PROCESO: GESTIÓN DE BIENES, SUMINISTROS Y SERVICIOS

Transcripción

1 TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: RESPONSABLE: REQUISITOS: NTC GP 1000:2009: Jefe Jefe l Servicios Generales 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, OBJETIVO: ALCANCE: UMANOS RECURSOS: FISICOS LEGALES: Constitución Política Nacional, Ley , Estatuto Contratación la l Atlántico Acuerdo Superior , Estatuto General la l Atlántico Acuerdo Superior , Estatuto Presupuestal la Acuerdo Superior , Norma NTC 4095 NTC 3723 NTC 5029, Decreto , Ley , Ley , Decreto , Ley , Ley , Decreto , Ley , Boletín Responsables Fiscales (Contraloría General la Nación), Certificado Antecentes Disciplinarios (Procuraduría), Ley , Ley , Decreto , Decreto , Decreto , Decreto , Resolución , Resolución , Resolución Atenr en forma oportuna los requerimientos bienes y servicios solicitados por las Depenncias la l Atlántico, mediante el acompañamiento y asesoría en la planeación las necesidas, y la ejecución las acciones y actividas que garanticen la adquisición los mismos, conformidad con las especificaciones técnicas y calidad requeridas por el solicitante, en el marco los principios la Función Administrativa, en especial, publicidad, transparencia, selección objetiva, eficiencia y economía. Igualmente, garantizar el funcionamiento óptimo la infraestructura institucional. Aplica s el recibo la solicitud bidamente autorizado por la Rectoría, o quien haga sus veces, hasta la comunicación al supervisor la suscripción y legalización la Orn o Contrato. Un 1 Jefe Gestión Bienes y. Un 1 Jefe Gestión Servicios Generales. Profesionales universitarios. Técnicos administrativos. Personal vigilancia Personal aseo Personal. Dotación básica escritorios, archivadores, equipos cómputo, impresoras, y, equipos Mantenimiento Industriales y herramientas Trabajo.

2 TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR Solicitus aprobadas P Revisar la solicitud y asignarla al cotizador Gestión Bienes y Solicitud adquisición Bienes y Servicios revisada y asignada Cotizaciones Ofertas. Evaluación cotizaciones u Ofertas Cotizar e Invitar a Ofertar bienes o servicios a contratar / Revisar Estudios Previos Revisar la cotización Verificar las especificaciones técnicas y enviar para evaluación. Elaborar las Órnes Compra y los Contratos Solicitud revisada y asignada Bienes o servicios cotizados Estudios Previos Revisados Asignaciones operativas Cotización u Oferta seleccionada Contrato u Orn Compra o Contratistas. Gestión Bienes y Requisitos Inscripción Bien adquirido. Solicitud baja Bienes Inscribir y actualizar proveedores.. Actualizar inventario Activos. Dar baja los bienes. Proveedor inscrito Inventario Activos Bien dado baja amparado en su respectiva Resolución. Proveedor Contratistas Gestión Bienes, y Servicios Estratégico.

3 TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: Entes externos interesados Donaciones Necesidas servicio preventivo y correctivos planta física, equipos, muebles y enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas y sistemas monitoreo. Recibir y legalizar donaciones Ejecutar el preventivo y correctivo la Planta física, equipos, muebles y enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas y sistemas monitoreo, y piscinas. Bien mueble o inmueble donado, amparado en su respectiva resolución. Mantenimiento correctivo o preventivo recibido a satisfacción y soportado con acta Comunidad universitaria. Recibidos a satisfacción los bienes y servicios V entregados y servicios realizados Gestión Bienes y Indicadores V Seguimiento a todos los servicios preventivo y correctivo la Planta física, equipos, muebles y enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas y sistemas monitoreo y piscinas; y los bienes y servicios entregados Realizar seguimiento y consolidación los indicadores Acta o formato recibo a satisfacción diligenciado. Indicadores medidos Depenncias la y Comunidad Universitaria Estratégico estratégico Gestión Calidad Control Interno Resultados auditorías internas o medición indicadores Directrices para el mejoramiento continuo A Realizar acciones preventivas y correctivas sobre las evaluaciones l proceso. Planes mejoramiento Comunidad universitaria

4 TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: DOCUMENTOS SOPORTE REGISTROS PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Procedimientos compras. Procedimiento Inventario y administración Activos Procedimiento inscripción, y evaluación inicial proveedores. Estatuto Contratación la l Atlántico Plan estratégico Procedimiento Mantenimiento Correctivo y Preventivos Planta Físicas y Equipo Estudios previos Pliegos Condiciones ojas vida equipos. Cotizaciones. Orn compra. Certificado Disponibilidad Presupuestal Registro Presupuestal Evaluación las cotizaciones y ofertas Inventarios Inscripción proveedor Evaluación proveedor Acta comité baja Resolución baja bienes Resolución donación Formatos solicitud servicios Programas a realizar. Acta trabajos realizados y recibido a satisfacción Solicitus autorización traslado bienes Actas reuniones Informes técnicos acerca necesidas. Requisitos legales Estatuto Contratación. Documentos soporte. Inventario Activos Actas baja bienes. Formato salida y/o ingreso bienes a la Ciudala Universitaria. Proveedor inscrito y evaluado. Informe gestión, acciones correctivas y preventivas. Auditoria jefe l Departamento INDICADORES TIPO DESCRIPCIÓN EFECTIVIDAD EFICACIA EFICIENCIA Satisfacción l cliente interno Índice Evaluación Oportunidad en la atención Recibidos satisfacción conformidad a PUNTOS DE CONTROL Verificación la aprobación la solicitud por parte l ornador l gasto y visto bueno la Vicerrectoría Adminístrativa Verificación cotizaciones e inscripción proveedores en el portal web Fichas o especificaciones técnicas productos o RIESGOS Adquisición un bien o servicio no autorizado Errores en la cotización, proveedores sin evaluación inicial Compras productos o servicios no conformes con la

5 TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: servicios a adquirir Capacidad Jurídica y Financiera los proponentes La inscripción las adquisiciones correspondientes en el Banco Programas y Proyectos la Visto Bueno y aprobación l Gestión Bienes y Pólizas cumplimiento y calidad los bienes y servicios Seguimiento o inspección los s realizados Diagnóstico y Plan Mantenimiento Preventivo Verificación estudios previos por el Comunicación a los supervisores la suscripción y legalización la orn compra o contrato Coordinación entre el contratista y supervisor con el partamento gestión Bienes y suministros, respecto a las entregas, especialmente reactivos, químicos y materiales peligrosos necesidad la Depenncia solicitante Suscripción Ornes o Contratos con personas naturales o jurídicas no facultadas para contratar Adquisición bienes o servicios no contemplados ntro l Banco Proyectos y Programas. Falta control Errores en la Orn Compra o Contratos Imposibilidad efectuar una reclamación por incumplimiento al Contrato Mantenimientos que incumplen las especificaciones técnicas Daño y terioro la planta física y equipos Estudios previos mal diligenciados por la Depenncia solicitante Inacuada supervisión Reactivos o medicamentos dañados por requerir almacenamientos especiales, o que puedan causar daños a los integrantes l grupo por contaminación al manipularlos; productos mal recepcionados e inspección por tener características especiales