Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Descripción de actividades Vinculación y contratación de personal administrativo de la Facultad de DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Gestionar las actividades necesarias por parte de la Facultad de para tramitar la vinculación y contratación de personal administrativo. 2. ALCANCE El proceso inicia identificando la necesidad de contratar personal administrativo, y finaliza enviando una notificación sobre la decisión de contratación, posterior a la entrevista de los candidatos al cargo. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica Lineamientos No aplica. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Secretaria General Facultad de 4.2. Responsabilidades Secretaria General y Jefe inmediato: Garantizar que la descripción y el perfil de cargo contemplen la totalidad de las responsabilidades y funciones requeridas. 5. DEFINICIONES GHDO: Gestión Humana y Desarrollo Organizacional 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Descripción de actividades Vinculación y contratación de personal administrativo de la Facultad de ENTRADA Vacante de cargo o necesidad de crear un nuevo cargo Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Comité de Decanatura Facultad de Concepto de entrevista del jefe inmediato del cargo GHDO Fase 1: Construcción de descripción y perfil de cargo ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Identificar necesidad de contratación de personal administrativo Modificar/construir descripción y perfil del cargo Revisar descripción y perfil del cargo Enviar descripción y perfil del cargo Se identifica la necesidad de contratar una persona en caso de que haya una vacante o en caso de que se requiera crear un nuevo cargo. Se modifica o construye la descripción y perfil de cargo según sea el caso, de acuerdo a los formatos requeridos por GHDO. Se envían dichos formatos al jefe inmediato del cargo para su revisión Se revisa la descripción y perfil del cargo y se realizan los ajustes necesarios. Se envía el formato de descripción y perfil de cargo por correo electrónico a GHDO. Comité de decanatura Secretaria General Jefe inmediato Secretaria General Formato de descripción y perfil de cargo Formato de descripción y perfil de cargo Formato de descripción y perfil de cargo Fase 2: Entrevistas 5 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Realizar entrevistas y enviar concepto a GHDO Una vez GHDO notifique la selección de candidatos para ocupar el cargo, se gestiona una entrevista con el jefe inmediato del cargo y la Secretaria General. Si se requiere, el Decano de la Facultad participará en la entrevista. Jefe inmediato /Secretaria General Notificación de decisión de contratación Posterior a la entrevista, se notifica a GHDO la decisión sobre la contratación de la persona entrevistada. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Vinculación Planta, Temporales, Aprendices Formato de descripción y perfil del cargo 8. INDICADORES TIEMPO DE VINCULACIÓN Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición IND GHDO / Secretaria general de facultad Medir el tiempo que tarda la vinculación de un empleado desde que se identifica la necesidad Días que pasan entre la Fecha en que se identifica la necesidad de vinculación y la Fecha efectiva en que se vincula el nuevo empleado menos FICHA DEL INDICADOR Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Días Fvinc Fsolic Fvinc= Fecha en que se vincula el nuevo empleado Fsolic= Fecha en que se envía a GDHO la solicitud de selección de un nuevo empleado No se conoce el proceso que adelanta GDHO Fuente de datos Correos electrónicos Contratos laborales Granularidad Periodicidad Meta Observaciones Por empleado nuevo vinculado Anual 15 días Buena parte del proceso depende de GDHO, por lo que no es una meta que pueda Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 controlar la facultad 9. RIESGOS OPERATIVO Demoras en el diligenciamiento y en la revisión del formato de descripción de cargo y perfil. Que el candidato seleccionado no acepte la oferta y se deba iniciar de nuevo el proceso. CALIDAD DE SERVICIO Demoras en la aprobación del cargo en GDHO. Desconocimiento del proceso que adelanta GDHO para aprobación de un nuevo cargo y definición de salario. No aplica SEGURIDAD ADMINISTRATIVO No incluir en la descripción y en el perfil de cargo la totalidad de las responsabilidades, funciones requeridas. LEGAL No aplica 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 06/04/2016 Publicación 01/07/ APROBACIÓN ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA Manuela Peña Ingeniera de Procesos 06/04/2016 Rocío Pérez Ingeniera de Procesos 03/05/2016 REVISÓ Deiryn Reyes Secretaria General 14/06/2016 Alberto Poveda Coordinador de Procesos 20/06/2016 APROBÓ Deiryn Reyes Secretaria General 14/06/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 12. ANEXOS No aplica. Vinculación y contratación de personal Dirección de Planeación y Evaluación 6