El presente instructivo debe ser aplicado por la Dirección de Recursos Humanos en la Universidad Científica del Sur.

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2 2 / 5 1. OBJETIVO Describir las pautas que deben realizar la elaboración de la Nómina de Personal, incluye todas las actividades comprendidas desde la clasificación inicial de novedades, hasta la revisión de nómina preliminar. 2. ALCANCE El presente instructivo debe ser aplicado por la Dirección de Recursos Humanos en la Universidad Científica del Sur. 3. BASE LEGAL Y OTROS DOCUMENTOS 3.1 rmas y Decretos establecidos por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. 4. DEFINICIONES 4.1 Nómina de Personal: Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística. 4.2 tuaciones o actos administrativos: Son un tipo de novedades, las cuales requieren de algún cálculo adicional antes de ser ingresado al stema de cálculo de Planilla de Personal; debe ser realizado por un personal competente de la Dirección de Recursos Humanos. 4.3 Fecha de Cierre de Nómina de personal: Fecha en que no se aceptará la recepción de ninguna novedad que afecte el cálculo de la planilla. 4.4 Regularización de incidencias: Son todas aquellas novedades que no se consideraron para la elaboración de la planilla de un periodo, y que tendrá que ser incluida en la planilla del mes siguiente. 4.5 Justificaciones no procesadas: Son todas aquellas novedades que son enviadas antes de la fecha de cierre de Planillas. 5. CONDICIONES BÁSICAS 5.1 El Director de Recursos Humanos tiene la responsabilidad final de sustentar el cumplimiento de todas las etapas de la elaboración de la nómina de personal. 6. CONDICIONES ESPECÍFICAS 6.1 Es de responsabilidad del Director de Recursos Humanos firmar las planillas elaboradoras. 6.2 EL encargado de recepcionar la toda documentación de sustento de nómina deberá verificar que toda la documentación tenga las firmas o vistos buenos requeridos, adjunte toda la documentación sustentatoria y este dentro de los plazos establecidos; en caso contrario está impedido de realizar esta labor. 6.3 El responsable de planillas deberá guiarse del instructivo de situaciones administrativas para realizar los cálculos antes de ingresarlos en el sistema de planillas de personal. 6.4 La Dirección de recursos Humanos no recepcionará ninguna novedad fuera de las fechas establecidas en el cronograma de envío de novedades aprobado por la Dirección Central de Administración y Finanzas. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N Acción Responsable 1 El responsable de planillas verifica la documentación antes de su recepción. 1.1 la documentación no cumple con los requisitos, la devuelve para levantamiento de observaciones. 1.2 la documentación cumple con los requisitos, se prepara a recepcionar la documentación. 2 El responsable de Planillas recepciona novedades (Ingresos, descuentos y acciones administrativas) filmándole el cargo. 3 El responsable de planillas clasifica las novedades por empresas, luego por sedes, por información mensual y horas. 4 El responsable de planillas verifica si se trata de una situación administrativa o no. 4.1 se trata una situación administrativa, se guía del instructivo para el manejo de las situaciones administrativas y procede a efectuar sus respectivos cálculos. 4.2 no se trata una situación administrativa, revisa las novedades externas y realiza ajustes que no impliquen incumplimiento de los requisitos. 5 EL responsable de planillas realiza ingreso de todas las novedades al sistema.

3 3 / 5 N Acción Responsable 6 El responsable de planillas realiza liquidación previa de nómina para revisar que el ingreso de las novedades hayan sido asumidos correctamente por el sistema; paralelamente se genera previo de nómina en medio físico (en formato Excel y los sustentos respectivos) para revisión general. 7 El responsable de planillas verifica las planillas impresas con el formato en Excel y los sustentos respectivos; 7.1 hay alguna regularización, se realizan las correcciones si la hubiese y el ingreso de todas las regularizaciones de incidencias (ver anexo 1.2). 7.2 no hay alguna regularización, se prepara para importar el archivo de tardanzas y faltas del personal. 8 El responsable de planillas realiza el proceso determinado en los puntos 8 y 9 con excepción de las Asistencia. 9 El responsable de planillas revisa la planilla hasta que esté conforme. 10 El responsable de planillas autentica el cálculo de la EPS, hasta que esté conforme. 11 El responsable de planillas imprime la planilla para la revisión del encargado del área (las planillas se imprimen por Centro de Costos y por orden alfabético, ver formatos). Fin Responsable de planillas 8. FORMULARIOS Y/O REPORTES Documento Cód. de Formulario Cód. de Cartilla de Inst. Nómina mensual. UCSUR-HR-F-4-V1 UCSUR-HR-CI-4-V1 Formato de Excel de cálculo de nómina mensual. UCSUR-HR-F-5-V1 UCSUR-HR-CI-5-V1 Cuadro de justificaciones no procesadas. UCSUR-HR-F-6-V1 NO APLICA Listado de regularizaciones de incidencias. UCSUR-HR-F-7-V1 UCSUR-HR-CI-7-V1 9. ANEXOS DESCRIPCIÓN ANEXO 9.1 Flujograma A

4 4 / 5 ELABORACIÓN DE NÓMINA DE PERSONAL (1) DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS INICIO Recepción y clasificación de novedades Asistente verifica la documentación antes de su recepción. La documentación cumple con los requisitos? Devuelve para levantamiento de observación. Se recepciona novedades (Ingresos, descuentos y acciones administrativas) Firmándole el cargo ver anexo 2.1 Se clasifica las novedades por empresas, luego por sedes, por información mensual y horas. Se verifica si se trata de una situación administrativa o no. Ingreso de los actos administrativos al sistema Es una situación adminstrativa? Asistente ve instructivo para el manejo de las situaciones administrativas y procede a efectuar sus respectivos cálculos. Revisa las novedades externas y realiza ajustes que no impliquen incumplimiento de los requisitos. Se realiza ingreso de todas las novedades al sistema. Se ingresan los datos necesarios para ejecutar los siguientes procesos: cálculo de cuotas de las cuentas corriente, cálculo de la asistencia. Se procede a ejecutar el proceso de cálculo de planilla en el sistema y se imprime los reportes por sedes y categorías. Se importa del sistema de asistencia el archivo con las tardanzas y faltas del personal al sistema de planilla. Se ingresan las justificaciones no procedas antes del cierre de planilla, posteriormente se ingresan los ceses y las vacaciones del personal. Realiza liquidación previa de nómina para revisar que el ingreso de las novedades hayan sido asumidos correctamente por el sistema. Adicionalmente genera previo de nómina en medio físico (formato en Excel y los sustentos respectivos) para revisión general. Generación de previa nómina (física) Las planillas impresas se verifican con el formato en Excel y los sustentos respectivos. Hay alguna regularización? Se realizan las correcciones si la hubiese y el ingreso de todas las regularizaciones de incidencias (ver anexo 1.2). 1 2

5 5 / 5 ELABORACIÓN DE NÓMINA DE PERSONAL (2) DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1 Generación de la nómina definitiva y proyección de actos administrativos Se revisa la Planilla y EPS. Está conforme la planilla? Se autentifica el cálculo de la EPS. Está conforme la planilla? Se imprime para la revisión del encargado del área (las planillas se imprimen por Centro de Costo y por orden alfabético). Fin