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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Asignación de espacios deportivos Descripción de actividades - Asignación de espacios deportivos DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Gestionar las actividades necesarias con el fin de asignar los espacios o escenarios del Centro Deportivo para la ejecución de prácticas libres, cursos y eventos. 2. ALCANCE El proceso inicia con la solicitud para la reserva del espacio y finaliza con la asignación del mismo. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Lineamientos y Reglamentos Lineamientos Acuerdo de servicio Préstamo de escenarios Acuerdo de servicio Préstamo de escenarios para eventos 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Coordinador Administrativo 4.2. Responsabilidades Coordinador Administrativo : Velar por el cumplimiento del reglamento para la gestión de eventos y de los acuerdos de nivel de servicio definidos. s: Dar asesoría a las unidades para la gestión de eventos. Dependiendo de los requerimientos del evento se le debe indicar a la unidad solicitante la(s) áreas de la Gerencia del Campus más pertinentes que se deben contactar para la organización del evento. En caso de que se requiera, se debe gestionar la organización de los equipos (mesas, video beam, sillas, entre otros) del espacio solicitado para la realización de los eventos. Solicitante: Gestionar la planeación, organización y ejecución de los eventos. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 5. DEFINICIONES ANS: Acuerdo de nivel de servicio. Ez Facility: Software de control estadístico de usuarios y escenarios. Prácticas libres: Práctica no supervisada que realiza una persona o varias en los escenarios deportivos y recreativos del. No requiere reserva y está sujeta a la disponibilidad de espacio en el momento solicitado. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo Asignación de espacios deportivos 6.2. Descripción de actividades - Asignación de espacios deportivos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de reserva de espacio Solicitante: Unidades académicas/administrativas/empleado/estudiante/decanatura de Estudiantes Espacio asignado Solicitante: Unidades académicas/administrativas/empleado/estudiante/decanatura de Estudiantes 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Solicitar reserva de espacio Se realiza la solicitud de reserva de espacio a través del formato de solicitud de asignación de escenarios. Solicitante Formato de solicitud de asignación de escenarios 2 Validar requisitos Solicitar inscripción al Diligenciar formato de inscripción al Validar disponibilidad En la reserva de espacios para prácticas libres se validan los siguientes requisitos: Ficha médica vigente del solicitante. Estar habilitado en el sistema Ez Facility. Se le indica al solicitante que debe diligenciar el formato de inscripción al para poder continuar con la reserva del espacio. Se diligencia el formato de inscripción al y se le entrega al Auxiliar de Deporte. En la reserva de espacios para eventos se valida en el sistema Ez Facility.la disponibilidad del espacio. Solicitante Ez Facility. 6 Evaluar solicitud y Se evalúa la solicitud para conocer / Ez Facility. Formato de inscripción al Centro Deportivo Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Asignación de espacios deportivos MACROPROCESO Servicios Institucionales dar asesoría sobre requerimientos del evento NIVEL 1 Servicios Logísticos NIVEL 2 Administración de espacios físicos cuántas personas van a asistir al evento Coordinador y los requerimientos específicos para su Administrativo ejecución. De acuerdo a los requerimientos se le da una asesoría a la unidad solicitante informándole las acciones que debe llevar a cabo y las unidades con las que se debe comunicar para poder gestionar la organización el evento. 7 Cuadrar espacios para asignaciones En las solicitudes de espacios para cursos, clases, selecciones y torneos internos se deben evaluar y cuadrar los distintos espacios de acuerdo a sus requerimientos. 8 Asignar espacio La asignación o reserva del espacio se realiza en el sistema Ez Facility. 9 Enviar confirmación del espacio junto con reglamento y ANS Se envía por correo electrónico al solicitante la confirmación del espacio junto con el reglamento correspondiente y los ANS. Para los casos de eventos en espacios deportivos, el solicitante es responsable de la organización del evento. Solicitante 10 Organizar evento Ez Facility 1- Confirmación de espacio 2- Reglamento 3- ANS 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. Lineamientos y Reglamentos Centro Deportivo 2015 Formato de solicitud de asignación de escenarios Formato de inscripción al Acuerdo de servicio Préstamo de escenarios Acuerdo de servicio Préstamo de escenarios para eventos Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 8. INDICADORES UTILIZACIÓN DE ESPACIOS DEL CENTRO CEPORTIVO Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Auxiliar Deportivo Brindar herramientas prácticas para medir el rendimiento de utilización de escenarios en el, discriminando el tipo de usuario, departamento y tipo de actividad. 1. Se debe descargar la información del software Ez Facility 2. Esta información es pegada en la hoja de control (Excel) que ya se encuentra debidamente formulada. 3. Método de pegado: FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Pegamos los datos de fecha, hora inicial y hora final, el archivo identifica el mes de la reserva con un número dependiendo del mes, es decir enero 1, febrero 2, marzo 3. Formula (=MES), de igual manera el archivo registra la duración (hora final hora inicial). Copiamos del Ez Facility el nombre de la actividad, responsable, departamento o facultad y número de usuarios, en celdas diferentes. Con el nombre de la actividad identificamos el tipo de reserva por medio de listas desplegables (selecciones, cursos, clases etc.). Luego de esto, la formulación del archivo identifica y grafica los indicadores de uso. Formulas Excel: o Tipo de actividad departamento o facultad (=SI) o Horas utilizadas por actividad y dependencia = (+SUMAR.SI.CONJUNTO ( ). o Horas disponibles = + (días lunes a viernes*horario de atención lunes a viernes + días sábados *horario de atención sábados) o Porcentaje participación uso vs disponibilidad: =SI.ERROR (cantidad horas usadas mes/cantidad horas disponibles;""). Unidad de Medida Fórmula Horas uso día, mes, semestre, año Horas utilizadas/horas disponibles Variables Cantidad horas usadas: Corresponde al número de horas disponibles Horas disponibles: Corresponde al número de horas usadas Limitaciones Fuente de datos Restricciones del indicador Ez Facility Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Granularidad Tipo de usuario, departamento y tipo de actividad. Periodicidad Meta Mensual Lo ideal es que el porcentaje de utilización de escenarios en temporada alta sea superior al 80% y en temporada baja como mínimo sea un 40%. Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Reservar el mismo espacio en la misma fecha y hora para eventos diferentes. Fallas en el sistema Ez Facility. Daños en los espacios asignados. Error en asignación o modificación de reservas. CALIDAD DE SERVICIO Atención no adecuada al usuario, trato inadecuado del usuario al funcionario del. ADMINISTRATIVO Incumplimiento del reglamento y ANS. LEGAL No cumplir con la normatividad. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 09/09/ Publicación 11/10/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de procesos 09/09/2016 REVISÓ Andres Marcelo Franco Auxiliar Deportivo 13/09/2016 Diana Dalmau Coordinador 06/10/2016 APROBÓ Diana Dalmau Coordinador 06/10/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 6