UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Documento INSTRUCTIVO GESTIÓN DE LABORATORIOS Dependencia INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO INSTRUCTIVO

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1 UNIVERSIDD FRNCISCO DE PUL SNTNDER OCÑ INSTRUCTIVO GESTIÓN DE LBORTORIOS INFRESTRUCTUR Y COORDINDOR DE INFRESTRUCTUR Y 1(6) INSTRUCTIVO 1.NOMBRE 2.PROCESO GESTIÓN DE LBORTORIOS INFRESTRUCTUR Y 3. OBJETIVO Y LCNCE: Establecer las actividades requeridas para atender de forma eficiente y eficaz los requerimientos, disponibilidad de servicio y organización de los laboratorios de la Universidad. Comprende las actividades de solicitudes de mantenimiento correctivo, preventivo, organización técnica documental y acompañamiento en la gestión para la compra de equipos e insumos. Inicia desde la solicitud del requerimiento hasta la ejecución del mismo. 4. RESPONSBLE: Coordinador general de laboratorios 5. DEFINICIONES: Consumible: Son los elemento e insumos que son de constante gasto en los laboratorios y por consiguiente se realiza su requerimiento con regularidad y estos no son cargados al inventario. Coordinador de laboratorios: Funcionario encargado de administrar el laboratorio a su cargo así como prestar los servicios allí ofertados a toda la comunidad universitaria o público en general dependiendo del caso. Coordinador general de laboratorios: Encargado de coordinar los aspectos documentales, de mantenimientos y de compras de todos los laboratorios de la universidad, apoyar a los diferentes departamentos de la Universidad, mediante la prestación de servicios logísticos y tecnológicos que se requieran para la realización de las diversas prácticas de laboratorios, así como implementar y asegurar las buenas prácticas profesionales en los laboratorios y garantizar la calidad de los servicios prestados. Elemento de laboratorio: Constituye los consumibles que se utilizan en cada laboratorio y que no son insumos. Equipo de laboratorio: Elementos de laboratorio que no son consumibles y que tienen un costo elevado así como una larga durabilidad, razón por la cual se cargan al inventario. Guías de laboratorio: perteneciente a cada laboratorio donde se desglosan tanto las actividades y prácticas académicas realizadas como los servicios que se pueden ofertar incluyendo en esta descripción los elementos utilizados para tal efecto. Insumos: Son los reactivos, elementos de aseo, químicos u similares. Inventario: Es el listado de elementos que se relacionan a responsabilidad del coordinador de laboratorio o del jefe de departamento dependiendo del caso. Mantenimiento correctivo: Es el mantenimiento correctivo de emergencia que debe llevarse a cabo con la mayor celeridad para evitar que se incrementen costos e impedir daños materiales y/o humanos. Mantenimiento Preventivo: La programación de inspecciones, tanto de

2 UNIVERSIDD FRNCISCO DE PUL SNTNDER OCÑ INSTRUCTIVO GESTIÓN DE LBORTORIOS INFRESTRUCTUR Y COORDINDOR DE INFRESTRUCTUR Y 2(6) funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deben llevarse a cabo en forma periódica en base a un plan establecido y no a una demanda del operario o usuario; también es conocido como mantenimiento preventivo 6.1 GESTIÓN PR L COMPR DE EQUIPOS, ELEMENTOS E INSUMOS DE LBORTORIO 6.CONTENIDO Responsable: Coordinador general de laboratorios En la primera semana del periodo laboral, los coordinadores de laboratorio realizan la identificación de necesidades para la compra de equipos e insumos requeridos del laboratorio a su cargo, teniendo en cuenta las guías de laboratorio y actividades programadas; esta información se debe diligenciar en el formato solicitud de bienes y/o servicios de la Subdirección dministrativa y se debe enviar de forma digital al Director de Departamento con copia al Coordinador general de laboratorios. El Director de Departamento realizará la respectiva aprobación, negación modificación de la solicitud. o Una vez reciba la solicitud en la Subdirección dministrativa se procede a la verificación del proveedor la cual puede estar a cargo del Coordinador general de laboratorios o del personal de la Subdirección dministrativa, dependiendo de las características de los equipos o insumos a adquirir. Luego de identificar los posibles proveedores, la Subdirección dministrativa realiza la solicitud de cotización a los proveedores a partir de la cual el Coordinador general de laboratorios realiza el estudio de necesidades basado en dicha cotización. El Coordinador general de laboratorios, entrega el estudio de necesidades a la Subdirección dministrativa para que realice el trámite correspondiente teniendo en cuenta el procedimiento de adquisición de bienes y servicios. El Coordinador general de laboratorios realiza seguimiento a las solicitudes y una vez los elementos entren a la unidad de almacén el Coordinador hace la respectiva verificación del estado de los mismos y la asignación a cada laboratorio, la cual debe ser autorizada por los Directores de Departamento GESTIÓN DOCUMENTL DE LOS Responsable: Coordinador general de LBORTORIOS laboratorios l inicio de cada periodo académico se realizara una resocialización con todos los coordinadores de laboratorio en la cual se definen en detalle los formatos, guías o programas que serán de obligatorio diligenciamiento por parte de cada uno de ellos, o su

3 UNIVERSIDD FRNCISCO DE PUL SNTNDER OCÑ INSTRUCTIVO GESTIÓN DE LBORTORIOS INFRESTRUCTUR Y COORDINDOR DE INFRESTRUCTUR Y 3(6) actualización de ser el caso. Esta socialización estará a cargo del Coordinador general de laboratorios en acompañamiento del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se define el primer mes dentro de las actividades académicas por semestre como periodo en el cual se realizará una verificación del estado de cumplimiento y ejecución de los formatos y demás documentos por parte de los Coordinadores de laboratorio, como mecanismos de seguimiento y control de equipos. Semestralmente se presentará un informe de los resultados del seguimiento a la jefatura de cada departamento con copia al Sistema Integrado de Gestión. Para la creación y/o actualización de los manuales de bioseguridad, se debe tener en cuenta la capacitación realizada por la oficina de salud ocupacional, así como la guía de contenido proporcionada por dicha dependencia y el formato dispuesto por la universidad. En caso de presentarse dudas en cuanto a nuevos riesgos en los laboratorios o normatividad aplicada, se debe acudir al Coordinador general de laboratorios quien evaluará la necesidad en conjunto con la Coordinación del SG-SST de ser necesario. Una vez finalizada la elaboración o modificación de los manuales por parte de cada Coordinador de laboratorio y tras contar con el visto bueno del Director de Departamento, se debe proceder a enviar el documento en formato digital a la Coordinación general de laboratorios donde se harán las correcciones pertinentes en cuanto a la estructura y contenido del documento. Cuando este filtro se supere, se envía el documento a la Coordinación del SG-SST para su respectiva aprobación; el Coordinador general de laboratorios centralizará todo los documentos para ser enviados al SIG con el fin de que sean aprobados y realizará la impresión y empastado para que reposen en cada uno de los laboratorios GESTIÓN DE LOS Responsable: Coordinador general de S CORRECTIVOS laboratorios LBORTORIOS l surgir la necesidad de algún mantenimiento, el Coordinador del laboratorio respectivo deberá realizar la solicitud al sistema de información de infraestructura y mantenimiento ( informando cual es el requerimiento y señalando su urgencia. El Coordinador general de laboratorios supervisará la revisión que el técnico del área haga, en respuesta a la solicitud para establecer su competencia en la realización del mantenimiento. De no poseer las competencias técnicas, el mantenimiento debe ser contratado como servicio ante la Subdirección dministrativa, para lo cual es necesario diligenciar el formato de estudio de necesidad y de bienes y servicio que deberá contar

4 UNIVERSIDD FRNCISCO DE PUL SNTNDER OCÑ INSTRUCTIVO GESTIÓN DE LBORTORIOS INFRESTRUCTUR Y con la aprobación del director de departamento. COORDINDOR DE INFRESTRUCTUR Y 4(6) En primera instancia el técnico debe verificar la ficha técnica y bitácora de mantenimiento del equipo a revisar para verificar si el equipo aún esta en garantía y cuáles han sido las reparaciones pasadas; si el equipo se encuentra en garantía se debe tramitar en acompañamiento con la Subdirección administrativa el procedimiento de envió al fabricante o proveedor dependiendo del caso. Si el equipo no se encuentra en garantía, y tras la evaluación del mismo por parte del técnico de laboratorios se procede a la realización de un diagnóstico. El cual puede presentar los siguientes escenarios: 1) El equipo se repara satisfactoriamente con las herramientas y medios disponibles dentro del ambiente de trabajo del técnico de la coordinación de laboratorios. 2) El equipo requiere la adquisición de repuestos que no son accesibles en la ciudad por lo cual se deben solicitar a proveedores de la universidad. 3) El equipo ha cumplido su vida útil o la reparación del mismo supone más esfuerzo y/o costos de lo que implicaría comprar uno nuevo. En cualquiera de los tres casos, se notificará al Coordinador general de laboratorios quien dará aviso al funcionario sobre el cual reposa la responsabilidad del equipo en cuestión mediante el sistema de información de infraestructura y mantenimiento. Si dentro del paso anterior se dan las opciones 2 o 3, entonces se procede a consignar todas las observaciones pertinentes en el formato de bitácora de mantenimiento. Cuando el diagnostico implica que la vida útil del equipo ha finalizado, se debe dar de baja, para lo cual el técnico de laboratorios debe emitir su concepto y esto debe ser supervisado por el Coordinador general de laboratorios, tramitando el respectivo formato en la oficina de almacén GESTIÓN DE LOS Responsable: Coordinador general de S PREVENTIVOS laboratorios LBORTORIOS El Coordinador general de laboratorios deberá realizar un análisis a las hojas de vida de los equipos susceptibles a la realización de mantenimiento preventivo, así como los formatos de uso de equipos y las bitácoras de mantenimiento, para establecer la frecuencia con la cual se debe realizar los mantenimientos tomando como referencia los manuales de uso de cada equipo; este análisis e inspección será asesorada por el técnico de laboratorios. Cuando se identifiquen los tiempos de ejecución de los mantenimientos, se debe

5 UNIVERSIDD FRNCISCO DE PUL SNTNDER OCÑ INSTRUCTIVO GESTIÓN DE LBORTORIOS INFRESTRUCTUR Y COORDINDOR DE INFRESTRUCTUR Y 5(6) establecer cuáles de estos equipos deben ser enviados a un proveedor de servicio especializado y cuáles pueden ser ejecutados por el Técnico de la Coordinación general de laboratorios; la planeación de los mantenimientos que requieren de una asistencia especializada será contemplada a partir de los periodos administrativos de la universidad y tratando de no afectar las actividades académicas. Esta planeación y gestión será realizada por el Coordinador general de laboratorios, quien procederá a hacer la solicitud ante Subdirección dministrativa usando el formato de solicitud de bienes y/o servicio así como el de estudio de necesidad, luego se deberá realizar seguimiento al servicio de mantenimiento tanto en la ejecución como en la entrega del mismo y verificar que el Coordinador de laboratorios consigne en el formato de ficha técnica de equipo o en la bitácora de mantenimiento dependiendo si es calibración o mantenimiento lo que se realizó. Si el mantenimiento preventivo no requiere de un proveedor especializado, se verificará por parte del técnico de laboratorios si se requieren piezas o repuestos para dicha labor, ante lo cual se solicitarán en Subdirección dministrativa según el numeral 6.1 del presente instructivo. Esta revisión se debe realizar dentro de las últimas semanas de actividad académica para tramitar las solicitudes de repuestos conforme a los tiempos señalados en el numeral 6.1 del presente instructivo y será gestionadas por el Coordinador general de laboratorios y aprobado por el Director del respectivo departamento. Una vez realizado el mantenimiento preventivo se debe proceder a consignar en el formato de ficha técnica de equipo o en la bitácora de mantenimiento dependiendo si es calibración o mantenimiento. 7. DOCUMENTOS REFERENCILES: Procedimiento adquisición de bienes y servicios R-F-SD NEXOS: Formato solicitud de bienes y/o servicios F-F-SD-001 Formato estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad para menor cuantía F-F- SD-012 Formato estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad para mayor cuantía F-F- SD-011

6 UNIVERSIDD FRNCISCO DE PUL SNTNDER OCÑ INSTRUCTIVO GESTIÓN DE LBORTORIOS INFRESTRUCTUR Y COORDINDOR DE INFRESTRUCTUR Y 6(6) ELBORO: REVISÓ: PROBO: LEONR DVID LOBO PRR PROFESIONL UNIVERSITRIO IM YURLEY CONSTNZ MEDIN CRDENS COORDINDOR SIG LIDDY GUERRERO GLENO LIDER DEL PROCESO FECH CONTROL DE CMBIOS REVISIÓN Creación del documento