FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA VERSION: PRO DE 6

Transcripción

1 AREA RESPONSABLE: LA MBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE P 1 H 2 H 3 H 4 H 5 Elaborar las tablas de retención documental, de acuerdo con los procesos, y registros de cada dependencias Presentar para aprobación al las Tablas de Elaborar y tramitar resolución de aprobación de las Tablas de Socializar y capacitar a las Unidades de la Entidad en las Elaborar y generar registros en el desarrollo de los procedimientos 30 d Procesos y Procedimientos Acta de Reunión 5 d INICIO Resolución de aporbación de las Actas de Capacitación Documentos y Registros que soportan el desarrollo de los procedimientos Las TRD se modifican cada vez que se actualicen los procesos y procedimientos de la Entidad H 6 Archivar Documentos en las carpetas creadas, de acuerdo con las tablas de retención documental A Carpetas de con los y registros Almacenar: Nombre de la carpeta, fólderes o base de datos, lugar y medio donde se archivan los documento y registros. Para conservar los y registros (físicos) se utilizan lugares secos, libres de humedad y se guardan en archivadores o estantes. Para los y registros que se lleven en medio magnético, deben guardarse en el servidor, al cual se le genera Back Up de acuerdo a lo establecido en el proceso de Gestión de Back Up.

2 AREA RESPONSABLE: LA MBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE H 7 Conservar las carpetas con los y registros almacenados A de Gestión Los y registros se conservan en el archivo de gestión de cada dependencia, de acuerdo con lo establecido en las. V 8 H 9 Verificar si el documento cumplió el plazo de retención documental en el archivo de gestión de la dependencia Organizar toda la documentación para enviar al Central Cada área tiene sus respectivas. La indica cuánto tiempo se deben mantener los diferentes tipos de, cuándo se deben enviar al CA y cómo es su disposición final. Organizar toda la documentación de acuerdo a la Tabla de. En caso de existir en medio magnético se debe etiquetar y especificar el contenido. H 10 Diligenciar el Formato Unico de Inventario FRO- Organizar toda la documentación de acuerdo a la Tabla de. En caso de existir en medio magnético se debe etiquetar y especificar el contenido. H 11 Firmar el formato Unico de Inventario FRO- H 12 Llevar al CA la documentación debidamente foliada de acuerdo con el formato unico de inventario documental V 13 Verificar la documentación de acuerdo con el formato unico de inventario documental Se verifica la codificación de los, el tipo de documento y la cantidad. RIESGO: Pérdida o extravío del documento. V 14 Verificar si la documentación incluye material magnético La documentación contiene material magnético? Si: Continuar con la actividad 21 No: Continuar con la actividad d B

3 AREA RESPONSABLE: LA MBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE B H 15 Archivar entregada información Carpetas H 16 Registrar ingreso de documentación en el sistema : 1. Planilla para verificar diariamente la llegada de documentación - Aplicativo para el registro y control de. Inventario de Expedientes En el software se registran datos generales y su ubicación física en el archivo (estante, caja). Planilla para verificar diariamente la llegada de documentación - Aplicativo para el registro y control de. H 17 Colocar carpeta dentro de la caja en la ubicación topográfica establecida 8 d V 18 Verificar si la caja contiene las carpetas relacionadas 7 d H 19 Numerar la caja 7 d La caja después de estar llena se marca en la parte exterior con el número de carpetas, número de caja, tipo de información que contiene, procedencia del documento, fecha y código. V 20 Verificar y agrupar la información relacionada por Servidor Público dependencias en medio magnético H 21 Codificar carpeta agrupada y marcar la caja que la contiene Servidor Público 1 en medio magnético H 22 Registrar ingreso de documentación en el sistema Invetario Excel o Libro de consulta V 23 Verificar si hay solicitud de consulta Solicitud de Consulta V 24 Verificar si la consulta es externa La consulta es externa? Si: continue con la actividad 25 No: continue con la actividad 26 2 Solicitud de Consulta H 25 Solicitar Oficio con el visto bueno del Secretario General Oficio de Solicitud C La solicitud debe estar radicada y con el visto bueno de autorización, la cual debe contener nombre, número de documento de identidad, tipo de documento.

4 AREA RESPONSABLE: LA MBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE C H 26 Solicitar y buscar información requerida en el sistema 2 Invetario Excel o Libro de consulta V 27 Verificar si la persona que solicita el documento lo requiere para fotocopiar Libro control prestamo de H 24 Entregar fotocopias V 25 H 26 H 27 Verificar sí el domento prestado lo retornan en buen estado Determinar procedimiento a seguir para la disposición final del documento Verificar si los cumplieron el plazo de retención en el archivo central Secretario General 0,5 d Libro de registro de préstamo de Libro control prestamo de 0,5 d Memorando 3 Se revisa el estado y contenido del documento, que se encuentre completo y en las mismas condiciones en las cuales se prestó. Se registra en el libro la entrega, firmando el recibido del mismo y se ubica en su sitio topográfico en la estantería. La indica cuánto tiempo se deben archivar los diferentes tipos de y cómo debe ser su disposición final. V 28 Conservar. Fin del procedimiento Si el tiempo de retención del documento no se ha cumplido de acuerdo a lo establecido en la se sigue conservando en el Central H 29 H 30 Aplicar procedimiento de disposición final señalado en la establece conservación total (CT) Se requiere establecer conservación total? Si: Fin del procedimiento No: Continuar en la actividad 31 3 D

5 AREA RESPONSABLE: LA MBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE V 31 Archivar documentación física y coordinar la microfilmación D / microfilmación La Entidad contratará quien realice el proceso de microfilmación H 32 Registrar la información de ubicación en el sistema Inventario en Excel H 33 Archivar rollos de microfilmado H 34 V 35 establece Selección (S) Elaborar, firmar y enviar memorando, convocando al Secretaria Rollos de Microfilmado TRD Memorando Los rollos se archivan en la estantería de acuerdo cada área de la Entidad Radicar el Memorando en el CA para ser enviado a los integrantes del, el cual está conformado por: El Secretario General, la Jefe de la Unidad de Recursos, la Jefe de Control Interno, el Profesional de Sistemas, el Profesional de Planeación y el funcionario del CA. V 36 Determinar la conservación o destrucción de los Acta comité de archivo TRD H 37 Elaborar, firmar y archivar el acta de conservación o destrucción de los o registros Acta El acta es firmada por los miembros del V 38 establece Eliminación (E) H 39 Eliminar documentación y Documentos ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TRD