Guía para el Mantenimiento de Infraestructura, Vehículos y Bienes Informáticos y Audiovisuales

Transcripción

1 Secretaría de Salud y Asistencia Social Consejo Estatal contra las Adicciones Subdirección de Proyectos y Prevención Fecha de emisión: 24/11/2014 Versión N. 0 Página: 1 de 10 Guía para el de Infraestructura, Vehículos y Bienes Informáticos y Audiovisuales Elaboró Revisó Licda. Tania Rebolledo Quintero Licda. Ramona Esparza Magdaleno Coordinadora Aprobó Representante de la Dirección Lic. Marco Vinicio Vázquez Godina Alta Dirección

2 Página 2 de OBJETIVO, parque vehicular y bienes informáticos y en condiciones para lograr su óptimo funcionamiento para el cumplimiento de las actividades del. 2. ALCANCE Esta guía tiene el alcance desde que se programa o solicita el mantenimiento, hasta que este haya sido atendido., en esta guía para cada uno de los mantenimientos se presentan sus políticas, una ficha técnica del y un esquema del mismo. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Bienes Informáticos: el conjunto de los componentes que integran la parte material de l accesorios. ; y el hardware, entendido como : Infraestructura: mantenimiento vehicular., al mantenimiento del edificio, de bienes informáticos y Siniestro: Avería grave, destrucción fortuita o pérdida importante que sufren las personas o las cosas por causa de un accidente, catástrofe, etc. SSyBS:. 4. MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS, bombas de agua, azoteas, fontanería, puertas, ventanas y estado de pinturas. 4.1 POLITICAS PARA EL MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS La del realizar los edificios pertenecientes al Consejo Secretariado Técnico programación del mantenimiento preventivo El mantenimiento de los edificios mestral en el programa de mantenimiento preventivo a infraestructura (FO ) El responsable del área al que se le presente la necesidad de un servicio co n al área administrativa mediante llamada telefónica, correo electrónico o directamente de manera verbal, para que

3 Página 3 de 10 este a su vez lo solicite al área que corresponde en la Secretaria de Salud y Bienestar Social, para su autorización La orden de servicio (FO ) para el mantenimiento preventivo o correctivo, que sean de costo menor y se cubran con fondo revolvente, esta será debidamente requisitada y entregada al área administrativa de cada C.A.R.A. responsable de la gestión, y seguimiento a la compra o servicio externo que se requiera para el mantenimiento correctivo o preventivo, cuando este exceda de los montos autorizados para llevar a cabo compra directa. ilidad del Secretariado Técnico y Subdirectores (as) dar a conocer al personal a su cargo el programa de mantenimiento preventivo de infraestructura. A continuación se describe la ficha técnica del para llevar a cabo el mantenimiento al Edificio. 4.2 FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Proveedor Responsable Clientes Entradas del Salidas del Actividades de la Interno Externo actividad Interno Externo Área Internas Dirección de la SSyBS (Jefatura de Servicios Generales) Diagnostico 1 Programa (FO ) del Áreas Demandantes Dirección de la SSyBS Administrador es (as) C.A.R.A.s (FO ) 2 (FO ) 3 Oficio de solicitud de Mantenimient o Orden de Servicio (FO ) 4 Comunica el Ejecuta y/o supervisar el correctivo Ejecuta el mantenimiento correctivo Validación del Administradore s (as) C.A.R.A.s Secretariado Técnico del Bitácora de Acuse de entrega del Informe Validado Subdirecciones y Coordinaciones del

4 Página 4 de ESQUEMA DEL PROCESO 5. MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS Y AUDIOVISUALES Para el caso de mantenimiento de bienes informáticos, el servicio preventivo a realizar consistirá en la revisión del buen funcionamiento del software y hardware, limpieza interna y externa de hardware, lubricación de componentes móviles, actualización de software, revisión y eliminación de virus en computadoras y dispositivos de almacenamiento secundario, revisión del estado de niveles de tinta en caso de que aplique cuando el usuario tenga a su cargo una impresora o multifuncional, mantenimiento, actualización y reparación de equipo audiovisual como proyectores, equipo de video vigilancia, televisores y equipo de videoconferencia. 5.1 POLITICAS PARA EL MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS Y EQUIPO AUDIOVISUAL La programación del mantenimiento preventivo de bienes informáticos y de manera semestral (FO )

5 Página 5 de 10 informativos y se 19-68), el programa de mantenimiento preventivo de bienes y (FO-08- responsabilidad del Secretariado Técnico y Subdirecciones informar al personal a sus cargo sobre el programa de mantenimiento preventivo de equipo de computo y acusar de enterado al responsable de mantenimiento de equipo. disponible el equip En los casos en los que se encuentre un equipo obsoleto o se requiera la compra, la de manera impresa o mediante correo electrónico, por el responsable del bien o el área demandante. ilidad de la del, informar de manera escrita al Encargado (a) de informática de la Secretaria de Salud y Bienestar Social, y a la Subdirección de Recursos Materiales, de las nuevas adquisiciones de equipo de cómputo y equipo au del inventario Para informar, sobre un equipo nuevo, baja o reubicación debe hacerse mediante oficio, para que sea registrado En los casos de mantenimiento correctivo, se deberá generar un oficio de solicitud con los apartados debidamente requisitados de: datos del usuario, datos del bien informático, descripción del problema y fecha de petición La gestión de insumos debe hacerse con los Administradores (as) de cada una de las Subdirecciones del, para los mantenimientos preventivos y correctivos, de manera verbal, cuando sean compras menores que se cubren con fondo revolvente o adquisición directa; cuando no se encuentren en estos supuesto será responsabilidad de la la gestión y seguimiento para la autorización de la compra de insumos o contratación del servicio Bimestralmente los cada subdirección realizará una copia de respaldo de la información contenida en los equipos de computo. A continuación se describe la ficha técnica del para llevar a cabo el mantenimiento de bienes informáticos y equipo audiovisual: 5.2 FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Proveedor Responsable Clientes Entradas del Salidas del Actividades de la Interno Externo actividad Interno Externo

6 Página 6 de 10 Área Internas del Dirección de la SSyBS Dirección de Planeación de la SSyBS Inventario de bienes informáticos y (FO ) (FO ) de bienes informáticos y Oficio de solicitud de Mantenimient o de bienes informáticos y (FO ) Comunica el Ejecuta /o de bienes informáticos y (FO ) Bitácora de Acuse de entrega del de bienes informáticos y Informe /o Subdirecciones y Coordinaciones del Áreas internas Solicitud de Raspado de información 4 5 Validación del /o Raspado de información Secretariado Técnico del Subdirecciones /o Validado ( Respaldo de información 4.4 ESQUEMA DEL PROCESO

7 Página 7 de 10 6 MANTENIMIENTO VEHICULAR El cuenta con un parque vehicular para el desarrollo de sus funciones mismo que esta distribuido por áreas de acuerdo a sus necesidades. 6.1 POLÍTICAS PARA MANTENIMEINTO VEHICULAR El Área del llevará un control del padrón vehicular, para gestionar los mantenimientos y reparaciones respectivas Semestralmente la elaborará un del parque vehicular. (FO ) de reportar a su superior jerárquico cualquier anomalía o desperfecto del vehículo y de resguardarlo al final de la jornada en las instalaciones del o donde señale la autoridad correspondiente Los vehículos traen consigo la póliza de seguro y tarjeta vehicular, para que en caso de siniestro, el conductor del vehículo establezca el contacto con la aseguradora correspondiente e informé a su jefe inmediato del asunto guimiento correspondiente.

8 Página 8 de Para el mantenimiento preventivo y correctivo que requiera insumos, l responsable de emitir la solicitud de mantenimiento vehicular (FO )para la gestión y seguimiento del servicio.. Proveedor Responsable Clientes Entradas del Salidas del Actividades de la Interno Externo actividad Interno Externo Área Internas Dirección de la SSyBS (Jefatura de Servicios Generales) Padrón Vehicular del 1 (FO ) (FORMATO 7) 2 Comunica el Bitácora de Acuse de entrega del Subdirecciones y Coordinaciones del Solicitud de correctivo 3 Ejecuta el correctivo Solicitud de mantenimiento vehicular (FO ) Dirección Administr ativa de la SSyBS del Dirección Administrativ a de la SSyBS Proveedor Asignado para llevar a cabo el servicio ((FO ) Oficio de solicitud de Solicitud de mantenimient o vehicular (FO ) Solicitud de Mantenimient o 4 Ejecuta Informe (FORMATO 3) ( 5 Validación del Secretariado Técnico del Validado

9 Página 9 de ESQUEMA DEL PROCESO 7 INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Porcentaje de cumplimiento de s realizados / mantenimiento de bienes Anual mantenimientos programados *100 informáticos Porcentaje de cumplimiento de mantenimiento de vehículos Porcentaje de cumplimiento de mantenimiento de edificio s realizados/mantenimientos programados *100 s realizados / mantenimientos programados *100 Anual Anual 8 REGISTROS DE CALIDAD

10 Página 10 de 10 Clave Registros Tiempo de Retención Responsable de Conservarlo FO FO FO FO FO FO de Infraestructura Orden de Servicio (Infraestructura) bienes informáticos y equipo audiovisual Inventario de Bienes Informáticos y Solicitud de Vehicular de Vehículos 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 9 No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 24-Noviembre-2014 Inicia su uso