CENTRALES ELÉCTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. SISTEMA DE GESTIÓN

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1 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y DE CENS Versión: Fecha actualización Número de páginas: 15 Fecha: 10/09/2012 ELABORADO: Nombre: Martha Elena Pulido Quintero Cargo: Profesional P2 Servicios Logísticos (Compras y Suministros) FECHA DE ELABORACIÓN (dd/mm/aaaa) 15/03/2012 REVISADO Nombre: Martha Elena Pulido Quintero / Aura Cecilia Hernández Cargo: Profesional P2 Servicios Logísticos (Compras y Suministros) / Profesional P2 Secretaría General FECHA DE REVISIÓN (dd/mm/aaaa) 24/08/2012 APROBADO: Nombre: Raúl Eduardo Arévalo Hernández Cargo: Jefe de Área Servicios Logísticos FECHA DE APROBACIÓN (dd/mm/aaaa) 10/09/2012

2 Y TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIÓN DE TERMINOS EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES PROVISIÓN DEL BIEN O SERVICIO DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS DE REEVALUACIÓN PONDERACIÓN CRITERIOS DE EVALUACIÓN PERIODO DE REEVALUACIÓN CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES COMUNICAR LOS RESULTADOS DE LA REEVALUACIÓN Página 2 de 15

3 Y 1. OBJETIVO Este documento tiene por objetivo establecer una guía metodológica para la evaluación, selección y valoración del desempeño de proveedores de Centrales Eléctricas del Norte de Santander, con el fin de asegurar el suministro efectivo de bienes y servicios requeridos para la ejecución de actividades de la empresa. 2. ALCANCE Esta guía aplica para los contratos celebrados entre Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P. y sus proveedores de bienes y servicios, definidos como críticos en la prestación del servicio de energía o que afecten la ejecución de los proyectos del Área. Se considera contratos críticos aquellos que representen: Afectación de la salud de las personas. Afectación de la funcionalidad del bien o servicio. Incumplimiento de un requisito de ley y por ende genera sanción. Incumplimiento a las especificaciones de los clientes. Productos de gran Especificidad o especiales. Afectación de la continuidad de la prestación del servicio de energía. Impacto Ambiental Página 3 de 15

4 Y 3. DEFINICIÓN DE TERMINOS Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado entre CENS y uno o varios contratistas favorecidos con la aceptación de la oferta, para la prestación de un servicio, el suministro de un bien o la construcción de una obra, en el cual se fijan entre otros, los valores, las cantidades, los derechos, las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento. Contratista: Es la persona natural o jurídica con quien CENS celebra un contrato. Se considera CONTRATISTA al proponente seleccionado, una vez CENS le haya comunicado oficialmente la aceptación de su propuesta Evaluación de Proveedores: Examen sistemático para determinar hasta que grado el proveedor del bien o servicio es capaz de satisfacer las exigencias especificadas en la solicitud de ofertas. I.L.I. (Índice de Lesión Incapacitante): Este índice se utiliza para analizar los resultados de un programa de seguridad puesto que incorpora tanto el concepto de frecuencia de los Accidentes de Trabajo como el de gravedad de los Accidentes de Trabajo y se calcula multiplicando estos dos índices y dividiendo por mil (1000), siendo ideal un resultado menor o igual a 1. (Guía Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional para Contratistas de CENS ) Interventor: Persona natural o jurídica que representa a la Empresa en el contrato, encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven. Selección de Proveedores: Elección que realiza la empresa en función de los resultados de la evaluación y de las herramientas de decisión adecuadas. Página 4 de 15

5 Y Reevaluación de Desempeño del Proveedor: Proceso sistemático para valorar el rendimiento del proveedor del bien o servicio en un período determinado de tiempo. 4. EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES La evaluación de proveedores se realizará según lo definido en el Procedimiento de Contratación (ítem 9) del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios y Manual de Contratación vigente (Acuerdo 020 del 31 de Agosto de artículo 9). El proceso de selección de proveedores estará regido por la normatividad descrita en la Solicitud de Oferta y lo definido en el Procedimiento de Contratación (ítem 10) del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. CENS seleccionará el proveedor que obtenga la mayor puntuación en las evaluaciones. De acuerdo a lo estipulado en la Solicitud de Oferta se puede seleccionar a más de un proveedor para el suministro del bien o servicio, siempre y cuando se mantenga el orden de elegibilidad, según puntuación de evaluación. En el proceso de evaluación se debe considerar el descuento de puntos estipulado para los proveedores que hayan proporcionado bienes o servicios a CENS anteriormente y hayan obtenido en la reevaluación una calificación inferior al 90% correspondiente a las categorías Desempeño satisfactorio (AA), Desempeño insatisfactorio (A) y Desempeño muy insatisfactorio (No Confiable), a quienes se les restará de la evaluación total el siguiente puntaje: a. Un (1) punto para proveedores con satisfactorio (AA) b. Dos (2) puntos para proveedores con desempeño insatisfactorio (A) c. Tres (3) puntos para proveedores con desempeño muy insatisfactorio (No Confiable) Página 5 de 15

6 Y El descuento de puntos tendrá una vigencia según la siguiente clasificación: Contratos cuya cuantía se encuentre entre 0 y <= 50 SMMLV: Contratos cuya cuantía se encuentre entre >50 y <= 1000 SMMLV: Contratos cuya cuantía supere los 1000 SMMLV: 3 Meses. 6 Meses. 9 Meses. En caso de adjudicación parcial se le realizará descuento a todos los ítems ofertados por el proponente. Los criterios de evaluación y su ponderación deben estar claramente definidos en la Solicitud de Oferta, con el fin que todos los proveedores tengan conocimiento pleno sobre el proceso de evaluación y selección establecido por CENS para proveer bienes y servicios de calidad. Nota: La puntuación y la Vigencia del descuento de puntos están sujetas a cambios de acuerdo al comportamiento de la aplicación de la guía. Página 6 de 15

7 Y 5. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES 5.1 PROVISIÓN DEL BIEN O SERVICIO Para el caso de bienes: En el momento que el proveedor suministre el bien se realizará una inspección para determinar la conformidad del producto entregado con las especificaciones técnicas definidas en la Solicitud de Oferta. La inspección o verificación de bienes debe realizarla el interventor del contrato dejando constancia del recibo del bien en el acta de recibo de materiales. El interventor debe solicitar de acuerdo a los términos de referencia definidos en la Solicitud de Oferta, las certificaciones a que den lugar los bienes. Para el caso de servicios: Se realizará seguimiento parcial al nivel de avance de la obra o servicio contratado, donde el interventor designado realizará seguimiento al objeto contractual, diligenciando la información requerida en la plantilla de Reevaluación de Proveedores previamente establecida y la remitirá al equipo responsable de consolidar la información. 5.2 DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS DE REEVALUACIÓN La reevaluación de los proveedores de bienes y servicios de Centrales Eléctricas, se basará en los siguientes criterios: Cumplimiento en la Entrega: Se define como el cumplimiento por parte del proveedor de la fecha pactada en el contrato suscrito entre las partes para la entrega del bien o servicio u obra. Cumplimiento de Especificaciones Técnicas: Se define como el cumplimiento de las características técnicas contratadas. Página 7 de 15

8 Y Agilidad en Trámites Documentales: Se relaciona con el cumplimiento en la remisión por parte del proveedor de los documentos correctamente diligenciados, requeridos para la legalización y liquidación del contrato. En caso de obras y servicios, incluye también los registros necesarios para evidenciar el cumplimiento del cronograma de trabajo, garantías, oportunidad en los informes de cantidad de obra o entregas parciales, facturación, celeridad en la aplicación de correctivos y preventivos. Atención Oportuna de Requerimientos: Se relaciona con la respuesta eficiente y oportuna por parte del proveedor ante cualquier inquietud, solicitud y/o requerimiento realizado por CENS. Desempeño Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (aplica para reevaluación de Obras y Servicios): Se relaciona con el cumplimiento de la normatividad de seguridad y salud ocupacional durante la ejecución de los trabajos, así como la definición y cumplimiento por parte del proveedor del Programa de Salud Ocupacional establecido, según Decisión Empresarial 095 del 2010, Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional para el trabajo con Contratistas. Desempeño Ambiental (aplica para reevaluación de Obras y Servicios): Se relaciona con el cumplimiento de la normativa ambiental durante la ejecución de los trabajos, así como la definición y cumplimiento por parte del proveedor del Programa de Manejo Ambiental. Página 8 de 15

9 Y 5.3 PONDERACIÓN CRITERIOS DE EVALUACIÓN Los siguientes son los porcentajes que se asignarán a cada criterio de reevaluación, según la descripción a la que se ajuste el contrato a reevaluar: Aplicación de Criterios de Reevaluación Bienes CRITERIO DE REEVALUACIÓN Cumplimiento en la Entrega Cumplimiento de Especificaciones Técnicas Agilidad Trámites Documentales en PUNTAJE MÁXIMO 40% 40% 10% DESCRIPCIÓN 1. Se asignará el 40% si el proveedor entregó los bienes de forma oportuna y razonable, conforme a lo pactado en el contrato sus adiciones y/o modificaciones. 2. Se asignará el 0% si el proveedor no entregó los bienes de forma oportuna y razonable de conformidad a lo definido en el contrato sus adiciones y/o modificaciones. 1. Se asignará el 40% si el producto cumplió con todos los requisitos y exigencias especificadas en el contrato sus adiciones y/o modificaciones 2. Se asignará el 0% si el producto no cumplió con todos los requisitos y exigencias especificadas en el contrato sus adiciones y/o modificaciones. 1. Se asignará el 10% si el proveedor entregó la documentación correctamente diligenciada y de forma oportuna. 2. Se asignará 0% si la empresa solicitó más de una (1) vez corrección o modificación o incumplió con la fecha acordada para entregar la documentación corregida. Página 9 de 15

10 Y CRITERIO DE REEVALUACIÓN PUNTAJE MÁXIMO DESCRIPCIÓN Se realiza según anexo Evaluación Ambiental, en caso de que Desempeño Ambiental 1 10% no aplique este criterio el peso porcentual del criterio Agilidad en trámites documentales será del 20%, de tal forma que complete el 100% de la calificación total. Aplicación Criterios de Reevaluación de Obras y Servicios CRITERIO DE EVALUACIÓN Cumplimiento en la Entrega PUNTAJE MÁXIMO 30% DESCRIPCIÓN 1. Se asignará el máximo puntaje si la ejecución del contrato finaliza conforme a lo pactado en el contrato sus adiciones y/o modificaciones 2. No se asignará puntaje si el contrato no concluye conforme a lo pactado en el contrato sus adiciones y/o modificaciones por hechos o actos imputables al proveedor. 1. Se asignará el máximo puntaje si el contrato se ejecutó cumpliendo con los requisitos y exigencias especificadas en Cumplimiento Especificaciones Técnicas de 40% el contrato sus adiciones y/o modificaciones. 2. No se asignará puntaje si el contrato se ejecutó incumpliendo total o parcialmente los requisitos y exigencias especificadas en el contrato sus adiciones y/o modificaciones. 1 Este criterio aplica únicamente para los contratos que suministren bienes como Plaguicidas, medicamentos, Baterías plomo ácido, pilas, acumuladores, llantas, Bombillas, Computadores y/o periféricos, celulares, tóner y cartuchos y equipos de refrigeración. Página 10 de 15

11 Y CRITERIO DE EVALUACIÓN Agilidad en Trámites Documentales Desempeño Seguridad Industrial y Salud Ocupacional 3 PUNTAJE MÁXIMO 10% 10% DESCRIPCIÓN 1. Se asignará máximo puntaje si el proveedor entregó la documentación 2 correctamente diligenciada y de forma oportuna 2. No se asignará puntaje si CENS solicitó más de una (1) vez corrección o modificación o incumplió con la fecha acordada para entregar la documentación corregida. 1. Se asignará máximo puntaje así: Al proveedor cuyo Índice de Lesión Incapacitante (ILI) este en el rango de 0.1 a 0.5 se asignará 8%; si se evidencie el cumplimiento en el reporte oportuno de los incidentes y accidentes (Anexo No.3 de la Decisión Empresarial 029 del 2012, Manual de Interventoría) se asignará 1% y si cumple con el reporte de las acciones correctivas implementadas para evitar su recurrencia (Anexo No.4 de la Decisión Empresarial 029 del 2012, Manual de Interventoría), se asignará el 1%. 2. Se asignará un puntaje de 5% así: Al proveedor cuyo Índice de Lesión Incapacitante (ILI) este en el rango de 0.5 a 1.0, se asignará 3%; si se evidencia el cumplimiento en el reporte oportuno de los incidentes y accidentes 2 Incluye documentos tales como: informes de seguimiento de avance de trabajos, Afiliación y pagos oportunos al Sistema de Seguridad Social Integral, Afiliación y pagos oportunos de Pagos Parafiscales, Facturación sin errores y entrega oportuna de documentación contractual pactada o requerida por el interventor del contrato. 3 Este criterio aplica únicamente para los contratos de servicios u obras donde el personal del proveedor tenga contacto directo con la red o elementos asociados a la red y al Sistema de Distribución de CENS. Por ejemplo: Mantenimiento de Redes, Remodelación de Redes, Expansión de Redes, Mantenimiento de Subestaciones, etc. Página 11 de 15

12 Y CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE MÁXIMO DESCRIPCIÓN (Anexo No.3 de la Decisión Empresarial 029 del 2012, Manual de Interventoría) se asignará 1% y si cumple con el reporte de las acciones correctivas implementadas para evitar su recurrencia (Anexo No.4 de la Decisión Empresarial 029 del 2012, Manual de Interventoría) se asignará el 1%. 3. No se asignará puntaje al proveedor cuyo Índice de Lesión Incapacitante (ILI) sea mayor a uno (1) Se realiza según anexo evaluación Ambiental, en caso de Desempeño Ambiental 4 10% que no aplique este criterio el peso porcentual del criterio Agilidad en trámites documentales será del 20%, de tal forma que complete el 100% de la calificación total. Para los contratos de Obras y Servicios donde el personal no tenga ningún contacto directo con la red o elementos asociados a la red y al Sistema de Distribución de CENS, el peso porcentual del criterio Cumplimiento en la Entrega será del 40%, de tal forma que complete el 100% de la calificación total. 4 Este criterio aplica únicamente para los contratos de servicios u obras donde el personal del proveedor tenga contacto directo con la red o elementos asociados a la red y al Sistema de Distribución de CENS. Por ejemplo: Mantenimiento de Redes, Remodelación de Redes, Expansión de Redes, Mantenimiento de Subestaciones, etc. Página 12 de 15

13 Y 5.4 PERIODO DE REEVALUACIÓN Bienes: una vez sea recibido el bien, se procederá a realizar la valoración aplicando los cuatro (4) criterios: Cumplimiento en la Entrega, Cumplimiento de Especificaciones Técnicas, Agilidad en Trámites Documentales y Desempeño Ambiental (si aplica). Una vez diligenciada la plantilla de Reevaluación a proveedores la información debe ser remitida al equipo de compras y suministros para su consolidación. Cuando exista pluralidad de entregas se debe reevaluar cada una aplicando la plantilla de Reevaluación de Proveedores previamente establecida, promediando los puntajes parciales de las entregas para determinar el puntaje total de la reevaluación Obras y servicios: una vez finalizado el tiempo de ejecución de la obra y servicio, se procederá a realizar la valoración aplicando los criterios de: Cumplimiento en la Entrega, Cumplimiento de Especificaciones Técnicas, Agilidad en Trámites Documentales, Desempeño Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (si aplica), Desempeño Ambiental (si aplica). Una vez diligenciada la plantilla de evaluación a proveedores la información debe ser remitida al equipo de compras y suministros para su consolidación. 5.5 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES De acuerdo con el Sistema de Reevaluación de Proveedores de Bienes y Servicios definida para CENS, se establece la siguiente clasificación según el porcentaje total obtenido en la reevaluación: Página 13 de 15

14 Y PONDERACIÓN TOTAL DESEMPEÑO (CATEGORÍA) DESCRIPCIÓN Proveedor que permite a CENS DESCUENTO PARA FUTUROS PROCESOS Desempeño asegurar la prestación del servicio y el 90% - 100% muy satisfactorio desarrollo de los proyectos empresariales, disponiendo con 0 puntos (AAA) bienes y servicios de calidad y forma oportuna. Proveedor que cumple los requisitos y Menor que 90% y mayor o igual a 70% Desempeño satisfactorio (AA) permite a CENS la prestación del servicio y la viabilidad del desarrollo de proyectos empresariales, disponiendo con bienes y servicios de 1 punto calidad en el corto plazo. Proveedor que incumple con regularidad con los requisitos Menor que 70% y mayor o igual a 50% Desempeño insatisfactorio (A) exigidos, los productos o servicios deben ser sometidos a inspecciones para determinar su calidad y aumenta el riesgo para la prestación del 2 puntos servicio y el desarrollo de los proyectos empresariales. Desempeño Proveedor que no cumple con los Menor a 50% muy insatisfactorio requisitos exigidos, los productos o servicios de mala calidad y deben ser 3 puntos (No Confiable) sometidos a inspecciones rigurosas. Página 14 de 15

15 Y 6. COMUNICAR LOS RESULTADOS DE LA REEVALUACIÓN Una vez concluida la Reevaluación se informara al contratista, a través de comunicación suscrita por el Responsable de la Reevaluación y el Gerente General, el porcentaje obtenido y la categoría en la cual quedo clasificado. Así mismo, los resultados consolidados se remitirán al área responsable de la actualización en el Sistema de Gestión de Calidad. Página 15 de 15

16 FICHA DE REVISIONES Y MODIFICACIONES FECHA DE MODIFICACIONES DESCRIPCIÓN 05 de Octubre de Se Ingresa por primera vez en el Módulo del Sistema de Gestión V1 la Guía Metodológica para la Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores de Bienes y Servicios de CENS No. SCD PROPONENTE 0622 Raúl Eduardo Arévalo Hernández Jefe de Área Servicios Logísticos