INFORME DE ACTIVIDADES

Transcripción

1 NOMBRE: NADIA BEDOYA CORRALES CÉDULA: CORREO: CORREO: SUPERVISORA: MARIA ISABEL HURTADO NÚMERO, CLASE DE CONTRATO Y FECHA: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE TELÉFONO: SERVICIOS N 047 DE 2016 OBJETO DEL CONTRATO: Prestar sus servicios profesionales en el proceso de radicación, control y seguimiento al trámite de las comunicaciones oficiales de la Dirección Territorial. VALOR PAGADO: $ SALUD: $ PENSIÓN: $ ARP: $ COMPROBANTE No. : Pagado el 08 de Abril de 2016 PERÍODO DEL INFORME: 01 al 30 de Abril de 2016 SITIO DE EJECUCIÓN: ESAP Dosquebradas PRODUCTOS RECIBIR LA CAPACITACION PARA EL APLICATIVO DE DE GESTION 1 CENTRALIZADO ACTIVIDADES REALIZADAS Durante el mes de Abril se mantuvo la comunicación telefónica con la Mesa de Apoyo tuvo un ritmo moderado ya que se ha afianzando el proceso y solucionado las dudas con respecto al Aplicativo ACTIVE DOCUMENT y la disposición final del Archivo físico en Archivo Centralizado.. 1 OBSER VACIO NES

2 CONOCER Y APLICAR EL MANUAL DE, LAS TRD 2 EL MANUAL DE USUARIO FINAL ACTIVE DOCUMENT Se conoce y se aplica el Manual que se encuentra en la INTRANET, el cual se evidencia en la Radicación y asignación de expedientes y TRD por medio del Aplicativo Active Document. Para el mes de Abril también estamos haciendo buen uso del Tutorial final en línea (Publico), Se informó a todas las áreas de este tutorial y se les recordó la importancia de revisar la bandeja de entrada del aplicativo. A cada documento según orden de llegada se recepciona, se registra en el aplicativo Active Document y finalmente se pasa al funcionario encargado de Archivo de Gestión Centralizado, para el mes de Abril se siguió con el cumplimiento de realizar los pre radicados en cada área y así en la ventanilla única darles el trámite correspondiente. Para el mes de Abril no ha quedado ningún documento físico en las dependencias ni RECEPCIONAR, REGISTRAR, en la ventanilla única, excepto los documentos del área financiera, así mismo se les RADICAR, DISTRIBUIR Y envió un correo electrónico a los directores de área que tenían pendientes de realizar TRAMITAR LAS 3 COMUNICACIONES OFICIALES los cierres, la aplicación de tablas de retención documental a cada oficio radicado. RECIBIDAS Y ENVIADAS EN LA DIRECCION TERRITORIAL 2

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5 Se realizó diariamente entrega de las comunicaciones oficiales físicas recibidas en la ventanilla única y se entregaron al Apoyo Operativo centralizado así: ABRIL 01 DE 2016: E-4979, E-4940, E-4882, E-4881, E-4920, E-1403, E-4834, E-4845, E4837, E-4855, E-4404, E-4435, E-4437, E-4699, E-4743, E-4615, E-4616, E-4620, E4622, E S-2203, S-2120, S-2041, S-2071, S-0264, S-1814, S-1896, S-1848, S-1899, S-1898, S1860. REALIZAR DIARIAMENTE ENTREGA DE LAS 4 COMUNICACIONES OFICIALES EN SOPORTE FISICO RECIBIDAS 5 I-1403, I-1187, I RADICADOS AREA DE CAPACITACION E-4513 E-4551 E-4616 E-4837 E-4845 E-4881 E-4882 E-5092 E-5095 E-5157 E-5186 E-5294 E-5417 E-5468 E-5554 E-1814

6 RADICADOS AREA ACADEMICA E-4449 E-4555 E-4556 E-4557 E-4562 E-4743 E-4747 E-4933 E-4940 E-4942 E-4943 E-4946 E-4950 E-5174 E-5174 E-5340 E-5343 E-5344 E-5345 E-5346 E-5426 E-5504 RADICADOS FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA E-4437 E-4435 E-4551 E-4615 E-4622 E-4625 E-4627 E-4631 E-4699 E

7 E-4782 E-4786 E-4852 E-4920 E-4903 E-5009 E-5127 E-5134 E-5141 E-5143 E-5154 E-5289 E-5395 E-5397 E-5417 E-5506 RADICADO DIRECCION E

8 MANTENER DEBIDAMENTE INVENTARIO. EL Se mantuvo debidamente ordenado y actualizado el inventario en la carpeta de comunicaciones oficiales enviadas. ATENDER DE FORMA AGIL, CORTES OPORTUNA A TODOS Se Atendió de forma ágil y cortes la ventanilla única. LOS USUARIOS DE LA VENTANILLA UNICA MANTENER ACCESO RESTRINGIDO AL Se mantuvo el acceso restringido, respetando previamente la función únican ESPACIO DESIGNADO de la ventanilla. PARA LA VENTANILLA UNICA DIRECCIONAR LA Se direcciono la información solo al destinatario correspondiente, INFORMACION SOLO impidiendo la divulgación de la misma a destinatarios no competentes para AL DESTINATARIO su trámite. CORRESPONDIENTE.

9 MANTENER RESERVA DE INFORMACION LA Se mantuvo la reserva de información que tenía acceso en el desarrollo de LA las actividades contractuales. TRABAJAR EN EQUIPO CON LA PERSONA DE APOYO OPERATIVO DE GESTION CENTRALIZADO ATENDER LAS INSTRUCCIONES Y SOLICITUDES DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO. Se trabajó en equipo con la líder de archivo y el encargado del apoyo Operativo de Gestión Centralizada. Se atendieron las instrucciones del Supervisor del contrato, el líder de Gestión de Documental de la Dirección Territorial y que no interfieren con la atención de la Ventanilla Única de la territorial. RENDIR INFORME Se rindió informe general de la Gestión y las actividades durante el periodo, GENERAL DE LA así como los informes que en el marco de ejecución del contrato le sean GESTION Y DEMAS solicitados por la coordinación del sub-proyecto. ACTIVIDADES. Se recibió capacitación para esta labor y se empezó a despachar con CAPACITACION DE LA planilla manual, se escribió a Bogotá para solución del usuario del SIPOST, 472 se envío correo para escalar.

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