Universidad Tecnológica de Panamá Secretaría General Manual de Procedimientos
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- Bernardo Revuelta Saavedra
- hace 6 años
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1 1 Introducción: Este procedimiento se refiere a los trámites que realiza para obtener el mantenimiento preventivo y correctivo de su infraestructura y equipo (hardware y software). Objetivo del Procedimiento: Describir los pasos que se requieren en el trámite de mantenimiento preventivo y correctivo, a través de la Dirección General de Infraestructura y Desarrollo Físico y la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación. 3 Campo de Aplicación: 3.1 Universidad Tecnológica de Panamá 3. Dirección General de Infraestructura y Desarrollo Físico 3.3 Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación Abreviaturas: 4.1 UTP: Universidad Tecnológica de Panamá 4. DITIC: Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación 4.3 SG: 4.4 SSG: Subsecretario(a) General 4.5 AA: Asistencia Administrativa 4.6 RC: Representante de Calidad 4.7 SHDITIC: Sistema HelpDesk-DITIC 4.8 FTP: Fundación Tecnológica de Panamá 5 Definiciones: 5.1 Infraestructura: Conformada por edificios y sus instalaciones físicas, redes eléctricas, de sistemas y comunicaciones y las áreas adyacentes a las edificaciones. 5. Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo. 5.3 Mantenimiento Correctivo: Consiste en la corrección de averías o fallas cuando éstas se presentan sin ser planificadas. 5.4 Mantenimiento Preventivo: Se entiende como la programación de inspecciones (tanto de funcionamiento como de seguridad), ajustes, reparaciones, análisis y limpieza, que deben llevarse a cabo en forma periódica con base en un plan establecido. 5.5 Personal designado: Personal o persona encargada de realizar la solicitud de servicio. PCUTP-SG-AA/RC /7/013 Página 1 de 5 Minerva Escobar
2 6 Referencias: 6.1 Página Web de la Institución. 6. Manual de usuario SHDITIC. 7 Descripción: 7.1 Dirección General de Infraestructura y Desarrollo Físico Mantenimiento Preventivo SG elabora anualmente el Plan de Mantenimiento Preventivo- Infraestructura Física. (Ver Anexo 1. Plan de Mantenimiento Preventivo- Infraestructura Física) 7.1. Un colaborador designado y SG/RC realizan la inspección de acuerdo a lo definido en el plan de mantenimiento preventivo-infraestructura física Si se determina la necesidad de mantenimiento, se hace saber al Secretario General para que las solicite a la Dirección General de Infraestructura y Desarrollo Físico SG/AA solicita a través del formato Solicitud de Servicios los servicios de mantenimiento de infraestructura física. (Ver Anexo : Formato de Solicitud de Servicios) Durante la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo se le dará seguimiento a los servicios solicitados para evaluar su cumplimiento. Mantenimiento Correctivo SG/AA solicita a través del formato Solicitud de Servicios los servicios que necesita. (Ver Anexo : Formato de Solicitud de Servicios) La Dirección General de Infraestructura y Desarrollo Físico asigna las tareas al personal designado y le entrega el formato de Solicitud de Servicios de SG El personal de mantenimiento se acerca a SG/AA o directamente al área afectada El personal de mantenimiento hace la evaluación del problema, busca el material e insumo requerido para la realización del trabajo El personal de mantenimiento realiza el trabajo y completa el formato de Solicitud de Servicios SG/AA o el encargado del área afectada verifica el trabajo, en caso de ser necesario, el personal de mantenimiento realiza los correctivos requeridos para entregar el trabajo a entera satisfacción del solicitante SG/AA o el encargado del área afectada deja constancia del recibo a satisfacción del trabajo, en el formato Solicitud de Servicio, el cual queda archivado en la Dirección General de Infraestructura y Desarrollo Físico El encargado del área afectada, procede a evaluar el trabajo realizado (Ver Procedimiento para Seguimiento a Proveedores internos y externos). PCUTP-SG-AA/RC /7/013 Página de 5 Minerva Escobar
3 7. Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones Mantenimiento Preventivo 7..1 DITIC elabora anualmente el Programa Preventivo de Hardware y Software para SG. (Ver Anexo 3: Programación de Mantenimiento Preventivo de Hardware y Software) y será enviado, a través de nota, a SG. 7.. SG/RC se encarga de llevar un seguimiento a estos mantenimientos. Mantenimiento Correctivo DITIC cuenta con un Sistema HelpDeskDITIC-UTP que automatiza las solicitudes que hacen las diferentes Direcciones/Departamentos de la UTP. En este sistema se realizan todas las acciones correctivas ya sea para hardware como software El personal de SG accede al sistema a través de la dirección El personal de SG agrega al sistema una solicitud El personal de SG define de forma detallada su solicitud Una vez que el personal de SG haya llenado su solicitud presiona guardar, el sistema le generará un número de solicitud. Esta solicitud le llegará a un agente de departamento que se encargará de darle respuesta a su solicitud El agente de departamento-ditic procede a darle solución, ya sea personalmente o a través del sistema El personal de SG monitorea su solicitud a través de este sistema y hace los comentarios necesarios para la ejecución del servicio Al verificar el personal de SG que su solicitud se le ha dado respuesta, procede a aprobar la solicitud Las áreas de SG proceden a evaluar las solicitudes realizadas por SHDITIC (Ver Procedimiento para Seguimiento a Proveedores Internos y Externos). 8 Manejo y archivo de procedimientos: Cada destinatario/área es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su consulta, revisión o puesta al día. PCUTP-SG-AA/RC /7/013 Página 3 de 5 Minerva Escobar
4 9 Anexo: Universidad Tecnológica de Panamá No. Nombre Código actual Código anterior Documentos Internos y Externos 1 Plan de Mantenimiento Interno FUTP-SG-RC Preventivo-Infraestructura Formato de Solicitud de Externo Servicios Programación de Externo 3 Mantenimiento Preventivo de Hardware y Software 10 Registro de Modificaciones a este Procedimiento Página Descripción de Modificaciones Revisión Fecha 3 3 Se eliminó del punto 7.1: elabora anualmente el Programa de Mantenimiento para la infraestructura física de SG. (Ver anexo 1 Programa de Mantenimiento) y será enviado, a través de nota, a SG. SG/RC se encarga de llevar un seguimiento a estos mantenimientos. Se modifica por: SG elabora anualmente el Plan de Mantenimiento Preventivo- Infraestructura Física. (Ver anexo 1. Plan de Mantenimiento Preventivo- Infraestructura Física) 7.1. SG/SSG-RC ejecutan el plan de mantenimiento preventivo de acuerdo a lo definido en él Si SG/SSG-RC determinan las necesidades de mantenimiento y las hace saber al Secretario General para que las solicite a la Dirección General de Infraestructura y Desarrollo Físico SG/AA solicita a través del formato Solicitud de Servicios los servicios de mantenimiento de infraestructura física. (Ver anexo : Formato de Solicitud de Servicios) SG/SSG-RC realiza semestralmente, un seguimiento a los servicios solicitados para evaluar su cumplimiento. Del punto se eliminó SG/AA. Se modifica por El encargado del área afectada Del punto se eliminó SG procede a evaluar Se modifica por: SG/RC procede a evaluar semestralmente las solicitudes realizadas por SHDITIC (Ver Procedimiento para Seguimiento a Proveedores Internos y Externos). Se modificó el punto 7.1.: Un colaborador designado y SG/RC ejecutan el plan de mantenimiento preventivo de acuerdo a lo definido en él. Se modificó el punto 7.1.5: Durante la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo se le dará seguimiento a los servicios solicitados para evaluar su cumplimiento. Se modificó el punto 7..10: Las áreas de SG proceden a evaluar las solicitudes realizadas por SHDITIC (Ver Procedimiento para Seguimiento a Proveedores Internos y Externos). 0 18/7/ /7/ /7/ /4/ /4/ /4/013 El punto 7.1. se modificó por: Un colaborador designado y SG/RC realizan la inspección de acuerdo a lo definido en el plan de mantenimiento preventivoinfraestructura física. 03 4/7/013 PCUTP-SG-AA/RC /7/013 Página 4 de 5 Minerva Escobar
5 PCUTP-SG-AA/RC /7/013 Página 5 de 5 Minerva Escobar
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