MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EN LAS SEDES

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1 PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS / SUBPROCESO DE MANTENIMIENTO FÍSICO Código : Revisó: Coordinador y/o Administrador de las sedes UIS Bucarica y Guatiguará Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Febrero 13 de 008 Resolución. 185 OBJETIVO ALCANCE Definir los lineamientos necesarios para el desarrollo de las actividades adscritas al subproceso de Mantenimiento Físico. Aplica a todos los Usuarios que soliciten el servicio de mantenimiento y reparación de la infraestructura física en las sedes Bucarica y Guatiguará. NORMATIVIDAD NTC GP 1000: 009. cuerdo Nº 019 de 005 por el cual de adopta el Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 809 de agosto de 005 por el cual se expide el Manual de rmas y los Procedimientos de Contratación en la Universidad Industrial de Santander rma smo Resistente NSR10 Decreto 340 de 01 Resolución 1096 de 000 Reglamento Técnico para el sector de agua potable y saneamiento básico - RAS Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas - RETIE NTC 050: Código Eléctrico Colombiano Resolución 00 de 1 de marzo de 198, por el cual el Consejo de Monumentos Nacionales declaró Monumento Nacional al Edificio de la Sede Bucarica DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Mantenimiento: Conjunto de técnicas destinado a conservar equipos e instalaciones en servicio durante el mayor tiempo posible (buscando la más alta disponibilidad) y con el máximo rendimiento. Mantenimiento preventivo: Actividades que tienen por misión mantener un nivel de servicio determinado en los equipos, programando las correcciones de sus puntos vulnerables en el momento más oportuno. Mantenimiento correctivo: Es el conjunto de tareas destinadas a corregir los defectos que se van presentando en los distintos equipos y que son comunicados a la División de Mantenimiento Tecnológico por los usuarios de los mismos. Usuario: Unidad, centro, grupo y/o corporación, comunidad universitaria o persona destinataria de algún servicio.

2 Página de 8 CONSIDERACIONES Las actividades de aseo se realizan de manera permanente sin necesidad de solicitud por parte del usurario, no aplica el presente procedimiento. Las respuestas a todas las solicitudes de servicio están sujetas a la disposición financiera del Usuario, de llevar a cabo la compra de los materiales. Las solicitudes de mantenimiento físico se atenderán teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: - La coordinación de la sede se asegurará de dar solución a aquellas obras de mantenimiento detectada por ella misma y que presente un carácter de urgente. - La coordinación de la sede trasladará los costos de reparaciones solicitadas por los usuarios, cuando se detecte uso inadecuado de los espacios. En el caso de adquisición de bienes muebles, el responsable debe reportar la novedad al Grupo de Inventarios para así realizar la correspondiente legalización del elemento. El mantenimiento de los inventarios de materiales e insumos es responsabilidad de los empleados en cada una de sus actividades, para tal fin deben diligenciar el formato de control de insumos y materiales identificado con el código FRF.8. Los usuarios de las oficinas, bajo ninguna circunstancia podrán realizar adecuaciones o reestructuraciones que comprometan el diseño y estructura original de la oficina. En ausencia del Coordinador de la Sede, el Coordinador de Planta Física asumirá la responsabilidad de los procedimientos de este proceso

3 Página 3 de 8 INICIO 1. Solicitud de servicio de mantenimiento Solicitud de servicio de mantenimiento, remodelación 1. Hace la solicitud de servicio mediante el formato de solicitud de servicio. Usuario, Empleado, Coordinador. Revisa la solicitud de servicio. Revisa las solicitudes de servicio de mantenimiento e identifica a que área corresponde (Aseo, Eléctrico, Albañil, Fontanero) e informa. Administrador, Profesional Formato programador de mantenimiento físico (FRF.37) 3. Realiza diagnóstico 3. Realiza un diagnóstico (categoría, características y tamaño) de la situación reportada. Se cuenta con el personal calificado? 1 Pág.4 Profesional, Personal del área 4. Procedimiento de contratación o garantía 4. Se revisa las especificaciones de la solicitud, en caso de no contar con el personal calificado para el mantenimiento, Se analiza si es necesario la contratación del mismo o por garantía. Administrador PCO.01Contratación de bienes y servicios cuantia menor a 50 SMLMV 1

4 Página 4 de El mantenimiento requiere de materiales? Pág.6 5. Identifica los materiales 5. el mantenimiento requiere materiales, identifica los materiales necesarios para la realización del servicio de mantenimiento. Personal técnico/ operativo encargado de obra El espacio pertenece a Corporaciones? 3 Pág.5 6. Revisa el listado de materiales 6. Con base en la identificación realizada a los materiales, verifica si éstos se encuentran dentro del stock de inventario. Administrador Control de insumos y materiales (FRF.8)

5 Página 5 de 8 Los materiales requeridos, están en el stock de inventario? Pág 6 7. Procedimiento de contratación 8. Confirma la obtención de materiales Pág 6 7. los materiales no se encuentran en el stock de inventario, realiza la compra de los mismos. 8. Una vez hecha la compra, verifica que los materiales estén en la sede e informa al encargado de la obra. Administrador PCO.01Contratación de bienes y servicios cuantia menor a 50 SMLMV 3 9. Suministra el listado de materiales 9. la solicitud es realizada por Corporaciones, se le suministra el listado de materiales necesarios para el mantenimiento. Administrador La empresa compra los materiales? 4 Pág 6 En el caso que la Corporación decida no comprar los materiales el servicio quedará pendiente por resolver. 3

6 Página 6 de Comunica de la finalización del servicio Solicitud de servicio de mantenimiento, remodelación 10. Comunica a la Coordinación de la sede la terminación del servicio mediante la anulación del mismo. Usuario FIN Confirma la obtención de materiales 11. Confirma que los materiales se encuentren en la sede e informa a la profesional de la sede. Usuario 1. Inicia el mantenimiento 1. Inicia el servicio de mantenimiento. Personal técnico/ operativo encargado de obra 13. Realiza seguimiento a la ejecución del mantenimiento. 14. Comunica la finalización del mantenimiento Realiza seguimiento a la ejecución del mantenimiento. 14. Comunica al solicitante y al profesional de la sede la finalización del mantenimiento. Coordinador Usuario Personal técnico/ operativo encargado de obra

7 Página 7 de Verifica el cumplimiento de los requerimientos de la solicitud El servicio cumple requerimientos? SI 1. Verifica que el servicio terminado cumpla con los requerimientos establecidos en la solicitud. Coordinador Usuario NO 13.Realiza la respectiva modificación 13. el servicio no cumple los requerimientos del solicitante, hace las modificaciones necesarias y registra la situación de no conformidad con el servicio. Personal técnico/ operativo encargado de obra 14.Acepta el servicio (VoBo) 15. Entrega y Recibo del mantenimiento 14. el servicio cumple con los requerimientos de la solicitud, Se da el visto bueno del servicio. 15. Entrega y recibo del mantenimiento. Administrador, Solicitante FIN

8 PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS / SUBPROCESO DE MANTENIMIENTO FÍSICO Código : Página 8 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Febrero 13 de 008 Creación del Documento Abril 11 de 008 viembre 14 de 008 viembre 05 de 009 Mayo 8 de 01 Modificación del objetivo del procedimiento y reemplazo del documento de referencia FRF.01 por FRF.39. Cambio de la normatividad de referencia NTC ISO 9001:000 por NTCGP1000:004 Cambio de SEDE BUCARICA Y GUATIGUARÁ por EN en el nombre del documento e inclusión de consideración En ausencia de Coordinador de Planta Fìsica, el Coordinador de la Sede asumirá la responsabilidad de los procedimientos de este proceso. Eliminación del formato FRF.39 Modificación en la definición de Usuario Modificación en las Consideraciones Actualización en la rmatividad: NTC GP 1000:004 por NTC GP 1000: 009. Resolución 809 del 005 Manual de rmas y los Procedimientos de Contratación en la Universidad Industrial de Santander rma smo Resistente NSR10 Decreto 340 de 01 Resolución 1096 de 000 Reglamento Técnico para el sector de agua potable y saneamiento básico - RAS Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas - RETIE NTC 050: Código Eléctrico Colombiano