Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES...

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Descripción de actividades DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 9 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Inventariar el material bibliográfico que se encuentra en el Sistema de Bibliotecas con el fin de verificar faltantes en la colección. 2. ALCANCE El proceso inicia definiendo la colección que se va a inventariar, y finaliza con la identificación del material bibliográfico perdido y arreglos de inconsistencias. De acuerdo a los resultados, se determina que material se va a reponer y se envía el envío de un reporte del material inventariado y perdido a Auditoría. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI Liderazgo Académico: 1.7.1: Aumentar la cantidad y calidad de los recursos bibliográficos orientados al proceso de investigación y al fortalecimiento de la docencia. PDI Liderazgo Académico: 1.7: Contar con los recursos e infraestructura de apoyo académico para el desarrollo de las actividades de docencia e investigación/creación Lineamientos Cumplir con las recomendaciones y requerimientos dados por auditoria Realizar muestra anual de material bibliográfico a través del proceso de físico, para establecer la cantidad de recursos que no estarán disponibles en el servicio. Elaborar cronograma de, determinando fechas y personal responsable. Anualmente se realizará una capacitación pre-. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso 4.2. Responsabilidades Auxiliares de Biblioteca: Recibe capacitación sobre toma física de. Inicia toma física de con la herramienta asignada; debe realizar una lectura de códigos de barras, cuyo registro en la Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 máquina de, asegure que se realizó el. Informar en planilla de avance de, inconvenientes con redes o lectura de códigos de barras. Gestores de Servicios de Información: Previo al, debe preparar la colección bibliográfica para la toma de. Recibe la capacitación y cronograma de, distribuye auxiliares en su área para toma física, lleva control de avance de. Recibe reporte de faltantes para proceder a ubicación manual e. Reporta faltantes definitivos. Jefe Administrativo: Elabora el reporte tomado del sistema donde se incluye las colecciones a ser inventariadas de acuerdo a las etapas definidas para pre-, (cronograma: pre, toma física, reporte de faltantes, Reporte ), y post, resultados. Jefe de Servicios de Información: Avala inicio de toma física de según cronograma. -Recibe y revisa listado de material bibliográfico a inventariar. -Revisa informes de toma física y presenta informe final de donde debe reportar el comparativo entre el material inventariado y el faltante respecto a los informes de pre. Determinar qué material bibliográfico se debe adquirir para reemplazar los faltantes y luego solicitar cambio de estado de material perdido e inicia proceso de recuperación por compra o por pago de multa. Coordinador de Servicios de Información: Presenta cronograma de y personal a cargo de realizarlo. Capacita a todo el personal del área de Servicios sobre la metodología para realizar el. Informa sobre terminación de. 5. DEFINICIONES Inventario: Proceso de verificación a través de la toma física de los recursos bibliográficos físicos que se encuentren disponible en las colecciones del Sistema de Bibliotecas, para detectar material bibliográfico faltante. Determinados los faltantes, se procederá a su adquisición. Reporte de faltantes: Relación de material bibliográfico no inventariado. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Reporte de : Listado de material bibliográfico donde se describe el título, autor, número de clasificación Dewey, código de barras, fecha creación del registro, tipo de material, ubicación habitual, Biblioteca. : Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. Toma física: Proceso de lectura de códigos de barras ubicados en el material bibliográfico para su. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas 6.2. Descripción de actividades - Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Lisita de recursos a inventariar Reportes Jefatura Administrativa Informe final de, colecciones inventariadas Sistema de Bibliotecas y Auditoría ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Preparar Se establece el cronograma, los recursos tecnológicos necesarios y se realizan capacitaciones para realizar el de colecciones. Se envía un correo electrónico con el cronograma de. COORDINADOR SERVICIOS - SERSB Generar y enviar lista de recursos a inventariar Se elabora el script y se solicita su ejecución a través de un caso que se registra en la Mesa de Ayuda de la DSIT. El resultado de la ejecución del script es un archivo plano que es importado a Excel obteniendo así la lista de recursos que conforman la colección que va a ser inventariada. Este listado que se obtiene, es el JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM FOR Lista de recursos a inventariar INF Informe de pre Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 insumo a partir del cual se elabora el Informe de Pre, el cual se envía al Jefe de Servicios para su revisión. 3 Validar lista de recursos a inventariar Se revisa la lista, filtrando los tipos de ítems a inventariar. FOR Lista de recursos a inventariar 4 Realizar ajustes y solicitar nuevo reporte Se realizan los ajustes necesarios y se le solicita al Área Administrativa generar nuevamente el reporte. 5 Remitir lista Se le remite la lista a Auditoría, a la Dirección del Sistema de Bibliotecas y al Gestor de cada sala/biblioteca, encargado de hacer el. COORDINADOR SERVICIOS - SERSB FOR Lista de recursos a inventariar INF Informe de pre 6 Hacer Con base en la lista de recursos a inventariar, y recursos de inventariado como máquinas pocket colection, planillas de avance de, señaladores, guantes y tapabocas, se realiza el en cada sala o biblioteca y se registra su avance en el formato correspondiente. AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS FOR Planilla avance de 7 Notificar fin de Se notifica por correo electrónico al Coordinador de Servicios la terminación de la toma física del de su respectiva sala/biblioteca. GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB 8 Determinar si hay faltantes Se cruza la lista de material a inventariar y el reporte de material inventariado que provee para determinar si hay recursos faltantes por inventariar. JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM Generar y enviar informe de material inventariado por sala/biblioteca Luego de la solicitud del Coordinador de Servicios, se genera un informe con base en el formato establecido, del material inventariado y de los recursos faltantes, por cada sala o biblioteca y se envía al Gestor de cada sala/biblioteca, al Coordinador y al JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM FOR Reporte de material inventariado y faltantes Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Jefe de Servicios por correo electrónico. 10 Verificar nuevamente el Se revisa la colección de acuerdo a la numeración topográfica. Los recursos faltantes localizados, se deben apartar para hacer un nuevo. Esta actividad también la puede realizar el Auxiliar de Biblioteca. GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB 11 Revisar último préstamo registrado del material En caso de que no se localicen los recursos faltantes, se revisa en el sistema el último préstamo registrado del material bibliográfico, y el último en el que se registró. Esta información se debe relacionar en la planilla respectiva de como informe final. Si durante la búsqueda se ubica material, de igual forma se debe relacionar: UBICADO y NO ENCONTRADO. GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB FOR Reporte de material inventariado y faltantes 12 Generar informe de perdidos e inventariados Con el reporte que realizan los gestores, se genera un informe por sala/biblioteca satélite con la información de los recursos considerados 'perdidos' y de los recursos inventariados. Este informe se le envía a Auditoría por correo electrónico. FOR Reporte de material inventariado y faltantes 13 Consolidar reportes de todas las salas Se consolidan todos los informes de de cada sala, en el formato correspondiente. INF Informe de pos 14 Cambiar estado a 'perdido' Por solicitud del Jefe de Servicios, la unidad de Análisis de Información debe cambiar el estado del material a 'perdido' en. COORDINADOR ANÁLISIS INFORMACIÓN - TAINF Enviar a Auditoría Se envía el informe de consolidado a Auditoría por correo electrónico siguiendo el formato definido para tal fin. INF Informe final 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 INTERNOS (Cadena de Valor) FOR Lista de recursos a inventariar FOR Reporte de material inventariado y faltantes FOR Planilla avance de INF Informe de pre INF Informe de pos INF Informe final de MAN Manual de Sistema de Bibliotecas PDI: Sistema de Bibliotecas REG Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. 8. INDICADORES RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS FALTANTES COLECCIÓN ABIERTA Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Jefe Administrativo y Jefe de Servicios de Información Identificar el porcentaje de material bibliográfico faltante en la colección. FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Elaboración de reportes que listen la cantidad de material bibliográfico existente a una fecha de corte. Se procederá a verificar existencias del listado a través de la lectura de códigos de barras para determinar que material no se encuentra en colección físicamente. Ubicado el material faltante se procede a realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su información. Se procede recuperación de material bibliográfico faltante. Porcentaje, unidades. Fórmula [ # de ítems perdidos de colección abierta / # de ítems de colección abierta] * 100 % Variables Limitaciones Numerador: Cantidad de material bibliográfico faltante de colección abierta. Denominador: Cantidad de material bibliográfico registrado de colección abierta. No aplica Fuente de datos Granularidad Periodicidad Sistema Por biblioteca/sala Anual. Meta 1% Observaciones Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS FALTANTES COLECCIÓN CERRADA Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Jefe Administrativo y Jefe de Servicios de Información Identificar el porcentaje de material bibliográfico faltante en la colección. FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Elaboración de reportes que listen la cantidad de material bibliográfico existente a una fecha de corte. Se procederá a verificar existencias del listado a través de la lectura de códigos de barras para determinar que material no se encuentra en colección físicamente. Ubicado el material faltante se procede a realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su información. Se procede recuperación de material bibliográfico faltante. Porcentaje, unidades. Fórmula [ # de ítems perdidos de colección cerrada / # de ítems de colección cerrada] * 100 % Variables Limitaciones Numerador: Cantidad de material bibliográfico faltante de colección cerrada. Denominador: Cantidad de material bibliográfico registrado de colección cerrada. No aplica Fuente de datos Granularidad Periodicidad Sistema Por biblioteca/sala Anual. Meta 1% Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Pasar por alto material bibliográfico en el proceso de toma de. Fallas en la toma física, manipulación indebida de la herramienta utilizada para la toma física, o falla en la red que suministra los datos de aprobación de en el sistema. CALIDAD DE SERVICIO Molestias en las salas y bibliotecas satélites por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma física del material. Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 13/05/2015 Publicación 12/01/ Elaboración 06/03/2017 Publicación 02/06/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña INGENIERO PROCESOS (T) - PROY /03/2017 REVISÓ Ricardo Flórez Alberto Monsalve SBSER COORDINADOR SERVICIOS - SERSB /05/ /05/2017 APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS - SBI /05/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 9