Solicitud de eventos Sede Caribe PRO FECHA PUBLICACIÓN 04/05/2018

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Nombre del Proceso Descripción de actividades - Nombre del Proceso S CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Brindar soluciones integrales en el desarrollo de eventos, cursos o programas académicos de, Ejecutiva, y Administrativas y Entidades Externas teniendo en cuenta las necesidades del cliente, en el marco de los acuerdos y lineamientos del servicio en Sede Caribe. 2. ALCANCE Desde la validación de la disponibilidad de los espacios, hasta la confirmación de la ejecución del evento en Sede Caribe. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos Costos de los espacios Política de cancelación Anticipos Comunicación del cliente con la persona de la 4. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.1. Diagrama de flujo Descripción de actividades ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Formulario pre-reserva de espacios Sede Caribe Solicitante Confirmación ejecución del evento Solicitante ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE SOPORTE 1. Publicar tarifas Se envía a los usuarios internos el tarifarios de los servicios en caribe. Director de la 2. Solicitar reserva del espacio a Sede Caribe Diligenciar el formulario único de pre-reserva de espacios a través de la página web de Sede Caribe. Ejecutiva Formulario Prereserva Sede Caribe 3. Validar disponibilidad de los espacios De acuerdo a las especificaciones del curso/programa y la cantidad de personas, Outlook Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 evaluar y validar la disponibilidad del espacio más afín para el desarrollo del evento: -Si hay disponibilidad del espacio, ingresar a outlook y realizar la pre-reserva. Confirmar el espacio asignado con el número de la prereserva y enviar: Numero de la prereserva, confirmación de disponibilidad del espacio y el procedimiento a seguir para la solicitud ( el solicitante debe diligenciar el formulario de ). -En caso de que no haya disponibilidad continúa con la actividad Validar prioridad del Evento Validar si alguno de eventos o cursos/programa que se están cruzando se puede reprogramar. En caso de que se puedan reprogramar, se deberá realizar los cambios correspondientes en Outlook. Confirmando por correo electrónico a cada solicitante el nuevo espacio y los horarios asignados., Coordinador de la Director Sede Caribe-Sede Caribe Outlook Si no hay disponibilidad, continuar con la actividad Notificar la no disponibilidad de la Rechazar en outlook la solicitud del espacio y notificar por correo electrónico, la no disponibilidad del espacio al solicitante. Asimismo, ingresar a y cambiar el estado del caso asociado. Fin. Outlook y 6. Validar y confirmar presupuesto En caso de dudas e inquietudes sobre el tarifario, durante la planeación y elaboración del presupuesto del solicitante, podrá solicitar a Sede Caribe, aclaraciones o validaciones en las tarifas de solicitudes especiales, a través del correo de CSC. Ejecutiva Ejecutiva 7. Notificar la cancelación de la prereserva aprobada Enviar un correo a Sede Caribe, notificando la cancelación de la pre-reserva antes de diligenciar el formulario de 8. Cancelar la prereserva del espacio Cancelar el Outlook la pre-reserva del espacio y actualizar el estado del caso en. Enviar correo de cancelación, a través del correo de CSC. Outlook y Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 9. Realizar solicitud de del evento MACROPROCESO NIVEL 1 Aplicar políticas de penalización por cancelación de espacios, si aplica. La unidad solicitante, una vez realizada su planeación y presupuesto debe Diligenciar el formulario web de logísticos de caribe, para tener la reserva en firme con la Sede. o Ejecutiva Formulario solicitud de 10. Contactar el usuario para validar El gestor de proyectos debe contactar a la unidad solicitante para validar el formulario diligenciado y las dudas que se generaron al respecto. Gestor de Proyectos 11. Registra en s los cambios y genera el reporte Una vez se tengan definido los logísticos, se entra a y se hacen los cambios correspondientes y se genera el reporte. Gestor de Proyectos s 12. Enviar a través de SalesForces el reporte a la administradora Se envía el reporte anteriormente generado y se envía a la administradora de la Sede para la verificación de precios que hagan falta por parte de los proveedores. Gestor de Proyectos s 13. Ingresa a y completa los valores con los precios de los proveedores Una vez recibido el reporte por parte del gestor de proyectos, se verifican los y se completa los precios de los proveedores en s. Administradora de la Sede s 14. Elaboración de propuesta económica Según los solicitados, se elabora y se envía a través del correo CSC la propuesta económica. 15. Notificar la no ejecución del evento El usuario envía por correo electrónico la negación de la propuesta económica y la no ejecución del evento. Ejecutiva Continua con la actividad 8 de cancelación de la pre-reserva. 16. Notificar la aceptación de la propuesta económica El usuario envía por correo electrónico la aceptación de la propuesta económica. Para el inicio del trámite de los. Ejecutiva 17. Generar en SIRE el valor de Anticipo Una vez recibida la aceptación de la propuesta económica, se genera por medio de la herramienta SIRE el valor del anticipo a pagar para formalizar la reserva. 18. Enviar documentos para formalizar la reserva. El gestor de proyectos debe enviar a la unidad solicitante: -Acuerdo de compromiso Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 19. Enviar consignación de anticipo y el acuerdo de compromiso firmado MACROPROCESO NIVEL 1 -Datos de cuenta bancaria para consignación del anticipo La unidad solicitante efectúa el pago y envía el comprobante de confirmación de pago y el acuerdo de compromiso firmado. Ejecutiva 20. Confirmar reserva del espacio Ingresar a Outlook y confirmar la reserva de espacio ( dentro de las fechas establecidas). Luego, ingresar a y envía correo al administrador de la. Outlook y 21. Cambio de estado de los casos en SalesForce Ingresa a y cambia el estado (de pendiente a en proceso) de los casos generados por el formulario diligenciado. Se da paso al inicio de trámite de (colas- proveedores) 22. Notificación cancelación evento En caso de cancelación del evento, el usuario envía por medio de correo electrónico la notificación de cancelación. Ejecutiva Academicas 23. Cancelación del espacio Cancelar en Outlook la reserva del espacio y notificar al administrador de la. Enviar correo de cancelación al usuario, aplicando las políticas de penalidad y acuerdo de servicio con los proveedores. Outlook Cancelar solicitudes de servicio con proveedores Enviar al gestor de proyectos el costo de la cancelación Cambio de estado de los casos en Solicitar cambios en los Una vez recibida la notificación de cancelación, el administrador de la realiza la cancelación de las solicitudes hechas con los proveedores y recoge la información sobre los costos que esto conlleva. Envía un reporte con los costos que genera la cancelación de los pedidos con los proveedores. Ingresa a y cambio el estado (de en proceso a cerrado) En caso de cambios en los, el usuario debe enviar por medio de correo electrónico al gestor de proyectos la notificando las modificaciones. Ejecutiva Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Enviar los cambios al Administrador Validar adicionales y actualizar propuesta Envía los costos adicionales al solicitante Notificar la no aceptación de los costos adicionales Confirmación de cambios MACROPROCESO NIVEL 1 Una vez recibido las modificaciones el gestor procede a enviar estas al administrador para que efectué su trámite de verificación El administrador recibe la solicitud y evalúa los costos adicionales y viabilidad de los cambios solicitados. Envía la respuesta sobre los cambios al usuario gestor de proyectos para que este lo comunique con el solicitante. Enviar por medio de correo electrónico los costos adicionales de las modificaciones requeridas, para que el usuario acepte o no los cambios solicitados. El usuario notificar por medio de correo electrónico la no aceptación de los costos adicionales por concepto de los cambios solicitados. Posterior a esto, el usuario debe notificar si desea cancelar o seguir con el evento con los anteriores. El usuario debe confirmar la aceptación de los costos adicionales por motivo de los cambios solicitados. Por medio del correo del CSC. Ejecutiva Ejecutiva 33. Actualización de El administrador actualiza en salesforce los nuevos. El gestor actualiza la propuesta económica para el respectivo proceso de cobro. Administrador 5. S OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO SEGURIDAD Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 ADMINISTRATIVO LEGAL 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración dd/mm/aaaa Publicación dd/mm/aaaa 1 7. APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ NOMBRE CARGO FECHA Angie Chacón Camilo Mendez Ingeniero de procesos 14/11/2017 Liliana Ayala Gestor administrativo 14/11/2017 dd/mm/aaaa APROBÓ Andres Garcia Jefe CSC 14/11/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 7