/ Elabora cronograma para realizar el mantenimiento o calibración de equipos concertado con la empresa que prestará el servicio. 8 Envía comunicado con la fecha y hora de mantenimiento o calibración del equipo a los investigadores del laboratorio para no ser utilizado en este tiempo. Los trámites requeridos en PeopleSoft se realizarán de acuerdo a lo estipulado en la guía rápida Pedidos de servicios (BS-P0-G06) Realiza mantenimiento o calibra equipos según lo solicitado. 0 Recibe, revisa y firma orden de soporte de mantenimiento del equipo. Coordinador de Área o persona delegada por él Registra las actividades de mantenimiento y calibración en el formato Hoja de vida de equipos - (IF-P-F). Página de 6

4 CÓDIGO: IF-P-PR0 VERSIÓN: FECHA: Agosto de 0 DE INVESTIGANES ODONTOLÓGICAS () 5. FLUJO DE PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS DEL CENTRO DE INVESTIGANES ODONTOLÓGICAS () Informa al Coordinador de Área, donde se encuentra ubicado el equipo y al Director del Centro de Investigaciones la falla que presenta el equipo. INI Verificar en la Hoja de vida de equipos (IF-P-F) si hay garantía vigente Solicita visita del proveedor para evaluar el estado del equipo. Proveedor Evalúa el estado del equipo y define si se requieren repuestos Se requieren repuestos? NO Tener en cuenta la marca del equipo y en lo posible buscar los proveedores que representen dicha marca en el país para asegurar el correcto mantenimiento. 7 Solicita visita del proveedor para realizar el mantenimiento correctivo. 8 Realiza el mantenimiento correctivo. 9 Proveedor Coordinador de Área o persona delegada por él Recibe, revisa y firma orden de soporte mantenimiento del equipo. Los trámites requeridos en PeopleSoft se realizarán de acuerdo a lo estipulado en la guía rápida Pedidos de servicios (BS-P0-G06) Hay garantía vigente? NO SI 0 SI Contacta al proveedor y solicita garantía. a 6 Solicita repuestos de acuerdo al procedimiento Solicitud de compra del (BS-P0-P) a Registra las actividades de mantenimiento y calibración en el formato Hoja de vida de equipos -(IF-P-F). Página 4 de 6

5 DE INVESTIGANES ODONTOLÓGICAS () 5.4 FLUJO DE PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE PLANTA FÍSICA DEL CÓDIGO: IF-P-PR0 VERSIÓN: FECHA: Agosto de 0 INI Realiza inspección mensual de planta física del laboratorio y oficinas del verificando el estado de los mismos. Verificar el estado de pisos, paredes, puertas, ventanas, sistema de iluminación y ventilación, entre otros. Se identificó algún daño? NO SI Reporta daño al área de mantenimiento de la Facultad de Odontología Personal de mantenimiento Facultad de Odontología Realiza el mantenimiento correspondiente Página 5 de 6

6 CÓDIGO: IF-P-PR0 VERSIÓN: FECHA: Agosto de 0 DE INVESTIGANES ODONTOLÓGICAS () REVISADO POR Director del Centro de Investigaciones Odontológicas APROBADO POR Decano Académico Facultad de Odontología Página 6 de 6